Đăng ký/sử dụng chữ ký số giúp bảo mật thông tin, tăng tính pháp lý cho các văn bản điện tử, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm thời gian. Bài viết này, Lạc Việt sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về thủ tục đăng ký chữ ký số, giúp bạn dễ dàng thực hiện, áp dụng công cụ này trong các hoạt động kinh doanh hàng ngày.
1. Tại sao doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số?
Chữ ký số là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản: word, excel, pdf…; hình ảnh; video…) nhằm mục đích xác định chủ của dữ liệu đó. Hiện nay chữ ký số được coi như con dấu điện tử của doanh nghiệp. Vì vậy, chữ ký số không những chỉ dùng trong việc kê khai thuế, mà người sử dụng còn có thể sử dụng trong tất cả các giao dịch điện tử với mọi tổ chức và cá nhân khác.
Việc giải quyết thủ tục kê khai thuế cho cá nhân, doanh nghiệp vào mỗi cuối tháng thường gây quá tải cho cơ quan thuế, gây phiền hà cho người nộp thuế. Vì vậy, để thực hiện các giao dịch điện tử như nộp hồ sơ thuế, sử dụng hóa đơn điện tử một cách đơn giản và thuận tiện hơn các doanh nghiệp đều muốn có một chữ ký số (chữ ký điện tử).
2. Hướng dẫn đăng ký chữ ký số và các thông tin liên quan
2.1 Chuẩn bị hồ sơ đăng ký chữ ký số
Để đăng ký chữ ký số bạn cần chuẩn bị những hồ sơ gồm:
- Bản sao có công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Bản sao có công chứng giấy phép hoạt động;
- Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp;
- Bản sao có công chứng chứng minh thư nhân dân của người đại diện pháp lý (hoặc hộ chiếu).
Sau khi đã chuẩn bị đủ các giấy tờ trên để làm thủ tục đăng ký chữ ký số thì bạn nộp tại cơ quan được cấp phép cung cấp dịch vụ chữ ký số như Viettel, VNPT,… Mức lệ phí cũng sẽ tùy thuộc vào từng cơ quan đưa ra cũng như tùy vào từng gói dịch vụ do doanh nghiệp của bạn lựa chọn.
2.2 Nộp Hồ sơ đăng ký
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cơ bản như đã nêu ở mục 1.1 thì doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp hồ sơ đăng ký.
2.3 Hướng dẫn sử dụng chữ ký số
3. Hướng dẫn cách kiểm tra thời hạn và thủ tục gia hạn chữ ký số
Trên thị trường hiện nay có khá nhiều đơn vị cung cấp chữ ký số như: VNPT, Viettle, FPT, CA2…. Tùy vào mục đích sử dụng, quy mô mà doanh nghiệp lựa chọn đơn vị ciung cấp cho phù hợp. Bên cạnh việc đăng ký mới thì các doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến thời hạn sử dụng của chữ ký số.
Để kiểm tra thời hạn của chữ ký số doanh nghiệp có thể thực hiện theo 2 cách sau:
Cách 1: Dùng tài khoản thuế của doanh nghiệp để kiểm tra như sau:
Đầu tiên truy cập vào trang https://thuedientu.gdt.gov.vn/
Thực hiện đăng ký tài khoản sau đó đăng nhập và thao tác theo hướng dẫn của hệ thống.
Sử dụng các tính năng tích hợp theo từng mục trên hệ thống, nếu như chữ ký số hết hạn trên màn hình sẽ xuất hiện thông báo trình trạng hết hạn của chữ ký số.
Cách 2: Cài đặt và sử dụng phần mềm chữ ký số của đơn vị cung cấp mà doanh nghiệp đã chọn
Đầu tiên cắm USB TOKEN (Chữ ký số) vào máy tính. Sau đó thực hiện chế độ “ cài tự động”. sau khi cài đặt ở góc màn hình sẽ xuất hiện thông tin về thời hạn của chữ ký số.
Nếu chữ ký số hết thời hạn thì tiến hành thủ tục gia hạn. Vfa hồ sơ gia hạn sẽ gồm:
Với những hướng dẫn đăng ký chữ ký số và các thông liên quan sẽ là những kiến thức hữu ích cho doanh nghiệp của bạn.
3. Doanh nghiệp có bắt buộc dùng chữ ký số không?
Hiện tại không có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số trong hoạt động kinh doanh.
Theo khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số, cụ thể:
| Các trường hợp | Căn cứ pháp lý |
| Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán. | Điểm e khoản 1 Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC. |
| Hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có phần chữ ký số. | Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP. |
| Người nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật. | Khoản 10 Điều 17 Luật quản lý thuế 2019. |
Việc nắm rõ và thực hiện đúng các thủ tục đăng ký chữ ký số sẽ giúp bạn nhanh chóng hoàn tất quá trình đăng ký. Chữ ký số là một yêu cầu pháp lý, một bước tiến quan trọng trong việc hiện đại hóa quy trình làm việc. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, chúc bạn thành công trong việc đăng ký chữ ký số thông qua những hướng dẫn trên.
