Lương làm thêm giờ có tính thuế TNCN không? Quy định mới và cách tính chi tiết 

In this article Lac Viet sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định về lương làm thêm giờ, cách tính tiền tăng ca theo Bộ luật Lao động, hướng dẫn xác định khoản thu nhập chịu thuế và được miễn thuế TNCN, đồng thời chia sẻ giải pháp giúp HR tự động hóa quy trình tính lương và thuế, giảm thiểu sai sót trong công tác quản trị nhân sự.

1. Lương làm thêm giờ là gì? Quy định pháp luật HR cần nắm

1.1 Lương làm thêm giờ là gì?

Lương làm thêm giờ là khoản tiền người sử dụng lao động trả cho người lao động khi họ làm việc ngoài thời giờ làm việc bình thường theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động hoặc theo nội quy, quy chế của doanh nghiệp. Đây không phải là một khoản phụ cấp mà là tiền lương phát sinh từ thời gian làm việc vượt quá giờ làm việc tiêu chuẩn được pháp luật quy định mức trả tối thiểu nhằm bảo vệ quyền lợi của người lao động.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn gọi khoản này là “tiền tăng ca”. Tuy nhiên, xét về mặt pháp lý, tiền tăng ca chính là tiền lương làm thêm giờ được tính theo tỷ lệ cao hơn so với tiền lương của giờ làm việc bình thường. Điều này nhằm bù đắp cho thời gian làm việc ngoài khung giờ tiêu chuẩn cũng như khuyến khích doanh nghiệp chỉ bố trí làm thêm khi thực sự cần thiết.

Một nhân viên có thời gian làm việc từ 8h00 đến 17h00 mỗi ngày. Nếu doanh nghiệp yêu cầu người này tiếp tục làm việc đến 20h00 để hoàn thành đơn hàng hoặc xử lý công việc gấp thì khoảng thời gian từ 17h00 đến 20h00 được xem là thời gian làm thêm giờ và phải được thanh toán theo đúng quy định của pháp luật.

Không phải mọi trường hợp làm việc ngoài giờ đều được xem là làm thêm giờ hợp pháp. Doanh nghiệp chỉ được bố trí làm thêm khi đáp ứng các điều kiện theo Bộ luật Lao động, có sự đồng ý của người lao động (trừ một số trường hợp đặc biệt do pháp luật quy định) và phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thanh toán tiền lương làm thêm giờ.

Đối với bộ phận nhân sự và C&B, việc hiểu đúng khái niệm này là nền tảng để xây dựng chính sách tiền lương, tính công, tính thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm chính xác, đồng thời hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình thanh tra lao động.

1.2 Các mức trả lương làm thêm giờ theo từng trường hợp

Mức trả tiền lương làm thêm giờ phụ thuộc vào thời điểm người lao động thực hiện công việc. Bộ luật Lao động quy định rõ mức tối thiểu mà doanh nghiệp phải chi trả như sau:

Ví dụ, một nhân viên có đơn giá tiền lương theo giờ là 100.000 đồng. Nếu làm thêm 2 giờ vào ngày làm việc bình thường thì tiền lương làm thêm tối thiểu sẽ là:

100.000 × 150% × 2 = 300.000 đồng.

Nếu cùng số giờ đó được thực hiện vào ngày nghỉ hằng tuần, số tiền tối thiểu người lao động nhận được sẽ là:

100.000 × 200% × 2 = 400.000 đồng.

Trong khi đó, trường hợp làm thêm vào ngày lễ hoặc Tết sẽ có mức chi trả cao hơn theo quy định, do đây là khoảng thời gian người lao động được hưởng chế độ nghỉ có hưởng lương.

Đối với doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn hoặc thường xuyên phát sinh tăng ca như sản xuất, logistics, bán lẻ hay dịch vụ, việc tính toán thủ công các mức lương theo từng loại ngày làm việc rất dễ xảy ra sai sót. Sai lệch trong cách tính không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động mà còn tác động trực tiếp đến việc xác định thu nhập chịu thuế, khoản thu nhập được miễn thuế, chi phí tiền lương của doanh nghiệp.

Vì vậy, HR cần xây dựng quy trình chấm công tính lương thống nhất, đồng thời ứng dụng công nghệ để tự động hóa việc xác định hệ số làm thêm theo từng trường hợp nhằm đảm bảo tính chính xác, tuân thủ quy định pháp luật.

2. Quy định tiền lương làm thêm giờ theo Bộ luật Lao động

Tiền lương làm thêm giờ là khoản tiền người sử dụng lao động phải trả cho người lao động khi làm việc ngoài thời giờ làm việc bình thường theo yêu cầu của doanh nghiệp hoặc theo thỏa thuận giữa hai bên. Bộ luật Lao động 2019 quy định rõ việc tổ chức làm thêm giờ và mức trả lương tối thiểu nhằm bảo đảm quyền lợi của người lao động, đồng thời tạo cơ sở pháp lý để doanh nghiệp xây dựng chính sách tiền lương minh bạch, tuân thủ pháp luật.

2.1 Theo Điều 107 Bộ luật Lao động 2019

Theo Điều 107 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp chỉ được sử dụng người lao động làm thêm giờ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.

Nguyên tắc chung là phải có sự đồng ý của người lao động, trừ một số trường hợp đặc biệt được pháp luật cho phép như phòng, chống thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh hoặc các tình huống khẩn cấp khác.

Ngoài ra, tổng thời gian làm thêm cũng phải nằm trong giới hạn pháp luật quy định để bảo đảm sức khỏe và thời gian nghỉ ngơi của người lao động.

2.2 Điều 98 Bộ luật Lao động 2019

Về chế độ tiền lương, Điều 98 Bộ luật Lao động 2019 quy định doanh nghiệp phải trả tiền lương làm thêm giờ cao hơn so với mức lương của giờ làm việc bình thường.

Specific

• Người lao động làm thêm vào ngày làm việc bình thường được hưởng ít nhất 150% tiền lương theo đơn giá hoặc tiền lương thực trả theo công việc đang làm;
• Làm thêm vào ngày nghỉ hằng tuần được hưởng ít nhất 200%;
• Làm thêm vào ngày lễ, Tết hoặc ngày nghỉ có hưởng lương được hưởng ít nhất 300%, chưa bao gồm tiền lương của ngày lễ, Tết đối với người lao động hưởng lương ngày.

Đối với trường hợp làm việc vào ban đêm,

• Pháp luật quy định người lao động được trả thêm ít nhất 30% tiền lương tính theo đơn giá hoặc tiền lương thực trả của công việc trong ngày làm việc bình thường.
• Nếu vừa làm thêm giờ vừa làm việc vào ban đêm, ngoài các khoản nêu trên, người lao động còn được trả thêm ít nhất 20% tiền lương tính theo đơn giá hoặc tiền lương thực trả của công việc làm vào ban ngày của ngày làm việc tương ứng.

Quy định này nhằm bù đắp cho điều kiện làm việc đặc thù và cường độ lao động cao hơn so với giờ làm việc thông thường.

3. Cách tính lương làm thêm giờ theo đúng quy định

Để tính đúng lương làm thêm giờ, trước hết HR cần xác định chính xác đơn giá tiền lương theo giờ của người lao động, sau đó áp dụng hệ số tương ứng với từng trường hợp làm thêm theo quy định tại Điều 98 Bộ luật Lao động 2019. Việc tính đúng ngay từ đầu không chỉ đảm bảo quyền lợi cho người lao động mà còn là cơ sở để xác định chính xác khoản thu nhập chịu thuế, khoản được miễn thuế thu nhập cá nhân.

Công thức tính tiền lương làm thêm giờ phổ biến như sau:

Tiền lương làm thêm giờ = Tiền lương theo giờ × Hệ số trả lương làm thêm × Số giờ làm thêm

In which:

• Tiền lương theo giờ được xác định từ tiền lương thực trả của công việc đang làm.
• Hệ số làm thêm được áp dụng theo từng thời điểm làm việc, tối thiểu là 150% vào ngày làm việc bình thường, 200% vào ngày nghỉ hằng tuần và 300% vào ngày lễ, Tết (chưa bao gồm tiền lương của ngày lễ đối với người hưởng lương ngày). Trường hợp làm việc ban đêm hoặc làm thêm vào ban đêm sẽ được cộng thêm các khoản theo quy định của pháp luật.

Ví dụ, một nhân viên có mức lương 15.000.000 đồng/tháng, làm việc 26 ngày/tháng, mỗi ngày 8 giờ. Khi đó:

• Tiền lương theo ngày: 15.000.000 ÷ 26 ≈ 576.923 đồng.
• Tiền lương theo giờ: 576.923 ÷ 8 ≈ 72.115 đồng.

Nếu nhân viên làm thêm 10 giờ vào ngày làm việc bình thường thì tiền lương làm thêm tối thiểu sẽ là:

72.115 × 150% × 10 ≈ 1.081.725 đồng.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp còn áp dụng mức trả cao hơn quy định tối thiểu để thu hút giữ chân người lao động. Tuy nhiên, HR cần lưu ý phân biệt rõ phần trả theo quy định của pháp luật và phần doanh nghiệp chi trả thêm vì đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định thuế thu nhập cá nhân ở bước tiếp theo.

4. Lương làm thêm giờ có tính thuế TNCN không?

Đây là một trong những câu hỏi được bộ phận nhân sự và C&B quan tâm nhất khi tính lương hằng tháng. Câu trả lời là có, nhưng không phải toàn bộ tiền lương làm thêm giờ đều phải tính thuế thu nhập cá nhân.

Theo quy định hiện hành áp dụng từ năm 2026, tiền lương, tiền công làm thêm giờ và làm việc ban đêm được miễn thuế thu nhập cá nhân nếu việc làm thêm đáp ứng đúng điều kiện của pháp luật về lao động, khoản chi trả không vượt quá mức quy định. Nếu doanh nghiệp trả vượt mức theo quy định thì phần vượt sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế. Quy định này được nêu tại Luật Thuế thu nhập cá nhân năm 2025 và Nghị định số 253/2026/NĐ-CP.

Điều này có nghĩa là doanh nghiệp không nên mặc định đưa toàn bộ khoản tiền tăng ca vào thu nhập chịu thuế hoặc miễn thuế hoàn toàn. HR cần kiểm tra xem việc bố trí làm thêm có đúng quy định về thời gian, điều kiện, mức trả theo pháp luật hay không trước khi thực hiện khấu trừ thuế.

Để dễ hình dung, có thể phân loại như sau:

Ví dụ, doanh nghiệp trả tiền lương làm thêm giờ vào ngày thường theo đúng mức tối thiểu 150% thì khoản thu nhập này thuộc diện được miễn thuế nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về thời gian và hồ sơ chứng minh. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp tự xây dựng chính sách trả 180% thì phần chênh lệch vượt so với mức pháp luật quy định sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế.

Để được áp dụng chính sách miễn thuế, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ bảng chấm công, bảng lương, quyết định hoặc kế hoạch làm thêm giờ và các chứng từ liên quan để chứng minh khoản chi trả là hợp pháp khi cơ quan thuế kiểm tra.

5. Những khó khăn HR thường gặp khi tính lương tăng ca và thuế TNCN

Việc tính lương làm thêm giờ và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tưởng chừng chỉ là một bước trong quy trình tính lương, nhưng trên thực tế lại là một trong những nghiệp vụ dễ phát sinh sai sót nhất đối với bộ phận nhân sự và C&B. Đặc biệt tại các doanh nghiệp có nhiều ca làm việc, nhiều chi nhánh hoặc thường xuyên phát sinh tăng ca, việc quản lý thủ công có thể khiến HR mất nhiều thời gian đối chiếu kiểm tra dữ liệu.

5.1 Dữ liệu chấm công chưa đồng bộ

Một trong những khó khăn phổ biến là dữ liệu chấm công chưa đồng bộ. Nhân viên có thể làm thêm vào ngày thường, ngày nghỉ hằng tuần, ngày lễ hoặc ca đêm trong cùng một kỳ lương.

Nếu dữ liệu được tổng hợp từ nhiều nguồn như máy chấm công, file Excel hoặc bảng đăng ký tăng ca, HR sẽ phải mất nhiều thời gian kiểm tra để đảm bảo số giờ làm thêm chính xác trước khi tính lương. Chỉ cần sai lệch vài giờ công cũng có thể ảnh hưởng đến tiền lương làm thêm giờ, thu nhập chịu thuế và chi phí tiền lương của doanh nghiệp.

5.2 Áp dụng đúng hệ số trả lương

Bên cạnh đó, việc áp dụng đúng hệ số trả lương theo từng trường hợp cũng là một thách thức. Mỗi loại ngày làm việc có mức trả khác nhau theo quy định của Bộ luật Lao động.

Khi doanh nghiệp có thêm chính sách nội bộ như trả lương tăng ca cao hơn quy định hoặc bổ sung các khoản thưởng ngoài giờ, HR cần phân biệt rõ đâu là khoản thu nhập được miễn thuế và đâu là khoản phải tính thuế TNCN. Nếu xác định không chính xác, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh hồ sơ khai thuế hoặc đối mặt với rủi ro truy thu khi cơ quan thuế kiểm tra.

5.3 Khó khăn trong việc lưu trữ hồ sơ

Một vấn đề khác là việc lưu trữ hồ sơ chứng minh khoản làm thêm giờ. Theo quy định, doanh nghiệp cần có đầy đủ bảng chấm công, bảng lương, kế hoạch hoặc quyết định làm thêm, các chứng từ liên quan để chứng minh tính hợp lệ của khoản chi trả.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn quản lý hồ sơ rời rạc hoặc lưu trữ thủ công, khiến việc tra cứu và đối chiếu mất nhiều thời gian, đặc biệt trong kỳ quyết toán thuế hoặc khi có thanh tra lao động.

Khối lượng công việc của HR cũng tăng lên đáng kể vào thời điểm cuối tháng hoặc cuối năm. Ngoài việc tính lương, bộ phận nhân sự còn phải thực hiện khấu trừ thuế TNCN, lập báo cáo, đối chiếu dữ liệu với kế toán, chuẩn bị hồ sơ quyết toán. Nếu toàn bộ quy trình vẫn thực hiện bằng Excel, nguy cơ nhập liệu sai, công thức tính không nhất quán hoặc bỏ sót dữ liệu sẽ cao hơn khi quy mô nhân sự ngày càng mở rộng.

6. Giải pháp tự động hóa tính lương làm thêm và thuế TNCN bằng Lạc Việt SureHCS

Đối với doanh nghiệp có quy mô từ vài chục đến hàng nghìn lao động, việc ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự là giải pháp giúp HR giảm đáng kể thời gian xử lý bảng công bảng lương.

Lạc Việt SureHCS hỗ trợ kết nối dữ liệu chấm công với phân hệ tiền lương, tự động tính tiền lương làm thêm giờ theo nhiều chính sách của doanh nghiệp, quy định pháp luật. Hệ thống còn hỗ trợ quản lý thuế TNCN, bảo hiểm, các khoản phụ cấp và lưu trữ hồ sơ tiền lương trên cùng một nền tảng.

Thay vì phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều file Excel, HR có thể theo dõi toàn bộ quá trình từ chấm công, đăng ký tăng ca, tính lương đến khấu trừ thuế trên một hệ thống thống nhất. Giúp hạn chế sai sót khi tính lương, rút ngắn thời gian xử lý bảng lương mỗi tháng và tăng khả năng truy xuất dữ liệu khi quyết toán thuế hoặc thanh tra lao động.

Đặc biệt, SureHCS cho phép thiết lập nhiều chính sách trả lương khác nhau theo từng nhóm nhân sự, ca làm việc hoặc đơn vị thành viên. Đây là lợi thế đối với các doanh nghiệp sản xuất, bán lẻ hoặc chuỗi chi nhánh thường xuyên phát sinh làm thêm giờ và có quy định tính lương phức tạp.

LAC VIET SUREHCS – HR MANAGEMENT SALARY C&B CUSTOM DEPTH FOR BIG BUSINESS

Lac Viet SureHCS is software HRM personnel management comprehensive, developed by Lac Viet – unit more than 30 years of experience in the field of management software business in Vietnam with international standards such as CMMI Level 3, ISO 9001:2015 and ISO 27001:2013.

SureHCS not only meet the professional personnel standards, which are designed to handle the hr – C&B – wages complex, large-scale, multi-company, multi-sector, in particular in accordance with FDI enterprises, corporations, factory, logistics, aviation, hotel, trade – in service.

The system is flexible deployment On-premise or as a custom model in depth, to help businesses automate the entire process hr – attendance – payroll – benefits – insurance, complete replacement job management using Excel discrete.

The module's core hr software lacviet SureHCS:

• The Recruit – Training: Management throughout the recruitment, integration, training, hr support and build the Talent Pipeline for large-scale enterprise.
• Port information & records Management personnel: Store personnel records, electronic focus, portal self-service for employees and contract labor power on the system.
• The timekeeper: Dots, multi-form (fingerprint, face recognition, Face ID, GPS, Wifi, online), connect many types of timekeeper, support attendance by the hour, shift flexibility for the plant, and hotels.
• The payroll & C&B: Automatic salary calculation according to many models (hour, shift, product, 3P, KPI performance...), link directly attendance data – performance – welfare, completely replace the salary calculator using Excel.
• Welfare – SOCIAL insurance – salary: Flexible benefits management, integrated online social insurance (iCare) and Bank Hub for automatic payroll processing, supporting multi-currency payments for FDI businesses. Integration of digital signatures for personal income tax documents and digital signatures for electronic labor contracts.

INTEGRATED AI ACCELERATED CONVERSION OF HUMAN RESOURCES MANAGEMENT

Lac Viet has officially launched The 3 AI assistant hr deeply integrated into the LV SureHCS including LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume and LV‑AI.Help to automate the task administration, standardized data enhanced experience personnel

• LV‑AI.Docs: automatic dissection transfer data from documents such as CCCD, windows, SOCIAL insurance, by level of digital records, standardized
• LV‑AI.Resume: automatic dissection CV any format, analyst CV auto, construction, candidate profile, find people with the right criteria by prompt intelligent data mining candidate pool efficiency 
• LV‑AI.Help: chatbot internal support, answer questions HR 24/7 access form process quick contextual user

SureHCS particularly suitable for:

• Large-scale enterprise, from 300 to 10,000 hr
• Corporations and enterprises multi-company, multi-branch
• FDI, manufacturing, factory, logistics, aviation should attendance – analysis ca – salary calculator complex
• Businesses are C&B peculiarities, need custom depth according to the actual operating
• Businesses are personnel management using Excel, many types of timekeeper, need automate the entire process

 

TYPICAL CUSTOMERS DEPLOYING LV SUREHCS HRM

SureHCS are trusted and used by many large enterprises and leading corporations such as: Coca-Cola, Takashimaya, Textile Successful, Plastic Long Thanh, Phu Hung Life, Airports of Vietnam (ACV), Long Hau Industrial Park, the business belonging to the SGCthe FDI enterprises in the fields of production, logistics, trade – in service.

• Coca-Cola Vietnam: System deployment LV SureHCS to digitize comprehensive human resource management group has standardized the data, the optimal operating HR according to international model.
• Textile company Success (TCM): Application LV SureHCS to manage hr, payroll, benefits, timekeeping and capacity profile for nearly 5,000 employees across 5 areas of activity – from textiles and fashion to real estate.
• Total company air Port, Vietnam (ACV): Choose to trust LV SureHCS to operate the system large-scale personnel with over 10,000 employees, 24 subdivisions, solved the problem of complex business of modeling state-owned companies.

SIGN UP TO RECEIVE DEMO NOW

Sign up PM hr

PositionBusiness ownerDirector/Deputy directorChief accountantPurchasing managerHead of ITHrHead of MarketingHead of businessProject managementStaffOther

Scale hrSiêu Nhỏ (<20)Nhỏ (<=100)Vừa (<=500)Lớn (<=3000)Very Large (>3000)

IndustryPublic servicesFinance/banking/insuranceConstruction/real estateOil and gas/waterEducation/trainingRetailFood/consumer goodsPharmaceutical/Medical/biotechnologyTextiles/garmentsProduction of heavy industry (mechanical engineering, cement, thẹp, mobile phone...)Paper manufacture/packagingOther manufacturingHigh-tech (IT, electronics)Consulting services/HR/accountingBeauty/spa/aestheticTransportation/warehousingCar/motorcycle/equipmentService residenceFood service/entertainmentOther commercial servicesOther

By clicking the button Send requestyou agreed with Privacy policy information of Vietnam.

Send request

WHY BUSINESSES SHOULD CHOOSE TOUCH THE SUREHCS?

• Customized according to the actual business, no pressure mold as packaged software.
• Handle the personnel – salaries complex that many software HRM other does not respond.
• Deep understanding operated business English & FDI, ensure compliance with legal Vietnam (labour, SOCIAL insurance and personal income tax).
• Ecosystem integration strength: attendance – payroll – bank – SI – electronic contract.

See details, feature & get FREE Demo

CONTACT INFORMATION:

• Hotline/Zalo: 0901 555 063
• Email: surehcs@lacviet.com.vn
• Website: https://lacviet.vn | www.surehcs.com
• Office address: 23 Nguyen Thi Huynh, Phu Nhuan, ho chi minh CITY.CITY

Việc tự động hóa quy trình bằng phần mềm không chỉ giúp HR nâng cao hiệu quả công việc mà còn góp phần đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định về lao động và thuế trong bối cảnh chính sách ngày càng thay đổi.