Tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp bám sát thực tế 2024

Mỗi doanh nghiệp dù quy mô nào đều phải đối diện với thách thức kiểm soát chi phí vận hành song song với nhiệm vụ đảm bảo hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng thành công. Bài viết này, Lạc Việt sẽ cung cấp những giải pháp tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp hướng đến mục tiêu đạt hiệu suất cao nhất.

1. Tối ưu hóa chi phí là gì?

Tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp là quá trình mà doanh nghiệp sử dụng ngân sách, tài nguyên một cách hiệu quả nhất, với mục tiêu giảm thiểu chi phí và đạt được giá trị tối đa. Việc thực hiện tối ưu chi phí là mục tiêu của hầu hết các doanh nghiệp hiện nay, nhằm đạt được hiệu suất vận hành cao nhất thông qua sự cân nhắc kỹ lưỡng giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu về.

Tùy theo đặc thù kinh doanh sẽ có các loại chi phí trong doanh nghiệp khác nhau, tuy nhiên có các loại chi phí cơ bản tại doanh nghiệp như:

• Chi phí cố định: Bao gồm các chi phí như tiền thuê mặt bằng, chi phí lương của nhân viên cố định, chi phí bảo hiểm, các chi phí khác không thay đổi theo sản lượng sản xuất.
• Chi phí biến đổi: Đây là các chi phí thay đổi trực tiếp theo mức độ sản xuất hoặc dịch vụ, bao gồm nguyên vật liệu, chi phí nhân công tạm thời, chi phí vận chuyển, năng lượng.
• Chi phí bán hàng và tiếp thị: Bao gồm chi phí quảng cáo, chi phí bán hàng, các chi phí liên quan đến việc phát triển thị trường.
• Chi phí quản lý: Các chi phí liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp như chi phí hành chính, chi phí văn phòng.

Việc xác định loại chi phí nào cần tối ưu hóa phụ thuộc vào nhiều yếu tố như ngành nghề kinh doanh, quy mô doanh nghiệp và mục tiêu chiến lược. Tuy nhiên, thông thường các doanh nghiệp ưu tiên tối ưu hóa những chi phí có tác động lớn đến lợi nhuận như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và chi phí vận hành.

2. Giải pháp tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp

2.1 Số hóa tài liệu giảm chi phí in ấn lưu trữ

Số hóa tài liệu là một trong những giải pháp phổ biến để tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp, giảm chi phí in ấn và lưu trữ. Việc chuyển đổi các tài liệu giấy sang định dạng kỹ thuật số giúp tiết kiệm chi phí giấy, mực in, không gian lưu trữ, chi phí quản lý tài liệu.

Hơn nữa, số hóa tài liệu còn giúp doanh nghiệp dễ dàng truy cập, chia sẻ thông tin, giảm thiểu các lỗi do con người gây ra trong quá trình làm việc. Đây là một bước tiến quan trọng giúp doanh nghiệp hiện đại hóa quy trình làm việc, tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Với các tính năng hỗ trợ lưu trữ tài liệu khoa học, số hóa thông tin, phần mềm LV-DX Document là một trong những ứng dụng giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí quản lý tài liệu. LV-DX Document cho phép các thành viên trong tổ chức lưu trữ, chia sẻ, dùng chung kho tài liệu với khả năng phân quyền chặt chẽ, đảm bảo tính bảo mật cao.

2.2 Tự động hóa các công việc có tính chất trùng lặp

Tự động hóa các công việc có tính chất trùng lặp là giải pháp không thể thiếu trong quá trình tối ưu hóa chi phí. Áp dụng công nghệ tự động hóa giúp giảm bớt khối lượng công việc, từ đó giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian.

Chẳng hạn, trong quy trình kế toán, các phần mềm tự động hóa có thể xử lý các báo cáo tài chính và hóa đơn một cách nhanh chóng, tối ưu các thao tác lặp lại thường xuyên như nhập liệu, xuất hóa đơn,…  Sử dụng phần mềm số hóa quy trình động với LV-DX Dynamic Workflow, cho phép doanh nghiệp loại bỏ 80% các thao tác thủ công, công việc có tính chất lặp lại, góp phần nâng cao hiệu suất trong quá trình vận hành.

2.3 Chuẩn hóa quy trình vận hành xử lý trơn tru các nghiệp vụ

Việc thiết lập một quy trình thống nhất sẽ giúp vận hành xuyên suốt, tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp, giảm thiểu các rủi ro do thiếu sự nhất quán. Một quy trình thống nhất bao gồm các bước chi tiết từ tiếp nhận yêu cầu, xử lý, kiểm tra, đến phản hồi kết quả. Nhờ đó, mọi nhân viên đều biết chính xác những gì họ cần làm, giảm thiểu thời gian và nguồn lực bị lãng phí.

Trong nhiều doanh nghiệp, quy trình ký duyệt các tài liệu, hợp đồng thủ công làm mất nhiều thời gian do phải qua nhiều bộ phận. Hiện nay, với sự hỗ trợ của các phần mềm ký duyệt điện tử, quy trình này được rút ngắn đáng kể.

Bên cạnh đó, theo dõi và đánh giá hiệu suất vận hành là giải pháp không thể thiếu, bước đi quan trọng giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các vấn đề. Các công cụ quản lý hiệu suất hiện đại cho phép doanh nghiệp theo dõi mọi khía cạnh của quy trình một cách trực quan, đa chiều, từ hiệu quả làm việc của nhân viên đến mức độ hiệu suất vận hành.

Giải pháp LV-DX Dynamic Workflow là nền tảng giải quyết được vấn đề về việc chuẩn hóa quy trình vận hành lên nền tảng số giúp doanh nghiệp vận hành xuyên xuốt tối ưu chi phí. Thực hiện chuyển đổi số đơn giản – tinh gọn – hiệu quả.

Liên hệ nhận Demo phần mềm vận hành miễn phí hoặc liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết

2.4 Áp dụng các phương pháp làm việc mới để tối ưu chi phí

Làm việc từ xa đã trở thành một xu hướng tất yếu trong thời kỳ hậu COVID-19. Mô hình này đã giúp tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, tài nguyên, tạo điều kiện cho nhân viên làm việc linh hoạt hơn. Bên cạnh đó, làm việc từ xa còn giảm thiểu các chi phí liên quan đến di chuyển, giúp nhân viên có thêm thời gian cho gia đình và các hoạt động cá nhân, nhờ vậy tăng cường sự hài lòng, gắn kết với công ty.

Hybrid working là mô hình kết hợp giữa làm việc tại văn phòng, làm việc từ xa. Với mô hình này, doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân tài genZ – những người yêu thích sự cân linh hoạt trong công việc.

3. Tiến đến chuyển đổi số toàn diện để tối ưu chi phí và phát triển bền vững

Chuyển đổi số không chỉ là xu hướng mà còn là mục tiêu bắt buộc đối với các doanh nghiệp trong thời đại 4.0. Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ đã tạo ra áp lực cho các doanh nghiệp phải thích ứng và chuyển đổi số nếu muốn tồn tại.

Việc chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng cạnh tranh, cải thiện kết quả vận hành, tạo ra các cơ hội kinh doanh mới. Đồng thời, chuyển đổi số cũng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thông qua việc tự động hóa các quy trình, số hóa tài liệu, áp dụng các công nghệ mới.

Lạc Việt là một trong những nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số hàng đầu hiện nay, với các sản phẩm, dịch vụ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Lạc Việt cung cấp các giải pháp chuyển đổi số toàn diện, bao gồm:

• Phần mềm quản trị: Bộ giải pháp LV-DX với các tính năng quản lý doanh nghiệp, tài chính, nhân sự, và khách hàng.
• Hạ tầng nền tảng: Cung cấp các dịch vụ hạ tầng ảo hóa, mạng lưới, bảo mật, và giám sát.
• Dịch vụ công nghệ: Bảo trì, bảo dưỡng, cho thuê thiết bị và máy chủ, cùng các dịch vụ IT onsite.
• Thiết bị CNTT: Cung cấp các thiết bị như máy chủ, thiết bị lưu trữ, và phần mềm bản quyền.
• Hệ sinh thái của Lạc Việt được thiết kế để dễ dùng, chi phí tối ưu và triển khai nhanh chóng theo yêu cầu doanh nghiệp.

Tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp là chìa khóa giúp tổ chức phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh đầy biến động. Bằng cách áp dụng các giải pháp số hóa, tự động hóa doanh nghiệp để giảm thiểu lãng phí, nâng cao hiệu quả hoạt động tạo nền tảng vững chắc cho sự tăng trưởng lâu dài.