Lợi ích vượt trội của con dấu điện tử trong kinh doanh

Trong thời điểm hiện tại khi mà chuyển đổi số bùng nổ thì các hình thức giao dịch điện tử trở nên phổ biến. Và chữ ký số ra đời như là công cụ đảm bảo cho tính chính xác của các nội dung điện tử là điều tất yếu. Nó được xem như là 1 con dấu điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hãy cùng Lạc Việt tìm hiểu ngay dưới bài viết sau!

1. Công dụng của con dấu điện tử

Con dấu điện tử được sử dụng để kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai hải quan điện tử, giao dịch chứng khoán điện tử… mà doanh nghiệp không phải in các tờ kê khai, đóng dấu.

Bên cạnh đó, con dấu số cũng được các doanh nghiệp sử dụng để kí hợp đồng với các đối tác qua internet mà không cần phải gặp nhau.

Con dấu số là thiết bị đảm bảo tốt, an toàn và chính xác tính bảo mật, toàn vẹn dữ liệu và là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký, giúp cho các cá nhân hay cơ quan tổ chức cũng yên tâm hơn với các giao dịch điện tử của mình.

Ngoài ra, con dấu số còn giúp việc trao đổi dữ liệu giữa cá nhân, tổ chức nhà nước, dễ dàng, nhanh chóng và đảm bảo tính pháp lý, tiết kiệm rất nhiều thời gian, không  mất thời gian đi lại, chờ đợi, không phải in ấn các hồ sơ.

2. Chữ ký số có đóng vai trò là con dấu điện tử của doanh nghiệp không?

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa các dữ liệu, thông tin doanh nghiệp. Chữ ký số đóng vai trò tương tự như con dấu điện tử doanh nghiệp. Nó lưu trữ thông tin doanh nghiệp như Tên công ty, Mã số doanh nghiệp, người đại diện pháp lý, địa chỉ, số điện thoại,… Dùng để ký kết, định danh trên các văn bản và tài liệu số, đảm bảo tính bảo mật, an toàn cho các giao dịch điện tử thông qua mạng internet.

Với nhiều lợi ích thiết thực, chữ ký số trở thành công cụ không thể thiếu của hầu hết doanh nghiệp hiện nay. Đặc biệt, việc pháp luật công nhận dấu hình thức chữ ký số là cần thiết, phù hợp với thực tiễn giao dịch điện tử đang phổ biến, đồng thời góp phần mở rộng sự lựa chọn cho doanh nghiệp khi sử dụng chữ ký số thay vì chỉ dùng con dấu khắc thông thường.

3. Con dấu trực tuyến giúp doanh nghiệp thực hiện những giao dịch nào?

Theo quy định về giao dịch điện tử, con dấu điện tử là phương tiện giúp doanh nghiệp:

– Khai báo thuế qua mạng: Trong Luật Quản lý thuế có ghi rõ các doanh nghiệp có trụ sở tại các tỉnh hoặc thành phố có đủ cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai thuế qua internet. Con dấu số sẽ giúp doanh nghiệp thay thế chữ ký tay và hợp pháp hóa quá trình kê khai thuế. Có thể hiểu rằng, nếu không có con dấu số thì doanh nghiệp không thể kê khai thuế qua mạng vì không có phương pháp chứng thực danh tính của doanh nghiệp.

– Ký hoá đơn điện tử hợp lệ: căn cứ hướng dẫn của Bộ Tài chính về hoá đơn điện tử, nội dung của hoá đơn điện tử gồm có: chữ ký điện tử của người bán, ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn; chữ ký điện tử của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán. Như vậy, hoá đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký của người bán. Doanh nghiệp cần sử dụng con dấu số để ký hợp lệ vào hoá đơn.

– Kê khai BHXH điện tử: doanh nghiệp muốn kê khai BHXH điện tử cần có con dấu hợp lệ. Con dấu số giúp cơ quan có thẩm quyền xác định danh tính người thực hiện kê khai và quy gán trách nhiệm pháp lý cho người kê khai đó.

Trên đây là một số thông tin chia sẻ về chữ ký số hay “con dấu điện tử” của doanh nghiệp, hy vọng với những thông tin này có thể mang đến những kiến thức hữu ích cho bạn.

Con dấu số được xem là một công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao tính bảo mật trong các giao dịch điện tử. Việc áp dụng con dấu điện tử không chỉ mang lại hiệu quả cao hơn mà còn góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số, tạo ra nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Để sử dụng chữ ký số ký, phê duyệt các tài liệu nội bộ, doanh nghiệp cần xây dựng được hệ thống quy trình số liên phòng ban. Hiện nay, nhiều đơn vị tổ chức đã áp dụng hệ thống này để tối ưu thời gian trình ký, giúp mọi hoạt động vận hành được xuyên suốt. LV-DX Dynamics Workflow là một trong số các phần mềm được nhiều doanh nghiệp lựa chọn với hơn 40 kinh nghiệm cung cấp giải pháp phần mềm quản trị.

Đăng ký xem DEMO MIỄN PHÍ ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
• Hotline: (+84.28) 3842 3333
• Email: info@lacviet.vn – Website: www.lacviet.vn
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh