Chữ ký số là một phần quan trọng trong các hoạt động giao dịch điện tử của doanh nghiệp. Tuy nhiên, chữ ký số có thời hạn sử dụng nhất định và cần được kiểm tra và gia hạn đúng hạn để đảm bảo tính hợp lệ và pháp lý của các giao dịch.
Dưới đây là một hướng dẫn đơn giản để kiểm tra và xóa chữ ký số hết hạn cho doanh nghiệp:
1. Các thông tin cần có của một Chữ ký số
Một USB Token thường chứa những thông tin quan trọng của doanh nghiệp như sau:
- Thông tin về doanh nghiệp: Bao gồm tên công ty, mã số thuế và các thông tin liên quan khác.
- Số seri của chứng thư số: Đây là số định danh duy nhất của chứng thư số trên USB Token.
- Thời gian có hiệu lực (thời hạn) của chứng thư số: Xác định thời gian mà chứng thư số có hiệu lực trên USB Token. Sau khi hết hạn, chứng thư số cần được gia hạn để tiếp tục sử dụng.
- Tên của tổ chức chứng thực chữ ký số: Đây là tổ chức đã cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
- Chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số: Một phần quan trọng trên USB Token là chữ ký số của tổ chức chứng thực chữ ký số. Điều này đảm bảo tính pháp lý và xác thực của chữ ký số
- Thư hạn chế mục đích, phạm vi sử dụng chứng thư số: Một chứng thư số có thể được hạn chế về mục đích và phạm vi sử dụng. Ví dụ, chứng thư số có thể chỉ được sử dụng cho mục đích ký và xác thực tài liệu nhất định.
- Hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số: Thông tin này chỉ ra mức độ trách nhiệm mà tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chịu đối với chứng thư số.
- Các thông tin quan trọng khác theo quy định của Bộ Thông tin & Truyền thông: Có thể có các thông tin bổ sung khác theo quy định của cơ quan chức năng, nhằm đảm bảo tính pháp lý và an toàn của chứng thư số.
2. Hướng dẫn cách kiểm tra chữ ký số hết hạn hay chưa
2.1 Kiểm tra qua website tổng cục thuế
Để kiểm tra thời hạn của chữ ký số trên tổng cục thuế cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào website của Tổng cục Thuế, địa chỉ là http://www.gdt.gov.vn/, sau đó sử dụng tài khoản thuế của doanh nghiệp để đăng nhập.
Bước 2: Tại giao diện trang web, chọn mục “Tra cứu” và sau đó chọn “Tra cứu tờ khai của doanh nghiệp”. Tiếp theo, nhấn nút “Tra cứu” trên màn hình.
Bước 3: Trong danh sách tờ khai đã nộp thuế với cơ quan thuế của doanh nghiệp, chọn một tờ khai cần kiểm tra.
Bước 4: Tìm và chọn mục “Xem chứng thư số” để kiểm tra lại thời hạn của chữ ký số. Nếu chữ ký số sắp hết hạn, doanh nghiệp nên xóa chữ ký số đang sử dụng và cập nhật chữ ký số mới ngay lập tức.
Lưu ý rằng việc kiểm tra và xóa chữ ký số hết hạn của doanh nghiệp trên website của Tổng cục Thuế cần sử dụng tài khoản thuế và tuân thủ quy trình và hướng dẫn cụ thể từ phía cơ quan thuế.
2.2 Kiểm tra qua phầm mềm chữ ký số
Để kiểm tra thơchữ ký số thông qua phần mềm chữ ký số, bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào phần mềm hoặc ứng dụng chữ ký số trên máy tính hoặc thiết bị di động. Điền thông tin tài khoản và mật khẩu để đăng nhập vào phần mềm.
Bước 2: Tại giao diện phần mềm, tìm và chọn mục “Chứng thư số” hoặc tương tự. Sau đó, chọn “Khóa công khai” và nhấn nút “Xem” hoặc “Hiển thị”.
Khi bạn thực hiện bước này, thời hạn của chữ ký số sẽ được hiển thị trên màn hình. Bạn có thể kiểm tra xem chữ ký số còn hiệu lực hay đã hết hạn.
Lưu ý rằng quy trình kiểm tra chữ ký số qua phần mềm chữ ký số có thể thay đổi tùy theo loại phần mềm và cách thức sử dụng. Hãy tuân thủ hướng dẫn cụ thể từ phần mềm chữ ký số mà bạn đang sử dụng.
3. Hướng dẫn cách xóa chữ ký số hết hạn cho doanh nghiệp
Để xóa chữ ký số hết hạn và cập nhật chữ ký số mới cho doanh nghiệp, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Truy cập vào phần mềm hoặc ứng dụng chữ ký số mà doanh nghiệp đang sử dụng trên máy tính hoặc thiết bị di động.
- Tìm và chọn mục “Quản lý tài khoản chữ ký số” hoặc tương tự.
- Chọn “Thông tin tài khoản” để xem thông tin về tài khoản chữ ký số đã đăng ký.
- Tiếp theo, chọn “Chỉnh sửa” hoặc tương tự, sau đó chọn “Chứng thư số mới” để xóa chữ ký số hết hạn.
- Cập nhật chứng thư số mới trên USB Token hoặc trong phần mềm chữ ký số bằng cách nhập mã PIN (nếu có yêu cầu). Sau đó, nhấn “Lưu lại” hoặc “Cập nhật” và chọn “Đăng ký” để hoàn tất quá trình.
Sau khi hoàn thành các bước trên, doanh nghiệp đã xóa chữ ký số hết hạn và cập nhật chữ ký số mới cho việc nộp thuế và các giao dịch khác.
Lưu ý rằng quy trình xóa chữ ký số và cập nhật chữ ký số mới có thể thay đổi tùy thuộc vào phần mềm chữ ký số mà bạn đang sử dụng. Hãy tuân thủ hướng dẫn cụ thể từ phần mềm để thực hiện đúng quy trình.
Hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng ký số qua các thiết bị như USB token, … chưa xây dựng được một quy trình ký văn bản điện tử rõ ràng liên thông qua các phòng ban dẫn đến các hoạt động dễ bị trì hoãn do sự không thống nhất giữa các phòng ban.
Để thực hiện ký số văn bản theo một quy trình chuẩn thống nhất cho nhiều bộ phận trong doanh nghiệp cần tích hợp thêm hệ thống quy trình số, giải pháp này sẽ giúp thiết lập quy trình ký duyệt với phân quyền chặt chẽ cho tất cả các phòng ban, theo dõi tiến độ trong quy trình ký, tiết kiệm chi phí in ấn, tối ưu quy trình ký nhanh chóng, không còn chờ đợi “sếp” đến trực tiếp công ty.
Có thể tham khảo phần mềm Workflow từ Lạc Việt – Hơn 40 năm trong ngành phát triển phần mềm quản trị. LV-DX Dynamic Workflow còn tích hợp thêm chatbot AI giúp lãnh đạo đối soát dữ liệu trong file trình ký nhanh chóng, chính xác.
CLICK ĐỂ XEM CHI TIẾT TÍNH NĂNG
Trên là một số thông tin mà Lạc Việt Signature gửi đến bạn về vấn đề chữ ký số hết hạn và cách cập nhật chữ ký số mới cho doanh nghiệp một cách rõ ràng. Nếu quý doanh nghiệp hoặc anh chị kế toán có nhu cầu nhận tư vấn thêm về các sản phẩm chữ ký sốLạc Việt Signature, hãy liên hệ trực tiếp theo thông tin sau để được hỗ trợ tư vấn miễn phí:
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
