1. Chữ ký số là gì và quy định giá trị pháp lý của chữ ký số
1.1 Chữ ký số là gì
Theo Điều 3, Khoản 6 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số là một loại chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách biến đổi một thông điệp dữ liệu bằng hệ thống mật mã không đối xứng. Người nhận được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định chính xác việc biến đổi được thực hiện bằng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa. Bên cạnh đó, tính toàn vẹn của nội dung thông điệp được đảm bảo kể từ khi thực hiện việc biến đổi như đã nêu.
Do đó, chữ ký số (hay còn được gọi là Token) là một dạng chữ ký bằng phương pháp điện tử.
1.2 Giá trị pháp lý của chữ ký số
Nội dung quy định giá trị pháp lý của chữ ký số được ghi tại Điều 8 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP như sau: Trong trường hợp pháp luật yêu cầu văn bản cần phải có chữ ký, thì một thông điệp dữ liệu chỉ được xem là đáp ứng nếu nó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Nếu pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức, thì một thông điệp dữ liệu chỉ được xem là đáp ứng nếu nó được ký bởi chữ ký số của cơ quan hoặc tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
2. Có bắt buộc sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp không?
Trong hiện tại, không phải tất cả các giao dịch điện tử đều yêu cầu sử dụng chữ ký số. Tuy nhiên, việc đăng ký và sử dụng chữ ký số là rất cần thiết và là yếu tố bắt buộc mà các doanh nghiệp cần có vì một số lý do sau:
Đầu tiên, chữ ký số là cần thiết để kê khai và nộp thuế cho doanh nghiệp. Theo Luật Quản lý thuế năm 2019, các doanh nghiệp phải thực hiện kê khai, nộp thuế và thực hiện các giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua giao dịch điện tử. Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp phải có tài khoản đăng nhập và chữ ký số để thực hiện các thủ tục này.
Thứ hai, chữ ký số cũng được sử dụng để sử dụng hóa đơn điện tử. Hiện nay, hóa đơn điện tử đã trở thành phương tiện thay thế cho hóa đơn giấy và pháp luật hiện hành đã quy định các doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể, các doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/11/2018 và tại Tp. Hồ Chí Minh, Hà Nội và các thành phố khác phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/01/2020. Toàn bộ các doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/11/2020. Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cũng cần có chữ ký số.
Cuối cùng, chữ ký số cũng được sử dụng để đăng ký, kê khai và nộp báo cáo bảo hiểm xã hội điện tử. Mặc dù tại một số quận, huyện vẫn cho phép doanh nghiệp nộp báo cáo bảo hiểm xã hội bằng hình thức trực tiếp (bản giấy), nhưng trong tương lai, sẽ có sự đồng bộ hoá để thực hiện các giao dịch này trực tuyến, thay vì phải sử dụng phương thức giao dịch trực tiếp truyền thống. Sử dụng chữ ký số sẽ giúp doanh nghiệp đăng ký tài khoản trên cổng thông tin điện tử bảo hiểm xã hội để nộ
LƯU Ý: Thực hiện chuyển đổi sang chữ ký số là quy định cần thực hiện, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã áp dụng chữ ký số thay vì ký tươi trên văn bản giấy giúp tiết kiệm chi phí in ấn, tối ưu quy trình ký nhanh chóng, không còn chờ đợi “sếp” đến trực tiếp công ty. Để xây dựng được quy trình ký số này, doanh nghiệp cần đầu tư áp dụng phần mềm quy trình số thực hiện thiết lập quy trình ký chuẩn với phân quyền chặt chẽ, theo dõi tiến độ trong quy trình ký cho các phòng ban bộ phận trong công ty.
Tham khảo ngay giải pháp quy trình số LV-DX Dynamic Workflow từ Lạc Việt – Hơn 40 năm trong ngành phát triển phần mềm quản trị, được tích hợp công nghệ chatbot AI mới nhất. Với sự kết hợp này, lãnh đạo có thể tra soát dễ dàng, nhanh chóng và chính xác số liệu, thông tin trên file trình ký; Việc ký duyệt trở nên thuận tiện linh hoạt ngay cả khi sếp không ở công ty.
CLICK ĐỂ XEM CHI TIẾT TÍNH NĂNG
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
