Quản trị vận hành doanh nghiệp với AI trong kỷ nguyên số hóa

Theo khảo sát của McKinsey (2024), các doanh nghiệp đầu tư vào số hóa quy trình vận hành có thể tăng hiệu suất tổng thể từ 20% đến 30% và giảm trung bình 25% chi phí vận hành. Điều này cho thấy tầm ảnh hưởng của quản trị vận hành không chỉ nằm ở khía cạnh quản lý nội bộ, mà còn trực tiếp tác động đến hiệu quả kinh doanh.

Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp Việt vẫn gặp khó khăn trong việc kiểm soát quy trình làm việc, phối hợp giữa các phòng ban hoặc đo lường hiệu suất nhân viên. Nguyên nhân chủ yếu đến từ việc thiếu hệ thống quản lý vận hành tổng thể, dẫn đến tình trạng xử lý thủ công, chồng chéo quy trình và thiếu dữ liệu để ra quyết định.

1. Quản trị vận hành là gì?

Quản trị vận hành là quá trình hoạch định, tổ chức, điều phối kiểm soát toàn bộ hoạt động trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo mọi nguồn lực bao gồm con người, tài chính, công nghệ và quy trình được sử dụng tối ưu nhất để đạt mục tiêu chung.

Nói một cách dễ hiểu, nếu doanh nghiệp được ví như một cỗ máy, thì quản trị vận hành chính là “bộ điều phối trung tâm” đảm bảo mọi bánh răng vận hành trơn tru, không bị gián đoạn.

Khác với quản trị sản xuất, vốn tập trung vào hoạt động tạo ra sản phẩm, quản trị vận hành có phạm vi rộng hơn, bao quát toàn bộ hệ thống: từ nhân sự, tài chính, bán hàng, đến quản lý dự án, chăm sóc khách hàng.

Ví dụ, một công ty logistics ứng dụng phần mềm quản lý vận hành có thể tự động hóa quy trình tiếp nhận đơn hàng, theo dõi tình trạng giao hàng và báo cáo hiệu suất của từng nhân viên. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm 20% thời gian xử lý đơn hàng, tăng 15% độ chính xác trong khâu giao nhận (Nguồn: Deloitte Operations Insight 2024).

Việc hiểu rõ và triển khai đúng quản trị vận hành giúp doanh nghiệp:

• Tối ưu năng suất làm việc của từng cá nhân, bộ phận.
• Giảm chi phí do lỗi quy trình hoặc chậm trễ trong phê duyệt.
• Ra quyết định dựa trên dữ liệu, thay vì cảm tính.
• Nâng cao sự hài lòng của nhân viên, khách hàng thông qua trải nghiệm vận hành mượt mà.

Tóm lại, quản lý vận hành là nền tảng giúp doanh nghiệp chuyển đổi từ mô hình vận hành truyền thống sang mô hình thông minh dựa trên dữ liệu và công nghệ. Đây chính là bước đầu tiên để tiến tới quản trị doanh nghiệp hiện đại, linh hoạt bền vững.

2. Mục tiêu vai trò của quản trị vận hành trong doanh nghiệp

2.1. Mục tiêu của quản trị vận hành

Mục tiêu của quản trị vận hành không chỉ dừng lại ở việc đảm bảo các quy trình trong doanh nghiệp diễn ra trơn tru mà còn hướng đến việc tối ưu hóa toàn bộ nguồn lực để đạt hiệu suất cao nhất với chi phí thấp nhất. Đây là nền tảng giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh trong bối cảnh thị trường thay đổi nhanh chóng.

Cụ thể, các tổ chức, doanh nghiệp đang tìm hiểu thông tin về quản trị vận hành cần hiểu rằng:

• Thứ nhất, quản trị vận hành giúp giảm lãng phí trong quá trình làm việc từ nhân sự, nguyên vật liệu đến thời gian xử lý công việc.
• Thứ hai, đảm bảo chất lượng sản phẩm dịch vụ ổn định, đáp ứng kỳ vọng của khách hàng.
• Thứ ba, nâng cao hiệu suất nhân viên và năng lực quản lý, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp minh bạch.
• Thứ tư, hỗ trợ ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu, thay vì chỉ dựa vào kinh nghiệm chủ quan.

Theo báo cáo của PwC (2024), các doanh nghiệp đầu tư vào cải tiến quy trình vận hành có thể tăng năng suất trung bình 22% và giảm đến 28% chi phí nội bộ nhờ vào việc loại bỏ các công đoạn thủ công, trùng lặp. (Nguồn: PwC Global Operations Survey 2024)

Tóm lại, mục tiêu của quản trị vận hành là tối ưu hiệu quả toàn bộ hệ thống hoạt động doanh nghiệp, hướng đến sự phát triển bền vững thay vì chỉ chạy theo lợi nhuận ngắn hạn.

2.2. Vai trò trong hệ thống quản trị tổng thể

Trong hệ thống quản trị doanh nghiệp, quản trị vận hành giữ vai trò trung tâm, kết nối giữa chiến lược – con người – công nghệ – quy trình. Nếu ví doanh nghiệp như một cơ thể sống, thì quản trị vận hành chính là “bộ tuần hoàn” giúp mọi bộ phận phối hợp nhịp nhàng, đảm bảo dòng chảy thông tin và công việc thông suốt.

Cụ thể, vai trò của quản trị vận hành thể hiện ở bốn khía cạnh chính:

• Chuyển hóa chiến lược thành hành động thực tế: Ban lãnh đạo có thể xây dựng chiến lược kinh doanh tốt, nhưng nếu không có hệ thống quản lý vận hành hiệu quả thì chiến lược đó rất khó triển khai. Quản trị vận hành giúp biến mục tiêu dài hạn thành kế hoạch hành động cụ thể, có thể đo lường giúp doanh nghiệp thực thi chiến lược nhanh chính xác hơn.
• Tạo sự liên kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp: Một trong những vấn đề phổ biến ở nhiều doanh nghiệp Việt Nam là “đứt gãy thông tin” giữa các phòng ban. Quản trị vận hành giúp thiết lập quy trình thống nhất, đảm bảo dữ liệu được chia sẻ liên tục giúp các bộ phận phối hợp hiệu quả hơn. Ví dụ, khi bộ phận nhân sự cập nhật tình hình chấm công và năng suất lên hệ thống, bộ phận tài chính có thể ngay lập tức tính toán chi phí lương, lợi nhuận dự kiến mà không cần chờ báo cáo thủ công.
• Đo lường năng lực thực thi chiến lược: Thông qua các chỉ số vận hành (Operation KPIs) như năng suất lao động, tỷ lệ hoàn thành công việc, hay chi phí xử lý trên mỗi quy trình, nhà quản lý có thể đánh giá hiệu quả hoạt động, xác định điểm nghẽn cần cải tiến.
• Tạo nền tảng cho chuyển đổi số phát triển bền vững: Khi doanh nghiệp có quy trình vận hành ổn định được quản lý tốt, việc triển khai công nghệ đặc biệt là AI, tự động hóa hay hệ thống ERP trở nên dễ dàng hiệu quả hơn. Ngược lại, nếu quy trình nội bộ thiếu chuẩn hóa, công nghệ chỉ làm phức tạp thêm vấn đề.

Nói cách khác, quản trị vận hành là cầu nối giúp doanh nghiệp cân bằng giữa “chiến lược vĩ mô” và “hành động cụ thể”, giữa “mục tiêu con người” và “năng lực công nghệ”. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ vận hành hiệu quả mà còn có thể thích ứng linh hoạt với thay đổi của thị trường, duy trì sức cạnh tranh lâu dài.

3. Các yếu tố cốt lõi trong quản trị vận hành doanh nghiệp số hiện đại

Trong bối cảnh thị trường thay đổi nhanh chóng, việc doanh nghiệp chỉ dựa vào kinh nghiệm hoặc phản ứng tình huống không còn đủ để duy trì hiệu quả hoạt động. Quản trị vận hành hiện đại đòi hỏi phải được xây dựng trên nền tảng dữ liệu, công nghệ và con người. Dưới đây là bốn yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp thiết lập một hệ thống vận hành bền vững, linh hoạt hiệu quả.

3.1. Quản trị quy trình

Quản trị quy trình là hoạt động xác định, chuẩn hóa tối ưu cách thức công việc được thực hiện trong doanh nghiệp. Một quy trình được thiết kế tốt giúp giảm sai sót, loại bỏ thao tác trùng lặp đảm bảo mọi bộ phận phối hợp nhịp nhàng.

Ví dụ, trong doanh nghiệp có nhiều cấp phê duyệt như đề xuất mua hàng, duyệt chi phí hoặc khen thưởng, nếu thực hiện thủ công qua email hay giấy tờ sẽ dễ xảy ra tình trạng chậm trễ thiếu minh bạch. Khi doanh nghiệp áp dụng hệ thống phê duyệt tự động, mỗi yêu cầu sẽ được chuyển đúng người, đúng cấp, đúng thời hạn.

Giá trị cốt lõi của việc quản trị quy trình không nằm ở việc “số hóa” đơn thuần, mà là xây dựng một quy trình minh bạch, đo lường được, dễ cải tiến có thể mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.

3.2. Quản trị nhân sự, hiệu suất làm việc

Con người là trung tâm của mọi hoạt động vận hành doanh nghiệp. Một hệ thống quy trình tốt sẽ trở nên vô nghĩa nếu thiếu nhân sự có năng lực và động lực. Do đó, quản trị nhân sự gắn với hiệu suất làm việc là yếu tố quan trọng trong quản lý vận hành.

Các doanh nghiệp hiện đại thường áp dụng mô hình quản trị hiệu suất theo KPI hoặc OKR để gắn kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu chung của tổ chức. Bên cạnh đó, các công cụ như phần mềm chấm công, tính lương, đánh giá hiệu suất giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi năng suất, kiểm soát chi phí nhân công đưa ra quyết định chính xác.

Giá trị mà quản trị nhân sự mang lại trong quản trị vận hành là xây dựng đội ngũ gắn kết, minh bạch về mục tiêu, có khả năng tự điều chỉnh để thích ứng với thay đổi, thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào mệnh lệnh từ cấp quản lý.

3.3. Quản trị dữ liệu ra quyết định dựa trên dữ liệu

Một trong những thay đổi lớn nhất trong vận hành doanh nghiệp hiện nay là việc ra quyết định không còn dựa vào cảm tính, mà dựa trên dữ liệu. Quản trị dữ liệu là khả năng thu thập, phân tích khai thác thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như HRM (nhân sự), CRM (khách hàng) hay ERP (quản lý tài chính, hàng tồn kho) để đưa ra quyết định chính xác kịp thời.

Khi dữ liệu được kết nối, doanh nghiệp có thể nhìn thấy toàn cảnh hiệu suất hoạt động, xác định điểm nghẽn và dự đoán xu hướng để chủ động hành động thay vì phản ứng muộn.

Ví dụ: Một công ty sản xuất có thể dùng dữ liệu chấm công và năng suất để dự báo sản lượng thực tế, điều chỉnh ca làm hoặc bố trí nhân sự hợp lý. Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí nhân công mà còn đảm bảo đúng tiến độ giao hàng cho khách hàng.

Giá trị của quản trị dữ liệu là chuyển doanh nghiệp từ vận hành theo cảm tính sang vận hành dựa trên con số giúp tối ưu hóa nguồn lực ở cấp độ chiến lược.

3.4. Quản trị rủi ro tuân thủ

Rủi ro vận hành có thể đến từ nhiều khía cạnh: sai sót trong quy trình, mất dữ liệu, nhân sự nghỉ việc đột xuất hoặc không tuân thủ quy định nội bộ. Vì vậy, quản trị vận hành hiện đại cần đi kèm với một hệ thống kiểm soát rủi ro chủ động – phát hiện sớm, phản ứng nhanh và phòng ngừa kịp thời.

Các doanh nghiệp hàng đầu thường thiết lập hệ thống cảnh báo tự động trong quy trình để phát hiện bất thường (chẳng hạn như chi phí vượt ngưỡng, dữ liệu sai lệch hoặc phê duyệt chậm).

Quản trị rủi ro không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật và chuẩn mực nội bộ mà còn bảo vệ uy tín, dữ liệu, niềm tin của khách hàng, yếu tố ngày càng quan trọng trong thời đại số hóa.

Tóm lại, bốn yếu tố trên tạo thành nền tảng cho một hệ thống quản trị vận hành doanh nghiệp hiện đại, nơi mọi hoạt động được kiểm soát chặt chẽ, ra quyết định dựa trên dữ liệu, nhân sự được trao quyền và rủi ro được chủ động quản lý. Khi các yếu tố này được tích hợp với công nghệ, doanh nghiệp không chỉ tăng hiệu suất mà còn đạt được sự minh bạch, linh hoạt, khả năng thích ứng dài hạn trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

Để xây dựng hệ thống quản trị vận hành hiệu quả, hãy bắt đầu từ việc đánh giá quy trình hiện tại, xác định điểm cần tự động hóa đó là bước đầu tiên để doanh nghiệp chuyển đổi thành mô hình vận hành thông minh.

4. Xu hướng ứng dụng AI quản trị vận hành trong kỷ nguyên số hóa

Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, quản trị vận hành doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc đảm bảo hoạt động ổn định, mà còn trở thành yếu tố chiến lược giúp nâng cao năng suất, tối ưu chi phí và gia tăng lợi thế cạnh tranh. Dưới đây là ba xu hướng nổi bật đang định hình cách các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay vận hành hiệu quả hơn trong kỷ nguyên số.

4.1. Tự động hóa và trí tuệ nhân tạo AI

Tự động hóa và AI đang dần thay đổi cách doanh nghiệp quản lý vận hành bộ máy. Những công việc lặp lại như nhập liệu, đối chiếu dữ liệu hay phê duyệt nội bộ có thể được hệ thống thực hiện nhanh hơn gấp nhiều lần so với con người.

Theo Báo cáo McKinsey Digital Report 2024, tự động hóa giúp doanh nghiệp giảm đến 30% chi phí vận hành và tăng 25% hiệu suất quy trình nội bộ. Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp đang muốn tối ưu quy trình nhân sự, kế toán hoặc sản xuất mà không cần mở rộng đội ngũ.

Ví dụ, trong lĩnh vực quản trị nhân sự, các hệ thống AI chấm công và phân tích dữ liệu làm việc giúp bộ phận HR nhận diện sớm tình trạng quá tải, sai lệch chấm công hoặc giảm hiệu suất từ đó đề xuất kế hoạch điều chỉnh phù hợp.

4.2. Quản trị vận hành doanh nghiệp với AI

AI không chỉ tự động hóa thao tác, mà còn đóng vai trò như “bộ não phân tích” hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định dựa trên dữ liệu thời gian thực.

Một số ứng dụng cụ thể trong quản trị vận hành doanh nghiệp có thể kể đến:

• AI chấm công và đo lường hiệu suất nhân viên: Hệ thống có thể nhận diện hành vi làm việc, chấm công qua khuôn mặt, từ đó đánh giá năng suất theo dữ liệu khách quan thay vì cảm tính.
• Chatbot nội bộ: Hỗ trợ nhân viên tra cứu quy trình, xin nghỉ phép hoặc nhận thông tin lương thưởng mà không cần can thiệp thủ công.
• AI Workflow như hệ thống LV DX Dynamic Workflow của Lạc Việt: Cho phép tự động hóa toàn bộ luồng phê duyệt, theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả theo thời gian thực. Điều này giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng thể về vận hành, phát hiện điểm nghẽn để cải tiến quy trình nhanh chóng.

Nhờ AI, doanh nghiệp không chỉ rút ngắn thời gian xử lý công việc nội bộ đến 40% mà còn nâng cao độ chính xác minh bạch trong quản trị vận hành.

4.3. Tích hợp phần mềm quản trị vận hành tổng thể

Một xu hướng khác đang được nhiều tổ chức, doanh nghiệp lựa chọn là tích hợp các hệ thống quản lý rời rạc (HRM, ERP, CRM) thành nền tảng quản trị vận hành thống nhất.

Khi dữ liệu giữa các phòng ban được đồng bộ, doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt tình hình hoạt động tổng thể, loại bỏ trùng lặp giảm sai sót trong trao đổi thông tin.

Chẳng hạn, việc tích hợp LV SureHCS với LV DX Dynamic Workflow đã giúp nhiều doanh nghiệp Việt giảm chi phí vận hành và tăng năng suất xử lý hồ sơ nội bộ. Đây là minh chứng rõ ràng cho thấy sức mạnh của hệ thống quản trị vận hành thông minh khi được triển khai đúng cách.

Trong kỷ nguyên số hóa, quản trị vận hành doanh nghiệp thông minh không chỉ là xu hướng mà đã trở thành yêu cầu tất yếu nếu các tổ chức muốn phát triển bền vững. Việc đầu tư vào nền tảng tích hợp AI và tự động hóa không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, mà còn mang lại lợi thế cạnh tranh dài hạn trong việc quản trị nhân sự, tài chính, quy trình vận hành toàn diện.

5. LV DX Dynamic Workflow – Nền tảng tự động hóa quy trình linh hoạt theo yêu cầu doanh nghiệp

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng tới tối ưu quy trình làm việc nội bộ và nâng cao hiệu suất vận hành, việc ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo AI vào quản trị vận hành doanh nghiệp không còn là xu hướng mà đã trở thành nhu cầu thực tế. Một trong những giải pháp nổi bật được nhiều tổ chức, doanh nghiệp lựa chọn là LV DX Dynamic Workflow – nền tảng tự động hóa quy trình linh hoạt được phát triển bởi Lạc Việt.

Khác với các phần mềm quản lý vận hành đóng gói sẵn, LV DX Dynamic Workflow được thiết kế theo mô hình “Dynamic”, tức là có thể điều chỉnh, thêm bớt hoặc mở rộng tính năng dựa trên yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp. Điều này giúp các tổ chức dễ dàng số hóa quy trình phê duyệt nội bộ như: chấm công – tính lương – duyệt chi phí – phê duyệt nghỉ phép – báo cáo nhân sự,… mà không phải thay đổi cấu trúc hệ thống hiện có.

Cụ thể, phần mềm hỗ trợ:

• Thiết kế và tự động hóa quy trình vận hành mà không cần lập trình phức tạp.
• Tích hợp mượt mà với hệ thống hiện hữu như phần mềm nhân sự SureHCS, kế toán, quản lý công việc hoặc hệ thống ERP.
• Phân quyền, phê duyệt và theo dõi tiến độ theo thời gian thực giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình vận hành doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi.

Nhờ khả năng này, doanh nghiệp không chỉ giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công mà còn đảm bảo luồng thông tin nội bộ luôn minh bạch nhất quán có thể truy vết khi cần thiết.

LV DX Dynamic Workflow không chỉ hoạt động độc lập mà còn tích hợp liền mạch với các giải pháp nhân sự SureHCS giúp tạo nên một hệ sinh thái quản trị vận hành toàn diện.
Dữ liệu từ hệ thống chấm công, tính lương, phê duyệt đơn nghỉ, đề xuất mua hàng… đều được luân chuyển tự động qua LV-DX, giúp giảm tải công việc cho bộ phận HR và kế toán, đồng thời cung cấp báo cáo tổng hợp cho lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng chính xác hơn.

Có thể nói, LV DX Dynamic Workflow là giải pháp thiết thực cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm công cụ hỗ trợ quản trị vận hành thông minh, nâng cao năng lực quản lý và hiệu quả làm việc nội bộ.
Với khả năng triển khai theo nhu cầu cụ thể và hình thức on-premise đảm bảo tính bảo mật, nền tảng này giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo linh hoạt, vừa kiểm soát tốt dữ liệu nội bộ.

Trải nghiệm ngay phiên bản demo LV DX Dynamic Workflow để khám phá cách nền tảng này giúp doanh nghiệp của bạn vận hành tự động hiệu quả minh bạch hơn.