Xu hướng văn phòng điện tử ngày càng thông dụng và phổ biến, đặc biệt trong thời kỳ khủng hoảng dịch bệnh covid-19 vừa qua. Mô hình văn phòng điện tử đã giúp doanh nghiệp khắc phục các nhược điểm lỗi thời, lạc hậu mà văn phòng vật lý mang lại. Mở ra các giải pháp quản trị hiện đại, chuyên nghiệp và tự động cho doanh nghiệp.
1. Ưu điểm của văn phòng điện tử
Việc áp dụng các xu hướng văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp quản lý thời gian, công việc tối ưu hơn, nâng cao hiệu suất làm việc. Đây còn được xem là sự chuyển mình mạnh mẽ của doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số.
Sau đây là một số ưu điểm mà văn phòng điện tử mang lại:
- Kho dữ liệu thông minh
Với các giải pháp lưu trữ toàn diện, an toàn thông qua lưu trữ trực tuyến. Toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp, kế hoạch kinh doanh, hồ sơ nhân sự hay mọi thông tin khách hàng đều được số hóa và lưu trữ trên nền tảng trực tuyến. Hình thức lưu trữ này hoàn toàn bảo mật bởi có hệ thống máy chủ luôn kiểm soát và nâng cấp. Do vậy, đội ngũ lao động trong doanh nghiệp được hoàn được giải phóng khỏi cách thức hoạt động thủ công.
Bên cạnh đó, nhà quản trị doanh nghiệp cũng có thể truy cập hệ thống dễ dàng tra cứu dữ liệu, sử dụng tài liệu thông qua các thiết bị được kết nối internet.
- Dễ dàng quản lý theo dõi tiến độ công việc
Đây có thể xem là cánh tay phải đắc lực hỗ trợ nhà quản trị doanh nghiệp trong việc quản lý và điều hành. Mô hình trực tuyến giúp cấp lãnh đạo có thể tham gia mọi hoạt động quản trị thông qua các thiết bị kết nối interne một cách dễ dàng và nhanh chóng, từ xa. Giúp kiểm soát và theo dõi tiến độ công việc của doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi.
- Tối ưu hóa chi phí nhân sự
Văn phòng điện tử mang đến những quy trình làm việc tự động, hiệu quả giúp tối ưu hóa nghiệp vụ nhân sự. Các dữ liệu văn bản, công văn và giấy tờ hành chính được lưu trữ, sắp xếp phân loại và cập nhật một cách thông minh. Giải quyết triệt để tình trạng thất lạc, hư hỏng giúp doanh nghiệp giảm bớt chi phí lưu trữ và nhân lực.
- Tính bảo mật cao
Vấn đề bảo mật thông tin được xem là yếu tố sống còn của các doanh nghiệp. Bên cạnh việc lưu trữ dữ liệu cần sự bảo mật để hạn chế rò rỉ thay bị đánh cắp thông tin. Do đó các hệ thống được bảo trì liên tục để đảm bảo thông tin doanh nghiệp được bảo vệ tối ưu.
2. Xu hướng văn phòng điện tử ngày nay
Xem thêm: Tiêu Chí Chọn Phần Mềm Quản Lý Tài Liệu Cho Doanh Nghiệp
- Là xu hướng tất yếu của thời đại số
Đây là giải pháp tích hợp công nghệ số mang đến những lợi ích hữu hiệu cho doanh nghiệp. Phục vụ các nhu cầu từ quản lý các văn bản tài liệu, báo cáo, công văn cho đến điều hành, trao đổi thông tin, quản lý, xử lý hồ sơ công việc. Dựa trên nền tảng số thông qua các tính năng tự động và được quản lý thông qua các phương tiện điện tử có kết nối internet. Giúp nâng cao văn hóa và môi trường làm việc chuyên nghiệp, tăng uy tín trong mắt khách hàng và đối tác.
- Tăng hiệu suất công việc lên 70%
Văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất lao động lên 70% so với mô hình văn phòng truyền thống. Công việc được phân bổ hợp lý giữa các phòng ban và nhân sự, rút ngắn và tránh được việc lãng phí thời gian, tăng hiệu suất công việc.
- Tiết kiệm 80% chi phí
Giảm đến 80 chi phí cho văn phòng phẩm cho doanh nghiệp cho các chi phí kho lưu trữ, mực in, giấy in, tủ lài liệu..vv.
3. Đâu là văn phòng điện tửphù hợp cho doanh nghiệp Việt
Xem thêm: 5 Bước Giúp Doanh Nghiệp Chuyển Đổi Số Thành Công
Ở thời điểm công nghiệp 4.0 bùng nổ mạnh mẽ, văn phòng điện tử được coi là bước chuyển mình cho doanh nghiệp Việt. Đây là bước chuyển từ hình thức quản trị truyền thống có phần cỗ hữu sang quản trị trực tuyến.
Tuy nhiên để có thể xây dựng một văn phòng điện tử hiệu quả cho riêng mình, nhà quản trị cần có những kế hoạch chuẩn bị cũng như tìm hiểu thông tin cụ thể.
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những đặc trưng ngành nghề, đặc thù riêng. Nhà quản trị cần xác định mô hình nào phù hợp với nhu cầu quản lý và giám sát phía bên đơn vị mình mà lựa chọn mô hình văn phòng điện tử cho phù hợp.
Đối với hệ thống phần mềm văn phòng điện tử SurePortal mà Lạc Việt mang lại là hệ thống thiết kế không giới hạn các quy trình bằng việc thiết lập các quy trình xét duyệt tại các bộ phận nhằm cung cấp các dịch vụ dành cho Nội bộ nhanh nhất, xét duyệt mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị. Và kết hợp với việc ứng dụng Chữ ký điện tử tùy theo cấu hình của từng quy trình nếu có.
Bạn có thể trải nghiệm tính năng dùng thử phần mềm tại đây
