Lương truy lĩnh là khoản tiền doanh nghiệp thanh toán bổ sung cho người lao động khi trước đó chưa chi trả đủ tiền lương hoặc phát sinh quyết định điều chỉnh lương có hiệu lực hồi tố. Việc truy lĩnh có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân như nâng lương chậm ban hành, điều chỉnh hệ số lương, tính thiếu tiền lương, bổ sung phụ cấp, truy đóng BHXH hoặc thực hiện theo kết luận thanh tra.
Đối với HR và C&B, xử lý truy lĩnh không chỉ đơn thuần là tính thêm tiền lương mà còn liên quan đến thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, hồ sơ quyết định, bảng lương và chứng từ kế toán.
The article below Lac Viet sẽ hướng dẫn đầy đủ khái niệm, quy định pháp luật, cách tính, mẫu bảng truy lĩnh và các lưu ý giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót.
1. Tìm hiểu về lương truy lĩnh là gì?
1.1 Lương truy lĩnh là gì?
Lương truy lĩnh là khoản tiền doanh nghiệp chi trả bổ sung cho người lao động khi trước đó chưa thanh toán đầy đủ tiền lương hoặc các khoản thu nhập thuộc tiền lương theo đúng quy định hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Khoản tiền này thường phát sinh khi doanh nghiệp điều chỉnh mức lương có hiệu lực hồi tố, phát hiện sai sót trong quá trình tính lương hoặc bổ sung các khoản thu nhập đáng lẽ người lao động được hưởng.
Hiểu một cách đơn giản, nếu người lao động đáng lẽ phải nhận mức lương A nhưng thực tế chỉ được chi trả mức lương B, thì phần chênh lệch giữa hai khoản sẽ được doanh nghiệp thanh toán bổ sung dưới hình thức lương truy lĩnh.
Bản chất của lương truy lĩnh không phải là khoản thưởng hay phúc lợi phát sinh thêm mà là khoản tiền lương còn thiếu của người lao động. Vì vậy, HR cần xác định chính xác nguyên nhân phát sinh, thời gian áp dụng, căn cứ pháp lý trước khi thực hiện tính toán để đảm bảo quyền lợi cho người lao động cũng như hạn chế các rủi ro về thuế, bảo hiểm xã hội và kiểm toán nội bộ.
Ví dụ, một nhân viên được phê duyệt tăng lương từ ngày 01/01 nhưng đến tháng 03 doanh nghiệp mới ban hành quyết định chính thức. Khi đó, doanh nghiệp cần thanh toán bổ sung phần chênh lệch tiền lương của tháng 01 và tháng 02. Khoản tiền này chính là lương truy lĩnh.
Ngoài trường hợp nâng lương, truy lĩnh còn có thể phát sinh khi HR phát hiện tính thiếu tiền làm thêm giờ, bỏ sót phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm hoặc chưa thanh toán đủ tiền lương trong thời gian nghỉ phép được hưởng nguyên lương. Đây đều là những tình huống khá phổ biến trong công tác quản lý tiền lương tại doanh nghiệp.
1.2 Những trường hợp doanh nghiệp phải truy lĩnh lương
Trong thực tế, lương truy lĩnh có thể phát sinh từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Việc xác định đúng trường hợp giúp HR lựa chọn cách xử lý phù hợp, đồng thời đảm bảo việc kê khai thuế và bảo hiểm được thực hiện chính xác.
- Trường hợp phổ biến nhất là truy lĩnh do nâng lương. Sau khi doanh nghiệp ban hành quyết định tăng lương có hiệu lực từ một thời điểm trước đó, HR sẽ phải tính phần chênh lệch giữa mức lương cũ và mức lương mới trong khoảng thời gian chưa được chi trả.
- Một số doanh nghiệp áp dụng hệ số lương hoặc thang bảng lương theo từng chức danh. Khi có quyết định điều chỉnh hệ số lương hoặc xếp lại ngạch, bậc lương với hiệu lực hồi tố, khoản chênh lệch cũng được thanh toán dưới hình thức truy lĩnh.
- Bên cạnh tiền lương cơ bản, việc bổ sung các khoản phụ cấp như phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, độc hại hoặc thâm niên cũng có thể làm phát sinh truy lĩnh nếu các khoản này chưa được tính vào bảng lương ở những kỳ trước.
- Một nguyên nhân khác là sai sót trong quá trình tính lương. Ví dụ, HR hoặc phần mềm tính lương chưa cập nhật dữ liệu chấm công, tính thiếu giờ làm thêm, bỏ sót ngày phép hưởng lương hoặc nhập sai mức lương. Khi phát hiện sai lệch, doanh nghiệp cần nhanh chóng điều chỉnh và thanh toán phần còn thiếu.
- Trong một số trường hợp, doanh nghiệp phải thực hiện truy lĩnh theo kết luận của cơ quan thanh tra hoặc kiểm tra lao động, khi phát hiện người lao động chưa được trả đúng quyền lợi theo quy định pháp luật.
- Ngoài ra, truy lĩnh cũng có thể phát sinh khi doanh nghiệp và người lao động ký phụ lục hoặc ký lại hợp đồng lao động với mức lương mới có hiệu lực từ thời điểm trước ngày ký chính thức.
Đối với các khoản phải tham gia bảo hiểm xã hội, nếu doanh nghiệp thực hiện truy đóng BHXH do điều chỉnh tiền lương đóng bảo hiểm thì đồng thời cũng cần truy lĩnh phần tiền lương tương ứng mà người lao động chưa được hưởng đầy đủ theo quy định.
1.3 Khi nào không được gọi là truy lĩnh lương?
Không phải mọi khoản tiền doanh nghiệp chi trả bổ sung đều được xem là lương truy lĩnh. Việc phân biệt đúng bản chất từng khoản thu nhập giúp HR hạn chế nhầm lẫn trong quá trình tính lương, kê khai thuế thu nhập cá nhân và đóng bảo hiểm xã hội.
- Chẳng hạn, thưởng hiệu quả công việc (KPI), thưởng doanh số, thưởng cuối năm hoặc lương tháng 13 là các khoản mang tính khuyến khích, ghi nhận kết quả làm việc hoặc chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp. Những khoản này không phải là phần tiền lương còn thiếu nên không được xem là lương truy lĩnh.
- Tương tự, hoa hồng bán hàng chỉ phát sinh khi người lao động đạt doanh số hoặc hoàn thành chỉ tiêu kinh doanh theo quy chế của doanh nghiệp. Đây là khoản thu nhập theo kết quả công việc, không phải khoản điều chỉnh cho phần lương chưa được thanh toán.
- Ngoài ra, các khoản hỗ trợ như hỗ trợ xăng xe, điện thoại, ăn trưa, công tác phí hoặc hỗ trợ khó khăn cũng không phải là lương truy lĩnh nếu được doanh nghiệp chi trả theo chính sách riêng và không nhằm bù đắp phần tiền lương còn thiếu.
Để xác định chính xác một khoản tiền có phải là lương truy lĩnh hay không, HR có thể dựa trên một nguyên tắc đơn giản: nếu khoản tiền đó nhằm thanh toán bổ sung cho phần tiền lương mà người lao động đáng lẽ phải được nhận trong quá khứ nhưng chưa được chi trả đầy đủ, thì đó là lương truy lĩnh. Ngược lại, nếu khoản tiền phát sinh từ chính sách thưởng, phúc lợi hoặc hỗ trợ riêng của doanh nghiệp thì không được coi là truy lĩnh lương.
2. Quy định về truy lĩnh lương theo pháp luật hiện hành
Mặc dù The Labour code 2019 không đưa ra khái niệm riêng về “lương truy lĩnh”, nhưng các quy định về nguyên tắc trả lương đã tạo cơ sở pháp lý để doanh nghiệp thực hiện thanh toán bổ sung khi phát hiện trả thiếu hoặc điều chỉnh tiền lương có hiệu lực hồi tố. Vì vậy, việc chi trả lương truy lĩnh không chỉ nhằm đảm bảo quyền lợi của người lao động mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, giảm rủi ro khi thanh tra lao động hoặc quyết toán thuế.
2.1 Bộ luật Lao động quy định như thế nào về nghĩa vụ trả đủ tiền lương?
Theo Bộ luật Lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm trả lương đầy đủ, đúng thời hạn và trực tiếp cho người lao động. Tiền lương được chi trả phải căn cứ vào mức lương đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động, năng suất lao động, chất lượng công việc thực hiện.
Điều này đồng nghĩa, nếu doanh nghiệp phát hiện đã tính thiếu tiền lương, thiếu phụ cấp hoặc áp dụng sai mức lương theo quyết định đã ban hành thì cần thực hiện điều chỉnh và thanh toán phần chênh lệch còn thiếu. Khoản thanh toán bổ sung này chính là lương truy lĩnh.
Bên cạnh đó, pháp luật cũng quy định người sử dụng lao động phải trả lương đúng thời hạn. Trường hợp vì lý do bất khả kháng không thể trả đúng kỳ hạn thì thời gian chậm trả không được vượt quá giới hạn luật định và doanh nghiệp còn có trách nhiệm chi trả thêm một khoản tiền theo quy định nếu việc trả lương bị chậm.
Ví dụ, doanh nghiệp ban hành quyết định tăng lương từ ngày 01/04 nhưng đến kỳ lương tháng 6 mới cập nhật mức lương mới trên hệ thống. Khi đó, HR cần tính lại phần chênh lệch của tháng 4 và tháng 5 để chi trả cùng kỳ lương tháng 6 hoặc thanh toán riêng. Đây là cách xử lý phù hợp với nguyên tắc trả đủ tiền lương theo quy định.
2.2 Truy lĩnh lương có bắt buộc phải ban hành quyết định không?
Pháp luật hiện hành không quy định mọi trường hợp truy lĩnh lương đều phải ban hành quyết định riêng. Tuy nhiên, dưới góc độ quản trị nhân sự và kiểm soát nội bộ, HR nên có đầy đủ hồ sơ để chứng minh căn cứ phát sinh khoản truy lĩnh.
Nếu việc truy lĩnh xuất phát từ quyết định nâng lương, điều chỉnh hệ số lương, bổ nhiệm chức vụ hoặc thay đổi mức phụ cấp thì doanh nghiệp nên ban hành quyết định hoặc phụ lục hợp đồng lao động ghi rõ thời điểm có hiệu lực. Đây là căn cứ để HR tính toán khoản truy lĩnh, đồng thời giúp kế toán, kiểm toán dễ dàng đối chiếu khi cần.
Trong trường hợp truy lĩnh do sai sót kỹ thuật, chẳng hạn nhập thiếu ngày công, bỏ sót giờ làm thêm hoặc tính thiếu phụ cấp trong kỳ lương trước, doanh nghiệp có thể thực hiện điều chỉnh trên bảng lương của kỳ kế tiếp mà không nhất thiết phải ban hành quyết định mới. Tuy nhiên, nên lưu đầy đủ bảng tính điều chỉnh, phiếu lương và chứng từ thanh toán để đảm bảo tính minh bạch.
Một bộ hồ sơ truy lĩnh lương đầy đủ thường bao gồm quyết định hoặc phụ lục điều chỉnh (nếu có), bảng tính lương truy lĩnh, bảng lương điều chỉnh, phiếu lương của người lao động và chứng từ thanh toán. Việc lưu trữ đầy đủ các tài liệu này sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi khi giải trình với cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội hoặc thanh tra lao động.
2.3 Thời điểm chi trả truy lĩnh
Hiện nay chưa có quy định riêng về thời hạn phải thanh toán lương truy lĩnh. Tuy nhiên, theo nguyên tắc trả lương đầy đủ đúng hạn của Bộ luật Lao động, doanh nghiệp nên thực hiện thanh toán ngay sau khi phát hiện sai sót hoặc sau khi có quyết định điều chỉnh tiền lương có hiệu lực.
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp lựa chọn cộng khoản truy lĩnh vào kỳ lương gần nhất để thuận tiện cho việc hạch toán, kê khai thuế, đóng bảo hiểm xã hội. Đối với những khoản truy lĩnh có giá trị lớn hoặc phát sinh ngoài chu kỳ trả lương, doanh nghiệp cũng có thể thực hiện thanh toán riêng để người lao động sớm nhận được đầy đủ quyền lợi.
Đối với HR và trưởng bộ phận nhân sự, điều quan trọng không chỉ là xác định đúng số tiền truy lĩnh mà còn phải đảm bảo dữ liệu giữa bảng công, bảng lương, bảo hiểm xã hội, kế toán được đồng bộ. Việc kéo dài thời gian xử lý hoặc điều chỉnh nhiều lần không chỉ làm tăng khối lượng công việc mà còn dễ phát sinh khiếu nại từ người lao động và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
3. Lương truy lĩnh có tính thuế TNCN không?
Câu trả lời là có, trong đa số trường hợp. Tuy nhiên, việc lương truy lĩnh có tính thuế TNCN không còn phụ thuộc vào bản chất của khoản tiền được truy lĩnh và thời điểm doanh nghiệp thực hiện chi trả.
Theo quy định của Luật Thuế thu nhập cá nhân và Nghị định số 253/2026/NĐ-CP, thu nhập từ tiền lương, tiền công thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân nếu không thuộc các trường hợp được miễn thuế theo quy định. Vì vậy, nếu khoản truy lĩnh thực chất là phần tiền lương, tiền công mà người lao động đáng lẽ được nhận nhưng chưa được chi trả đầy đủ thì vẫn được xác định là thu nhập chịu thuế TNCN.
Đối với HR và bộ phận C&B, đây là nội dung cần đặc biệt lưu ý bởi việc xác định sai tính chất của khoản truy lĩnh có thể dẫn đến khấu trừ thuế không đúng, ảnh hưởng đến quyết toán thuế của cả doanh nghiệp và người lao động.
3.1 Khi nào lương truy lĩnh phải tính thuế TNCN?
Về nguyên tắc, các khoản lương truy lĩnh phát sinh từ tiền lương, tiền công theo hợp đồng lao động đều được cộng vào thu nhập chịu thuế của người lao động.
Một số trường hợp phổ biến bao gồm:
- Truy lĩnh do nâng lương có hiệu lực hồi tố.
- Truy lĩnh do điều chỉnh hệ số lương.
- Truy lĩnh tiền lương còn thiếu do tính sai bảng lương.
- Truy lĩnh tiền làm thêm giờ hoặc tiền làm việc ban đêm nếu đây là phần tiền lương chịu thuế theo quy định.
- Truy lĩnh các khoản phụ cấp thuộc diện tính thuế.
Ví dụ, một nhân viên được tăng lương từ 15 triệu đồng lên 17 triệu đồng/tháng kể từ tháng 1 nhưng đến tháng 4 doanh nghiệp mới ban hành quyết định và thanh toán phần chênh lệch của ba tháng đầu năm. Khoản chênh lệch 6 triệu đồng này là lương truy lĩnh được tính vào thu nhập chịu thuế tại thời điểm doanh nghiệp chi trả.
Ngược lại, nếu khoản truy lĩnh thuộc nhóm thu nhập được miễn thuế theo quy định của pháp luật thì doanh nghiệp không tính vào thu nhập chịu thuế. Chẳng hạn, một số khoản phụ cấp hoặc chế độ được miễn thuế theo Luật Thuế thu nhập cá nhân vẫn giữ nguyên chính sách miễn thuế dù được chi trả bổ sung sau đó. Việc xác định chính xác bản chất từng khoản thu nhập là yếu tố quan trọng để HR xử lý đúng ngay từ bước tính lương.
3.2 Thuế TNCN đối với lương truy lĩnh được tính theo thời điểm nào?
Đây là nội dung khiến nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn khi xử lý bảng lương.
Theo quy định hiện hành, thời điểm xác định thu nhập tính thuế đối với tiền lương, tiền công là thời điểm tổ chức hoặc doanh nghiệp thực tế chi trả thu nhập cho người lao động, không phải thời điểm khoản thu nhập đó phát sinh.
Điều này có nghĩa, nếu doanh nghiệp truy lĩnh tiền lương của năm trước nhưng đến năm nay mới thanh toán thì khoản thu nhập này sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế tại năm doanh nghiệp thực hiện chi trả.
Ví dụ, doanh nghiệp quyết định truy lĩnh tiền lương của giai đoạn từ tháng 10 đến tháng 12/2025 nhưng thực tế thanh toán vào tháng 3/2026. Khi đó, HR sẽ thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định áp dụng tại thời điểm chi trả trong năm 2026 và khoản thu nhập này sẽ được phản ánh trên chứng từ khấu trừ cũng như hồ sơ quyết toán thuế của năm 2026.
Việc xác định đúng thời điểm tính thuế giúp doanh nghiệp hạn chế phải điều chỉnh hồ sơ quyết toán hoặc phát sinh sai lệch giữa dữ liệu bảng lương và dữ liệu kê khai thuế.
3.3 HR cần lưu ý gì khi quyết toán thuế đối với lương truy lĩnh?
Đối với chuyên viên HR và C&B, xử lý lương truy lĩnh không chỉ dừng ở việc tính đúng số tiền phải trả mà còn cần đảm bảo sự thống nhất giữa dữ liệu tiền lương, thuế và bảo hiểm xã hội.
Trước khi thực hiện chi trả, HR nên rà soát kỹ nguyên nhân phát sinh truy lĩnh, xác định rõ khoản nào thuộc thu nhập chịu thuế, khoản nào được miễn thuế theo quy định. Đồng thời, cần lưu đầy đủ quyết định điều chỉnh lương, bảng tính truy lĩnh, phiếu lương, chứng từ thanh toán để làm căn cứ giải trình khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán yêu cầu.
Sau khi thanh toán, doanh nghiệp cần thực hiện khấu trừ thuế đúng thời điểm chi trả, cập nhật dữ liệu trên bảng lương, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Nếu khoản truy lĩnh làm thay đổi tổng thu nhập chịu thuế trong năm, HR cũng cần đối chiếu lại hồ sơ quyết toán để bảo đảm số liệu khớp với dữ liệu đã kê khai.
Trong bối cảnh quy định về thuế ngày càng được số hóa và kết nối dữ liệu giữa cơ quan thuế với doanh nghiệp, việc quản lý chính xác các khoản truy lĩnh sẽ giúp giảm đáng kể rủi ro bị điều chỉnh hồ sơ sau quyết toán, đồng thời nâng cao tính minh bạch trong công tác quản trị tiền lương. Công văn hướng dẫn quyết toán thuế TNCN năm 2026 của Cục Thuế cũng nhấn mạnh yêu cầu tổ chức kê khai quyết toán thống nhất, đúng quy định nhằm nâng cao hiệu quả quản lý giảm sai sót trong xử lý hồ sơ.
4. Truy lĩnh lương có phải đóng BHXH không?
Không phải mọi khoản lương truy lĩnh đều phải đóng bảo hiểm xã hội (BHXH). Việc có phải truy đóng BHXH hay không phụ thuộc vào bản chất của khoản tiền được truy lĩnh và quy định về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH tại thời điểm phát sinh.
Theo quy định của pháp luật về BHXH, nếu doanh nghiệp điều chỉnh tăng tiền lương làm căn cứ đóng BHXH hoặc phát hiện trước đây đã đóng thiếu so với mức phải đóng thì phải thực hiện truy đóng BHXH tương ứng với thời gian điều chỉnh. Tiền lương làm căn cứ truy thu là mức tiền lương của từng thời kỳ phát sinh và được ghi nhận theo đúng quy định.
4.1 Các khoản truy lĩnh phải đóng BHXH
Trong thực tế, doanh nghiệp thường phải truy đóng BHXH đối với các khoản truy lĩnh làm thay đổi mức tiền lương đóng bảo hiểm của người lao động.
Chẳng hạn, doanh nghiệp ban hành quyết định nâng lương có hiệu lực từ ba tháng trước nhưng đến hiện tại mới cập nhật. Khi đó, ngoài việc thanh toán lương truy lĩnh, doanh nghiệp còn phải điều chỉnh mức tiền lương đóng BHXH của ba tháng tương ứng nếu khoản tăng lương thuộc căn cứ đóng BHXH.
Tương tự, trường hợp truy lĩnh phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm hoặc các khoản bổ sung khác được xác định là tiền lương làm căn cứ đóng BHXH theo quy định thì doanh nghiệp cũng phải thực hiện truy đóng bảo hiểm cho phần chênh lệch này.
4.2 Những khoản truy lĩnh không phải đóng BHXH
Ngược lại, nếu khoản truy lĩnh không làm thay đổi tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH thì doanh nghiệp không phải truy đóng bảo hiểm.
Ví dụ, khoản truy lĩnh phát sinh từ tiền thưởng, thưởng hiệu quả công việc, thưởng doanh số hoặc các khoản phúc lợi không thuộc căn cứ đóng BHXH sẽ không làm phát sinh nghĩa vụ truy đóng. Tương tự, các khoản hỗ trợ hoặc chế độ được pháp luật quy định không tính đóng BHXH cũng không phải điều chỉnh khi chi trả bổ sung.
Do đó, trước khi xử lý truy lĩnh, HR cần phân loại rõ từng khoản thu nhập thay vì mặc định tất cả các khoản truy lĩnh đều phải truy đóng BHXH.
4.3 Cách xử lý khi doanh nghiệp phải truy đóng BHXH
Khi phát sinh truy đóng BHXH, HR cần thực hiện đồng thời việc điều chỉnh dữ liệu tiền lương, hồ sơ tham gia BHXH để bảo đảm thống nhất giữa bảng lương, hồ sơ nhân sự và dữ liệu bảo hiểm.
Sau khi xác định thời gian cần điều chỉnh và mức tiền lương đúng theo quy định, doanh nghiệp lập hồ sơ điều chỉnh với cơ quan BHXH, tính lại phần chênh lệch số tiền phải đóng của cả người lao động và người sử dụng lao động theo từng giai đoạn phát sinh. Trong trường hợp doanh nghiệp chậm đóng hoặc đóng thiếu, cơ quan BHXH có thể yêu cầu truy thu theo đúng quy định hiện hành.
Đối với các doanh nghiệp có số lượng lao động lớn, việc xử lý truy lĩnh lương đồng thời với truy đóng BHXH nếu thực hiện thủ công trên Excel rất dễ phát sinh sai sót về thời gian hiệu lực, mức đóng hoặc dữ liệu quyết toán. Vì vậy, việc xây dựng quy trình quản lý tiền lương, bảo hiểm đồng bộ sẽ giúp HR giảm đáng kể khối lượng công việc, hạn chế điều chỉnh nhiều lần đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật.
5. Những sai sót HR thường gặp khi xử lý lương truy lĩnh
Việc xử lý lương truy lĩnh tưởng chừng chỉ là điều chỉnh một khoản chênh lệch trên bảng lương, nhưng trên thực tế lại liên quan đến nhiều nghiệp vụ như tiền lương, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, kế toán và lưu trữ hồ sơ. Chỉ cần sai sót ở một khâu cũng có thể dẫn đến việc phải điều chỉnh lại bảng lương, kê khai lại thuế hoặc truy đóng BHXH.
5.1 Tính sai thời gian hiệu lực
Sai thời gian hiệu lực là lỗi phổ biến nhất khi xử lý lương truy lĩnh. Nguyên nhân thường xuất phát từ việc quyết định nâng lương được ký sau ngày có hiệu lực hoặc HR chưa cập nhật kịp thời vào hệ thống tính lương.
Để hạn chế sai sót, HR nên đối chiếu đồng thời ngày ký quyết định, ngày hiệu lực, dữ liệu bảng lương trước khi thực hiện truy lĩnh. Việc chuẩn hóa quy trình phê duyệt cũng giúp giảm tình trạng ban hành quyết định chậm so với thời điểm áp dụng.
5.2 Quên điều chỉnh BHXH
Không phải mọi khoản truy lĩnh đều phải truy đóng BHXH, nhưng nếu khoản tiền làm thay đổi mức tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm thì doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh theo quy định.
Thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ thanh toán khoản chênh lệch cho người lao động mà quên điều chỉnh hồ sơ BHXH. Sai sót này có thể khiến doanh nghiệp phải thực hiện truy đóng sau nhiều tháng, phát sinh thêm thời gian xử lý hồ sơ và ảnh hưởng đến quyền lợi bảo hiểm của người lao động.
Đối với HR, sau mỗi đợt truy lĩnh nên rà soát xem khoản điều chỉnh có thuộc tiền lương đóng BHXH hay không trước khi chốt bảng lương và gửi dữ liệu cho bộ phận bảo hiểm.
5.3 Khấu trừ thuế TNCN không đúng
Một sai sót khác thường gặp là xác định không đúng thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đối với lương truy lĩnh.
Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa thời điểm phát sinh khoản tiền và thời điểm chi trả thực tế. Trong khi đó, theo quy định về thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công, việc khấu trừ thuế được thực hiện tại thời điểm doanh nghiệp chi trả thu nhập cho người lao động. Nếu áp dụng sai thời điểm, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh chứng từ khấu trừ và hồ sơ quyết toán thuế sau này.
Để hạn chế rủi ro, HR nên phối hợp với bộ phận kế toán thuế kiểm tra các khoản truy lĩnh phát sinh trước khi khóa bảng lương của kỳ thanh toán.
5.4 Không lưu đầy đủ hồ sơ điều chỉnh
Một số doanh nghiệp chỉ lưu bảng tính Excel mà không lưu quyết định điều chỉnh lương, phụ lục hợp đồng hoặc bảng giải trình nguyên nhân phát sinh truy lĩnh.
Trong điều kiện hoạt động bình thường, sai sót này có thể chưa gây ảnh hưởng ngay. Tuy nhiên, khi cơ quan thuế, cơ quan BHXH hoặc kiểm toán yêu cầu đối chiếu hồ sơ, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc chứng minh căn cứ của khoản truy lĩnh.
Vì vậy, mỗi khoản truy lĩnh nên được lưu kèm đầy đủ quyết định điều chỉnh (nếu có), bảng tính chênh lệch, phiếu lương và chứng từ thanh toán để đảm bảo tính minh bạch dễ dàng tra cứu trong tương lai.
5.5 Sai lệch dữ liệu giữa HR và kế toán
Trong nhiều doanh nghiệp, HR chịu trách nhiệm tính lương còn kế toán thực hiện hạch toán thanh toán. Nếu hai bộ phận sử dụng dữ liệu khác nhau hoặc cập nhật không đồng thời, rất dễ phát sinh chênh lệch giữa bảng lương, chứng từ kế toán và báo cáo thuế.
Chẳng hạn, HR đã cập nhật khoản lương truy lĩnh vào bảng lương nhưng kế toán chưa ghi nhận khoản chi tương ứng hoặc ngược lại. Những sai lệch này không chỉ làm tăng thời gian đối soát mà còn ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, quyết toán cuối năm.
6. Giải pháp tự động hóa quy trình quản lý lương bằng phần mềm HRM
Đối với doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc thường xuyên điều chỉnh tiền lương, việc xử lý lương truy lĩnh bằng Excel không chỉ mất nhiều thời gian mà còn tiềm ẩn rủi ro sai sót. Khi số lượng nhân viên tăng lên, mỗi quyết định điều chỉnh lương có thể ảnh hưởng đến hàng chục hoặc hàng trăm dòng dữ liệu liên quan đến bảng lương, BHXH, thuế TNCN, kế toán.
Để giảm áp lực cho bộ phận C&B, nhiều doanh nghiệp lựa chọn triển khai phần mềm quản trị nhân sự tích hợp thay vì xử lý thủ công.
Phần mềm Lạc Việt SureHCS hỗ trợ quản lý lương truy lĩnh như thế nào?
- Cho phép thiết lập linh hoạt nhiều công thức tính lương thưởng theo từng chính sách của doanh nghiệp, hỗ trợ xử lý các trường hợp điều chỉnh lương và truy lĩnh mà không bị giới hạn bởi một mô hình tính lương cố định.
- Hệ thống đồng thời quản lý tập trung hồ sơ nhân viên, lịch sử lương, phụ cấp, giúp HR nhanh chóng xác định thời điểm thay đổi mức lương cũng như khoản chênh lệch cần truy lĩnh.
- Đối với các nghiệp vụ liên quan đến bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, SureHCS hỗ trợ tự động tính toán theo quy định hiện hành, từ đó giảm đáng kể nguy cơ tính sai khi điều chỉnh bảng lương hoặc quyết toán cuối năm.
- Kết nối dữ liệu chấm công, tăng ca, nghỉ phép, bảng lương trên cùng một hệ thống. Khi có quyết định điều chỉnh tiền lương hoặc phát hiện thiếu dữ liệu công, HR chỉ cần cập nhật một lần để hệ thống tự động tính lại các khoản liên quan, thay vì chỉnh sửa trên nhiều file Excel khác nhau.
- Khả năng phân tích báo cáo dữ liệu tiền lương theo thời gian thực. Trước khi chốt bảng lương, HR có thể nhanh chóng đối chiếu các khoản chênh lệch, kiểm tra lịch sử điều chỉnh, phát hiện bất thường, góp phần nâng cao độ chính xác của quy trình payroll, giảm đáng kể thời gian xử lý.
LAC VIET SUREHCS – HR MANAGEMENT SALARY C&B CUSTOM DEPTH FOR BIG BUSINESS
Lac Viet SureHCS is software HRM personnel management comprehensive, developed by Lac Viet – unit more than 30 years of experience in the field of management software business in Vietnam with international standards such as CMMI Level 3, ISO 9001:2015 and ISO 27001:2013.
SureHCS not only meet the professional personnel standards, which are designed to handle the hr – C&B – wages complex, large-scale, multi-company, multi-sector, in particular in accordance with FDI enterprises, corporations, factory, logistics, aviation, hotel, trade – in service.
The system is flexible deployment On-premise or as a custom model in depth, to help businesses automate the entire process hr – attendance – payroll – benefits – insurance, complete replacement job management using Excel discrete.
The module's core hr software lacviet SureHCS:
- The Recruit – Training: Management throughout the recruitment, integration, training, hr support and build the Talent Pipeline for large-scale enterprise.
- Port information & records Management personnel: Store personnel records, electronic focus, portal self-service for employees and contract labor power on the system.
- The timekeeper: Dots, multi-form (fingerprint, face recognition, Face ID, GPS, Wifi, online), connect many types of timekeeper, support attendance by the hour, shift flexibility for the plant, and hotels.
- The payroll & C&B: Automatic salary calculation according to many models (hour, shift, product, 3P, KPI performance...), link directly attendance data – performance – welfare, completely replace the salary calculator using Excel.
- Welfare – SOCIAL insurance – salary: Flexible benefits management, integrated online social insurance (iCare) and Bank Hub for automatic payroll processing, supporting multi-currency payments for FDI businesses. Integration of digital signatures for personal income tax documents and digital signatures for electronic labor contracts.
INTEGRATED AI ACCELERATED CONVERSION OF HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
Lac Viet has officially launched The 3 AI assistant hr deeply integrated into the LV SureHCS including LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume and LV‑AI.Help to automate the task administration, standardized data enhanced experience personnel
- LV‑AI.Docs: automatic dissection transfer data from documents such as CCCD, windows, SOCIAL insurance, by level of digital records, standardized
- LV‑AI.Resume: automatic dissection CV any format, analyst CV auto, construction, candidate profile, find people with the right criteria by prompt intelligent data mining candidate pool efficiency
- LV‑AI.Help: chatbot internal support, answer questions HR 24/7 access form process quick contextual user
SureHCS particularly suitable for:
- Large-scale enterprise, from 300 to 10,000 hr
- Corporations and enterprises multi-company, multi-branch
- FDI, manufacturing, factory, logistics, aviation should attendance – analysis ca – salary calculator complex
- Businesses are C&B peculiarities, need custom depth according to the actual operating
- Businesses are personnel management using Excel, many types of timekeeper, need automate the entire process
TYPICAL CUSTOMERS DEPLOYING LV SUREHCS HRM
SureHCS are trusted and used by many large enterprises and leading corporations such as: Coca-Cola, Takashimaya, Textile Successful, Plastic Long Thanh, Phu Hung Life, Airports of Vietnam (ACV), Long Hau Industrial Park, the business belonging to the SGCthe FDI enterprises in the fields of production, logistics, trade – in service.
- Coca-Cola Vietnam: System deployment LV SureHCS to digitize comprehensive human resource management group has standardized the data, the optimal operating HR according to international model.
- Textile company Success (TCM): Application LV SureHCS to manage hr, payroll, benefits, timekeeping and capacity profile for nearly 5,000 employees across 5 areas of activity – from textiles and fashion to real estate.
- Total company air Port, Vietnam (ACV): Choose to trust LV SureHCS to operate the system large-scale personnel with over 10,000 employees, 24 subdivisions, solved the problem of complex business of modeling state-owned companies.
SIGN UP TO RECEIVE DEMO NOW
WHY BUSINESSES SHOULD CHOOSE TOUCH THE SUREHCS?
- Customized according to the actual business, no pressure mold as packaged software.
- Handle the personnel – salaries complex that many software HRM other does not respond.
- Deep understanding operated business English & FDI, ensure compliance with legal Vietnam (labour, SOCIAL insurance and personal income tax).
- Ecosystem integration strength: attendance – payroll – bank – SI – electronic contract.
See details, feature & get FREE Demo
CONTACT INFORMATION:
- Hotline/Zalo: 0901 555 063
- Email: surehcs@lacviet.com.vn
- Website: https://lacviet.vn | www.surehcs.com
- Office address: 23 Nguyen Thi Huynh, Phu Nhuan, ho chi minh CITY.CITY
Lương truy lĩnh không chỉ là khoản tiền doanh nghiệp thanh toán bổ sung cho người lao động mà còn phản ánh mức độ tuân thủ pháp luật, tính chuyên nghiệp trong công tác quản trị tiền lương. Việc xác định đúng nguyên nhân phát sinh, áp dụng đúng quy định về thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội và lưu trữ đầy đủ hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý, đồng thời bảo đảm quyền lợi của người lao động.
