Lean là gì? 5 nguyên tắc cắt giảm chi phí vận hành tối đa

Mô hình Lean sẽ giúp doanh nghiệp sản xuất cắt giảm chi phí đúng cách, tránh lãng phí thời gian, nguyên vật liệu hay nhân sự vào các hoạt động không cần thiết. Vậy lean là gì? Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Lạc Việt tìm hiểu về mô hình này cũng như những nguyên tắc cắt giảm chi phí vận hành tối đa một cách hiệu quả nhất.

1. Tổng quan về mô hình Lean là gì?

Mô hình Lean hay sản xuất Tinh gọn là một phương pháp quản lý sản xuất tập trung vào việc loại bỏ lãng phí, tối ưu hóa quy trình và tăng giá trị cho khách hàng. Mục tiêu cuối cùng của Lean là tạo ra nhiều giá trị hơn với ít nguồn lực hơn. 

Mô hình Lean bắt nguồn từ hệ thống sản xuất của Toyota (Toyota Production System – TPS). Toyota đã phát triển hệ thống này để giảm thiểu lãng phí, tăng chất lượng sản phẩm cũng như linh hoạt đáp ứng nhu cầu thị trường. Sau đó, Lean đã được các công ty khác trên thế giới áp dụng, phát triển rộng rãi.

Theo Crystal Lean Solutions, việc đưa vào sử dụng các công cụ tinh gọn có thể tăng năng suất lên 70%, chất lượng sản phẩm và dịch vụ lên tới 40%.

Việc hiểu lean là gì và áp dụng mô hình này hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp:

• Cải thiện hiệu suất và năng suất: Rút ngắn thời gian, tối ưu hóa quá trình sản xuất, loại bỏ các hoạt động không tạo ra giá trị. Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, nhân công, năng lượng cho doanh nghiệp.
• Nâng cao chất lượng sản phẩm: Sản xuất các sản phẩm đáp ứng chính xác yêu cầu của khách hàng, giảm thiểu hàng lỗi và hàng trả lại.
• Tăng tính linh hoạt: Linh hoạt thích ứng với những thay đổi trong nhu cầu thị trường cùng các yêu cầu mới của khách hàng hay các sự cố phát sinh trong quá trình sản xuất.
• Giảm tồn kho: Lean khuyến khích doanh nghiệp sản xuất vừa đủ đáp ứng nhu cầu thực tế của khách hàng, không sản xuất quá nhiều hay quá ít. Từ đó giảm thiểu tình trạng hàng tồn kho, tránh gây tốn kém chi phí lưu kho cũng như làm tăng rủi ro hàng hóa bị lỗi thời.
• Tạo môi trường làm việc tốt: Tạo ra một môi trường làm việc khuyến khích sự tham gia, đóng góp ý kiến của nhân viên.

2. 5 nguyên tắc Lean cắt giảm chi phí vận hành tối đa

Để xây dựng và áp dụng hiệu quả mô hình sản xuất tinh gọn cắt giảm chi phí vận hành tối đa nhất, nhà lãnh đạo cần tuân thủ 5 nguyên tắc chính như sau:

1. Tập trung vào quy trình
2. Loại bỏ mọi lãng phí
3. Tiêu chuẩn hóa công việc
4. Liên kết mọi quy trình làm việc
5. Giải quyết vấn đề tinh gọn

2.1 Tập trung vào quy trình

Quy trình là nền tảng cho mọi sự cải tiến và thay đổi, nó không chỉ là một chuỗi các hoạt động mà còn là mạch máu quyết định hiệu quả sản xuất, từ việc sử dụng nguồn lực đến chất lượng sản phẩm cuối cùng. 

Để loại bỏ lãng phí cũng như tối ưu hóa quy trình, các doanh nghiệp cần xây dựng đồng thời chuẩn hóa một hệ thống vận hành tinh gọn. Phần mềm LV-DX Dynamic Workflow là một giải pháp toàn diện hỗ trợ doanh nghiệp số hóa quy trình, tăng hiệu suất vận hành, tối ưu chi phí. Bằng cách số hóa và tự động hóa mọi quy trình quản lý, phần mềm giúp giảm thiểu sai sót, tăng cường tính nhất quán, đồng bộ tất cả quy trình.  

2.2 Loại bỏ mọi lãng phí

Nguyên tắc tiếp theo trong Lean là loại bỏ mọi hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng. Thay vì tập trung vào việc tăng lợi nhuận bằng cách tăng chi phí, Lean hướng doanh nghiệp đến việc tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu lãng phí để tối đa giá trị.

Bằng cách loại bỏ các lãng phí như chờ đợi, vận chuyển quá mức, sản xuất thừa, tồn kho dư thừa hay xử lý không cần thiết và sản phẩm lỗi, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng nhanh hơn nhu cầu của khách hàng để xây dựng lợi thế cạnh tranh bền vững.

2.3 Tiêu chuẩn hóa công việc

Nguyên tắc này không chỉ giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm mà còn tạo ra một môi làm việc an toàn hơn. Khi thiết lập các tiêu chuẩn rõ ràng về thời gian hoàn thành, kết quả đầu ra và quy trình thực hiện cho từng nhiệm vụ, doanh nghiệp sẽ tạo ra một hệ thống sản xuất ổn định. 

Tiêu chuẩn hóa không chỉ giúp giảm thiểu sai sót do sự khác biệt trong cách làm việc của từng cá nhân mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc đào tạo nhân viên mới hay cải tiến quy trình. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí liên quan đến việc sửa chữa cũng như sự phức tạp trong quản lý sản xuất.

2.4 Liên kết mọi quy trình làm việc

Nguyên tắc liên kết mọi quy trình làm việc trong Lean nhằm tạo ra một dòng chảy sản xuất liên tục, không bị gián đoạn. Khi loại bỏ các hoạt động không có giá trị, giảm thiểu thời gian chờ đợi và các bước thừa, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu suất, rút ngắn thời gian chu kỳ sản xuất từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm.

LV-DX Dynamic Workflow là một giải pháp giúp doanh nghiệp liên thông mọi quy trình phòng ban, tạo quy trình rẽ nhánh, đa luồng. Phần mềm chuẩn hóa và số hóa toàn bộ các quy trình làm việc, tự động chuyển sang quy trình tiếp nối khi kết thúc quy trình trước. Ngoài ra, hệ thống sẽ tự động phân công nhiệm vụ, gửi thông báo, theo dõi tiến độ công việc giúp nhân viên tập trung vào những công việc có giá trị, giảm thiểu thời gian lãng phí.

2.5 Giải quyết vấn đề tinh gọn

Nguyên tắc cuối cùng trong mô hình lean là giải quyết vấn đề tinh gọn, nhanh chóng, nhìn nhận các vấn đề phát sinh như những cơ hội để cải tiến quy trình. Thay vì chỉ tìm kiếm các giải pháp tạm thời, Lean khuyến khích chúng ta áp dụng phương pháp tiếp cận khoa học và hệ thống để giải quyết vấn đề

Bằng cách xác định chính xác nguyên nhân gốc rễ, phát triển và triển khai các giải pháp một cách có hệ thống sau đó kiểm tra, đánh giá kết quả, chúng ta có thể giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, triệt để. Từ đó doanh nghiệp có thể tiết kiệm được thời gian cũng như nguồn lực hiệu quả.

3. Phương pháp nâng cao hiệu quả mô hình Lean trong sản xuất

Khi đã nắm rõ kiến thức về lean là gì cũng như những nguyên tắc cốt lõi thì tùy thuộc vào vấn đề muốn giải quyết mà mỗi doanh nghiệp sẽ có cách thức ứng dụng Lean khác nhau trong sản xuất. 

Dưới đây là 3 phương pháp để phát huy hiệu quả mô hình Lean trong doanh nghiệp mà bạn có thể tham khảo:

1. Xác định mục tiêu chiến lược rõ ràng
2. Xây dựng quy trình vận hành tinh gọn
3. Thực hiện cải tiến liên tục

3.1 Xác định mục tiêu chiến lược rõ ràng

Lean không phải là một chiến lược độc lập mà là một phương pháp hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện chiến lược đã đề ra. Để Lean phát huy hiệu quả tối đa, doanh nghiệp cần có một mục tiêu rõ ràng, đo lường được. Khi nhân viên hiểu rõ mục tiêu chung và thấy được vai trò của Lean trong việc đạt được mục tiêu đó, họ sẽ tự nguyện tham gia vào quá trình cải tiến cũng như đóng góp ý tưởng sáng tạo.

3.2 Xây dựng quy trình vận hành tinh gọn

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang chuyển đổi dần hệ thống sản xuất truyền thống thành hệ thống sản xuất thông minh, đòi hỏi các doanh nghiệp trong ngành sản xuất không chỉ phải xây dựng quy trình tối ưu chi phí vận hành mà còn linh hoạt áp dụng công nghệ.

LV-DX Dynamic Workflow là giải pháp toàn diện để tối ưu hóa quy trình, liên kết đa phòng ban và nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp. Phần mềm giúp thiết lập các quy trình chuẩn một cách linh hoạt, tùy chỉnh các form nhập liệu phù hợp với từng phòng ban cũng như giai đoạn công việc. Ngoài ra, LV-DX Dynamic Workflow cho phép tạo các quy trình rẽ nhánh, đa luồng giúp công việc được xử lý một cách tự động, liên tục.

3.3 Thực hiện cải tiến liên tục

Sau khi xây dựng hoàn chỉnh hệ thống quản lý tinh gọn, điều quan trọng là duy trì và cải tiến liên tục. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần xây dựng – chuẩn hóa quy trình vận hành tinh gọn nhằm loại bỏ sự lãng phí. Khuyến khích mọi nhân viên tích cực tham gia vào quá trình cải tiến. Các buổi họp nhóm hàng ngày là một cách hiệu quả để chia sẻ kinh nghiệm, giải quyết vấn đề và thúc đẩy tinh thần đổi mới. 

Ví dụ, một công nhân có thể đề xuất một cách sắp xếp lại dây chuyền sản xuất để giảm thiểu thời gian di chuyển, trong khi một quản lý có thể tìm ra cách để giảm thiểu số lượng sản phẩm lỗi thông qua việc cải tiến quy trình kiểm soát chất lượng.

Lean là một giải pháp toàn diện để tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm chi phí và nâng cao năng suất. Qua bài viết chúng tôi đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan về lean là gì, nguyên tắc cắt giảm chi phí vận hành cũng như phương pháp nâng cao hiệu quả mô hình lean được nhiều doanh nghiệp sản xuất ứng dụng. Với những thông tin hữu ích trên, hy vọng các nhà quản trị đã hiểu rõ và áp dụng mô hình Lean hợp lý cho doanh nghiệp của mình.