Phụ cấp xăng xe: Quy định mức phụ cấp, thuế TNCN và BHXH mới nhất

Tuy nhiên, nhiều chuyên viên HR vẫn gặp khó khăn khi xác định mức phụ cấp hợp lý, xây dựng quy chế chi trả, tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN), hạch toán chi phí và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

This article Lac Viet sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ khái niệm, cách tính phụ cấp xăng xe, quy định về thuế, mức chi phù hợp cũng như cách quản lý hiệu quả bằng phần mềm nhân sự.

1. Phụ cấp xăng xe là gì? Doanh nghiệp có bắt buộc phải chi trả không?

1.1 Phụ cấp xăng xe là gì?

Phụ cấp xăng xe là khoản tiền doanh nghiệp hỗ trợ cho người lao động nhằm bù đắp chi phí nhiên liệu hoặc chi phí di chuyển phát sinh trong quá trình thực hiện công việc. Khoản hỗ trợ này thường áp dụng đối với những vị trí phải thường xuyên đi gặp khách hàng, khảo sát thị trường, kiểm tra công trình, giao nhận hàng hóa hoặc di chuyển giữa nhiều địa điểm làm việc.

Về bản chất, phụ cấp xăng xe cho người lao động là một chính sách phúc lợi hoặc hỗ trợ chi phí, không phải là tiền lương cơ bản. Do đó, doanh nghiệp có thể linh hoạt xây dựng mức chi trả dựa trên đặc thù công việc, khả năng tài chính và quy chế nội bộ. Mức phụ cấp có thể được trả cố định theo tháng, theo ngày công, theo số kilomet di chuyển hoặc thanh toán dựa trên chứng từ thực tế.

Ví dụ, một nhân viên kinh doanh thường xuyên gặp khách hàng tại nhiều quận, huyện có thể được doanh nghiệp hỗ trợ 1.000.000 đồng/tháng tiền xăng xe. Trong khi đó, kỹ thuật viên bảo trì phải đến nhiều địa điểm để xử lý sự cố có thể được thanh toán chi phí dựa trên số kilomet thực tế hoặc hóa đơn xăng dầu.

1.2 Phụ cấp xăng xe khác gì với công tác phí và trợ cấp đi lại?

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn giữa phụ cấp xăng xe, công tác phí và trợ cấp đi lại. Mặc dù đều là các khoản hỗ trợ liên quan đến việc di chuyển, nhưng mục đích chi trả, cách quản lý của từng khoản là hoàn toàn khác nhau.

Phụ cấp xăng xe là khoản hỗ trợ mang tính thường xuyên hoặc định kỳ, dành cho người lao động phải sử dụng phương tiện cá nhân để phục vụ công việc hằng ngày. Khoản tiền này thường được doanh nghiệp khoán theo tháng hoặc theo quy định nội bộ, không nhất thiết phải phát sinh chuyến công tác.

Trong khi đó, công tác phí là khoản doanh nghiệp thanh toán khi người lao động được cử đi công tác ngoài nơi làm việc thông thường. Công tác phí không chỉ bao gồm chi phí xăng xe mà còn có thể bao gồm tiền ăn, lưu trú, vé máy bay, taxi hoặc các khoản chi hợp lý khác phát sinh trong chuyến công tác.

Một trường hợp khác là trợ cấp đi lại. Đây là khoản hỗ trợ nhằm giúp người lao động giảm chi phí di chuyển từ nơi ở đến nơi làm việc hoặc ngược lại. Khoản trợ cấp này mang tính phúc lợi nhiều hơn và không nhất thiết gắn với yêu cầu thực hiện nhiệm vụ ngoài doanh nghiệp.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn hình thức thanh toán theo hóa đơn hoặc khoán chi. Với phương thức thanh toán theo hóa đơn, người lao động cần cung cấp chứng từ hợp lệ để được hoàn trả chi phí thực tế. Ngược lại, hình thức khoán chi giúp đơn giản hóa quy trình khi doanh nghiệp quy định trước một mức hỗ trợ cố định dựa trên tính chất công việc.

Việc phân biệt rõ từng khoản hỗ trợ sẽ giúp HR và bộ phận C&B xây dựng chính sách tiền lương, phụ cấp phù hợp, đồng thời hạn chế rủi ro khi hạch toán chi phí, quyết toán thuế.

1.3 Doanh nghiệp có bắt buộc phải trả phụ cấp xăng xe không?

Follow The Labour code 2019, pháp luật hiện hành không quy định doanh nghiệp bắt buộc phải chi trả phụ cấp xăng xe cho người lao động. Tiền lương là khoản bắt buộc mà doanh nghiệp phải trả theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động, còn các khoản phụ cấp và phúc lợi sẽ do hai bên thống nhất hoặc doanh nghiệp quy định trong chính sách nội bộ.

Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có toàn quyền quyết định có áp dụng phụ cấp xăng xe hay không, cũng như quy định mức chi trả, điều kiện hưởng, phương thức thanh toán. Để đảm bảo tính minh bạch & thuận lợi khi thực hiện, chính sách này nên được thể hiện rõ trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tiền lương hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp.

Từ góc độ quản trị nhân sự, phụ cấp xăng xe không chỉ là một khoản hỗ trợ tài chính mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp thu hút giữ chân nhân sự ở những vị trí thường xuyên phải di chuyển. Đặc biệt trong bối cảnh giá nhiên liệu có nhiều biến động, việc doanh nghiệp chia sẻ một phần chi phí đi lại sẽ góp phần nâng cao trải nghiệm của nhân viên và tạo động lực làm việc lâu dài.

Bên cạnh đó, một chính sách được xây dựng rõ ràng ngay từ đầu cũng giúp HR giảm các tranh chấp phát sinh liên quan đến quyền lợi, đồng thời tạo cơ sở để kế toán xử lý chi phí, thuế đúng quy định.

2. Những vị trí công việc thường được hưởng phụ cấp xăng xe

Không phải mọi người lao động đều được hưởng phụ cấp xăng xe. Trên thực tế, doanh nghiệp thường áp dụng khoản hỗ trợ này đối với những vị trí có tần suất di chuyển cao hoặc phải sử dụng phương tiện cá nhân để hoàn thành nhiệm vụ.

• Nhóm phổ biến nhất là nhân viên kinh doanh, nhân viên phát triển thị trường. Đây là những vị trí thường xuyên gặp khách hàng, khảo sát địa bàn hoặc mở rộng hệ thống phân phối nên phát sinh chi phí xăng xe gần như hằng ngày.
• Đối với doanh nghiệp sản xuất hoặc xây dựng, kỹ thuật viên bảo trì, kỹ sư hiện trường, giám sát công trình cũng thường được hỗ trợ vì phải di chuyển giữa nhiều nhà máy hoặc dự án.
• Trong lĩnh vực logistics thương mại, nhân viên giao nhận, giám sát vận hành hoặc quản lý nhiều chi nhánh là những đối tượng thường xuyên được doanh nghiệp áp dụng chính sách phụ cấp xăng xe để đảm bảo hiệu quả công việc.
• Ngay cả bộ phận nhân sự cũng có thể thuộc nhóm được hưởng phụ cấp nếu thường xuyên tuyển dụng tại nhiều địa điểm, tham gia ngày hội việc làm hoặc làm việc với các đối tác bên ngoài.

Thay vì áp dụng một mức hỗ trợ chung cho toàn bộ nhân viên, doanh nghiệp nên xây dựng tiêu chí hưởng phụ cấp dựa trên đặc điểm công việc, phạm vi di chuyển và tần suất phát sinh chi phí. Cách tiếp cận này vừa đảm bảo công bằng, vừa giúp tối ưu ngân sách vừa nâng cao hiệu quả quản trị chính sách đãi ngộ.

3. Quy định về mức phụ cấp xăng xe và cách tính mới nhất

3.1 Quy định mức phụ cấp xăng xe hiện nay

Một trong những câu hỏi được HR và bộ phận C&B quan tâm nhiều nhất là doanh nghiệp có phải áp dụng một mức phụ cấp xăng xe cho người lao động theo quy định của Nhà nước hay không. Thực tế, pháp luật lao động hiện hành không quy định mức phụ cấp xăng xe cố định hoặc mức tối thiểu, tối đa mà doanh nghiệp phải chi trả. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được quyền chủ động xây dựng chính sách phụ cấp phù hợp với đặc thù hoạt động, khả năng tài chính của mình, miễn là được quy định rõ ràng trong các văn bản nội bộ như hợp đồng lao động, quy chế tiền lương hoặc quy chế tài chính.

Việc không có mức quy định chung giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong quản trị chi phí nhân sự, nhưng cũng đặt ra yêu cầu xây dựng chính sách minh bạch nhất quán. Nếu cùng một vị trí công việc nhưng mức hỗ trợ khác nhau mà không có tiêu chí rõ ràng, doanh nghiệp có thể phát sinh khiếu nại từ người lao động hoặc gặp khó khăn khi giải trình với cơ quan quản lý.

Để xây dựng mức phụ cấp hợp lý, doanh nghiệp nên căn cứ vào đặc điểm thực tế của từng vị trí công việc. Chẳng hạn, nhân viên văn phòng làm việc cố định tại trụ sở thường có nhu cầu hỗ trợ thấp hơn so với nhân viên kinh doanh phải gặp khách hàng mỗi ngày hoặc kỹ thuật viên thường xuyên di chuyển giữa nhiều công trình. Ngoài tính chất công việc, khoảng cách di chuyển, tần suất sử dụng phương tiện cá nhân, biến động giá nhiên liệu và ngân sách doanh nghiệp cũng là những yếu tố cần được xem xét.

3.2 Phụ cấp xăng xe tối đa bao nhiêu?

Nhiều doanh nghiệp cho rằng pháp luật có quy định mức trần đối với phụ cấp xăng xe, tuy nhiên đây là quan niệm chưa chính xác. Hiện nay, Bộ luật Lao động không quy định mức tối đa đối với khoản phụ cấp này, đồng thời cũng không có văn bản pháp luật nào ấn định doanh nghiệp chỉ được chi trả đến một mức nhất định.

Trên thực tế, mức phụ cấp xăng xe giữa các doanh nghiệp có thể chênh lệch khá lớn do phụ thuộc vào ngành nghề, khu vực hoạt động và phạm vi công việc. Ví dụ, nhân viên kinh doanh phụ trách thị trường toàn tỉnh sẽ có mức hỗ trợ cao hơn nhân viên chỉ làm việc trong nội thành. Tương tự, kỹ thuật viên bảo trì hệ thống tại nhiều chi nhánh cũng thường được hưởng mức phụ cấp cao hơn nhân viên hành chính.

Dưới đây là mức hỗ trợ phổ biến được nhiều doanh nghiệp áp dụng để tham khảo khi xây dựng chính sách nội bộ. Đây không phải là mức quy định của pháp luật, mà chỉ mang tính tham khảo dựa trên khảo sát thị trường tuyển dụng và chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp không nên sao chép nguyên mức phụ cấp từ đơn vị khác mà cần đánh giá dựa trên số kilomet di chuyển trung bình, phạm vi công việc và ngân sách thực tế. Một chính sách được xây dựng dựa trên dữ liệu sẽ vừa đảm bảo tính cạnh tranh trong thu hút nhân sự, vừa giúp kiểm soát chi phí hiệu quả hơn.

4. Hướng dẫn cách tính phụ cấp xăng xe phổ biến

Không có một công thức chung áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Tùy vào mô hình hoạt động và đặc điểm công việc, HR có thể lựa chọn phương pháp tính phù hợp để vừa đảm bảo quyền lợi người lao động vừa thuận tiện trong công tác quản lý.

4.1 Cách cách tính phụ cấp phổ biến trong doanh nghiệp

Phương pháp phổ biến nhất là khoán cố định theo tháng. Đây là hình thức doanh nghiệp quy định một khoản hỗ trợ cố định cho từng chức danh hoặc nhóm công việc, bất kể số lần di chuyển thực tế. Chẳng hạn, nhân viên kinh doanh được hưởng 1.200.000 đồng/tháng tiền xăng xe. Cách làm này đơn giản, dễ tính lương và giảm đáng kể khối lượng công việc cho HR cũng như kế toán.

Đối với các doanh nghiệp có nhu cầu kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn, phụ cấp có thể được tính theo số kilomet di chuyển. Ví dụ, doanh nghiệp quy định mức hỗ trợ 3.500 đồng/km và nhân viên phát sinh 350 km trong tháng thì khoản phụ cấp sẽ là 1.225.000 đồng. Phương pháp này phản ánh đúng chi phí thực tế nhưng cần có công cụ theo dõi quãng đường hoặc xác nhận từ cấp quản lý.

Một số doanh nghiệp lại lựa chọn cách tính theo ngày công thực tế. Ví dụ, quy định mức hỗ trợ 40.000 đồng/ngày làm việc ngoài hiện trường. Nếu nhân viên làm việc thực tế 22 ngày thì phụ cấp xăng xe sẽ là 880.000 đồng. Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp sản xuất, xây dựng hoặc dịch vụ kỹ thuật.

Trong trường hợp cần đảm bảo tính chính xác cao, doanh nghiệp có thể thanh toán theo hóa đơn hoặc chứng từ thực tế. Người lao động sẽ tạm ứng hoặc tự chi trả trước, sau đó nộp hóa đơn hợp lệ để được hoàn lại chi phí. Cách này giúp doanh nghiệp dễ kiểm soát chi phí nhưng quy trình xử lý sẽ phức tạp hơn và mất nhiều thời gian đối với cả HR lẫn kế toán.

4.2 Doanh nghiệp nên lựa chọn cách tính nào?

Không có phương pháp nào là tối ưu cho mọi doanh nghiệp. Điều quan trọng là lựa chọn hình thức phù hợp với quy mô tổ chức, đặc điểm công việc, mục tiêu quản trị.

• Đối với doanh nghiệp nhỏ hoặc có số lượng nhân viên di chuyển không nhiều, hình thức khoán cố định thường là lựa chọn hiệu quả nhất vì đơn giản, dễ quản lý và tiết kiệm thời gian xử lý bảng lương.
• Các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc lực lượng kinh doanh trải rộng trên nhiều địa bàn nên cân nhắc phương pháp tính theo số kilomet hoặc theo ngày công để phản ánh đúng mức độ di chuyển của từng nhân viên. Điều này giúp chính sách đãi ngộ công bằng hơn, đồng thời tối ưu ngân sách.
• Riêng với doanh nghiệp logistics, giao nhận hoặc kỹ thuật hiện trường, việc kết hợp dữ liệu chấm công, lịch công tác, quãng đường di chuyển sẽ giúp tính phụ cấp xăng xe cho người lao động chính xác hơn so với phương pháp khoán truyền thống.

Dù áp dụng phương pháp nào, doanh nghiệp cũng nên quy định rõ tiêu chí hưởng phụ cấp, cách tính và quy trình thanh toán trong quy chế nội bộ. Khi chính sách được chuẩn hóa thực hiện thống nhất, HR sẽ giảm đáng kể thời gian xử lý thủ công, hạn chế tranh chấp và tạo nền tảng cho việc quản lý chi phí nhân sự minh bạch, hiệu quả.

5. Phụ cấp xăng xe có phải đóng thuế TNCN & BHXH không?

Có. Tuy nhiên, phụ cấp xăng xe không thể mặc định là “được miễn” hoặc “phải đóng” chỉ dựa trên tên gọi. HR cần phân biệt cách doanh nghiệp chi trả và bản chất của khoản tiền.

Tóm tắt nhanh cho HR

Điểm quan trọng nhất: Với chính sách phụ cấp xăng xe, HR nên thiết kế đồng thời theo 3 góc độ: chính sách nhân sự – thuế TNCN – BHXH. Tránh tình trạng HR ban hành một mức phụ cấp nhưng kế toán lại xử lý theo cách khác khi tính thuế hoặc bảo hiểm.

5.1. Phụ cấp xăng xe có tính thuế TNCN không?

Theo quy định hiện hành từ 01/07/2026, về nguyên tắc khoản phụ cấp xăng xe trả cho người lao động có thể thuộc thu nhập chịu thuế TNCN, nếu khoản này là thu nhập từ tiền lương, tiền công, không thuộc khoản được loại trừ theo Luật Thuế TNCN.

Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/07/2026. Luật quy định thu nhập từ tiền lương, tiền công bao gồm tiền lương, tiền công, các khoản có tính chất tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp, trừ các khoản được pháp luật quy định loại trừ.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp trả cố định 1 khoản phụ cấp xăng xe hàng tháng cho người lao động, HR không nên mặc định khoản này được miễn thuế TNCN.

For example:

Nhân viên có lương 15 triệu đồng/tháng và được công ty trả thêm 1 triệu đồng/tháng tiền phụ cấp xăng xe. Nếu khoản 1 triệu đồng này được xác định là khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công, không thuộc diện loại trừ, khoản tiền này được xem xét khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN.

Điểm cần lưu ý là khoản thanh toán chi phí phục vụ trực tiếp cho công việc cần được phân biệt với khoản tiền hỗ trợ cố định mang tính thu nhập của cá nhân. Do đó, khi xây dựng chính sách, HR nên quy định rõ mục đích, điều kiện hưởng và cách thanh toán.

5.2. Phụ cấp xăng xe có đóng BHXH không?

Không phải mọi khoản phụ cấp xăng xe đều mặc nhiên phải đóng BHXH.

Căn cứ xác định cần đặt trong mối quan hệ với tiền lương làm căn cứ đóng BHXH và cách khoản tiền được thỏa thuận, ghi nhận trong quan hệ lao động.

Nghị định 158/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật BHXH về BHXH bắt buộc, có hiệu lực từ 01/07/2025.

Với HR, có thể hiểu đơn giản:

• Nếu khoản xăng xe thực chất là khoản hoàn trả/khoán chi phí phục vụ công việc, cần xem xét theo bản chất khoản chi và hồ sơ.
• Nếu doanh nghiệp thiết kế khoản này như một khoản tiền trả thường xuyên, ổn định, được xác định là một bộ phận của tiền lương theo thỏa thuận lao động, cần rà soát khả năng khoản tiền này thuộc tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.
• Vì vậy, không nên chỉ ghi “phụ cấp xăng xe” trên bảng lương rồi mặc định không đóng BHXH.

6. Cách xây dựng chính sách phụ cấp xăng xe phù hợp cho doanh nghiệp

Nếu chính sách được xây dựng thiếu rõ ràng, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong kiểm soát ngân sách, tính lương và xác định nghĩa vụ thuế, bảo hiểm.

Vì vậy, thay vì áp dụng một mức phụ cấp xăng xe giống nhau cho toàn bộ nhân viên, HR nên xây dựng chính sách dựa trên tính chất công việc, tần suất di chuyển, mục đích của khoản hỗ trợ.

6.1. Xác định rõ mục đích của khoản phụ cấp xăng xe

Trước khi quyết định mức phụ cấp, HR cần trả lời câu hỏi: Doanh nghiệp đang hỗ trợ chi phí đi lại cho nhân viên hay đang trả thêm một khoản phúc lợi?

Có thể chia thành hai trường hợp phổ biến:

• Hỗ trợ chi phí phục vụ công việc: áp dụng cho nhân viên phải sử dụng phương tiện cá nhân để gặp khách hàng, đi thị trường, đến công trình hoặc thực hiện nhiệm vụ bên ngoài văn phòng.
• Phúc lợi đi lại: doanh nghiệp hỗ trợ một khoản tiền cố định hàng tháng nhằm tăng đãi ngộ cho nhân viên, dù việc di chuyển có thể không trực tiếp phục vụ nhiệm vụ công việc.

Hai trường hợp này có thể dẫn đến cách quản lý hồ sơ, bảng lương, thuế và BHXH khác nhau. Do đó, HR không nên chỉ đặt tên chung là “phụ cấp xăng xe” mà cần mô tả rõ mục đích, điều kiện và phương thức chi trả trong chính sách.

6.2. Xác định đúng đối tượng được hưởng

Không phải nhân viên nào cũng có nhu cầu sử dụng phương tiện cá nhân cho công việc ở mức giống nhau. Doanh nghiệp nên phân nhóm dựa trên tính chất công việc thay vì áp dụng đồng loạt.

For example:

Cách phân nhóm này giúp doanh nghiệp chi đúng đối tượng, kiểm soát ngân sách, hạn chế cảm giác thiếu công bằng giữa người thường xuyên di chuyển và người chủ yếu làm việc tại văn phòng.

6.3. Xây dựng mức phụ cấp dựa trên thực tế sử dụng

Pháp luật không quy định một mức phụ cấp xăng xe tối đa chung cho mọi doanh nghiệp. Vì vậy, HR có thể xây dựng định mức riêng nhưng cần có cơ sở hợp lý.

Một số phương án phổ biến gồm:

• Khoán cố định theo tháng: phù hợp với vị trí có nhu cầu di chuyển tương đối ổn định. Ví dụ, doanh nghiệp có thể quy định nhân viên kinh doanh được hưởng một mức hỗ trợ cố định mỗi tháng, trong khi nhân viên văn phòng không thuộc diện hưởng.

• Khoán theo ngày công hoặc số ngày thực tế làm việc: phù hợp khi doanh nghiệp muốn điều chỉnh khoản hỗ trợ theo thời gian nhân viên thực tế làm việc.
• Thanh toán theo số km hoặc chuyến đi: phù hợp với nhân viên có tần suất di chuyển không ổn định. HR có thể xây dựng định mức nội bộ dựa trên quãng đường, tần suất và chi phí thực tế.
• Thanh toán theo chi phí phát sinh: phù hợp với những chuyến công tác hoặc nhiệm vụ đặc thù cần kiểm soát chi phí cụ thể.

Khi lựa chọn phương án, HR nên cân đối giữa tính công bằng, khả năng kiểm soát và chi phí quản lý. Không nhất thiết phương án chi tiết nhất là phương án tốt nhất. Nếu doanh nghiệp có hàng nghìn nhân viên, việc yêu cầu theo dõi từng hóa đơn xăng có thể tạo thêm đáng kể công việc hành chính.

6.4. Quy định rõ điều kiện, trường hợp được hưởng

Một chính sách tốt không chỉ quy định “được hưởng bao nhiêu” mà còn phải trả lời được “khi nào được hưởng và khi nào không được hưởng”.

Chính sách nên làm rõ:

• Nhân viên nào thuộc đối tượng hưởng.
• Có bắt buộc sử dụng phương tiện cá nhân hay không.
• Mức hưởng theo tháng, ngày, km hay chuyến.
• Có bị giảm khi nghỉ phép, nghỉ không lương hay không.
• Nhân viên thử việc có được hưởng không.
• Trường hợp chuyển vị trí công việc có thay đổi mức hưởng không.
• Trường hợp doanh nghiệp đã bố trí phương tiện thì có tiếp tục hưởng không.
• Cách xử lý khi nhân viên không còn đáp ứng điều kiện hưởng.

Ví dụ, nhân viên kinh doanh được hưởng phụ cấp xăng xe do thường xuyên sử dụng xe cá nhân để gặp khách hàng. Khi chuyển sang vị trí văn phòng và không còn phát sinh yêu cầu di chuyển phục vụ công việc, chính sách cần quy định rõ thời điểm chấm dứt hoặc điều chỉnh khoản hỗ trợ.

Điều này giúp HR tránh tình trạng phụ cấp được duy trì theo “thói quen trả lương” dù điều kiện hưởng đã thay đổi.

6.5. Quy định phụ cấp xăng xe trong hồ sơ nhân sự và quy chế nội bộ

Doanh nghiệp nên thống nhất cách thể hiện chính sách trong các tài liệu liên quan như:

• Hợp đồng lao động nếu khoản tiền được thỏa thuận trong quan hệ lao động.
• Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp.
• Quy chế tài chính hoặc quy chế chi tiêu nội bộ.
• Quyết định ban hành chính sách phụ cấp.
• Bảng lương và hệ thống quản lý nhân sự.

Đặc biệt, HR cần phối hợp với bộ phận kế toán để thống nhất cách phân loại và hạch toán khoản chi.

Theo hướng dẫn về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH được EY tổng hợp từ Công văn 1198/CTL&BHXH-BHXH, các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại… nếu được ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động thuộc nhóm chế độ, phúc lợi khác thì không phải là tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc. Ngược lại, các khoản phụ cấp lương hoặc khoản bổ sung xác định được mức tiền và được trả thường xuyên, ổn định có cách xác định khác.

Do đó, cách thiết kế chính sách và cách thể hiện khoản tiền trong hồ sơ lao động có ý nghĩa quan trọng, thay vì chỉ căn cứ vào tên gọi “phụ cấp xăng xe”.

6.6. Rà soát chính sách dưới cả 3 góc độ: HR, thuế và BHXH

Đây là bước HR không nên bỏ qua trước khi ban hành chính sách.

Đặc biệt, từ năm 2026, chính sách thuế TNCN đã có thay đổi. Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15 và Nghị định 253/2026/NĐ-CP là những văn bản cần được cập nhật khi doanh nghiệp rà soát chính sách thu nhập, phụ cấp. Nghị định 253/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

Do đó, HR nên phối hợp với kế toán hoặc bộ phận thuế để rà soát chính sách theo quy định tại thời điểm áp dụng, thay vì sử dụng các mẫu phụ cấp xăng xe cũ trên Internet.

6.7. Định kỳ rà soát mức phụ cấp theo thực tế doanh nghiệp

Mức phụ cấp xăng xe không nên được xây dựng một lần rồi giữ nguyên trong nhiều năm. HR có thể rà soát định kỳ dựa trên:

• Biến động chi phí nhiên liệu.
• Phạm vi di chuyển thực tế.
• Số lượng nhân viên được hưởng.
• Tỷ lệ sử dụng phương tiện cá nhân.
• Chi phí phụ cấp bình quân trên mỗi nhóm chức danh.
• Mức độ phù hợp giữa khoản hỗ trợ, yêu cầu công việc.

Điều này cho thấy chính sách phụ cấp không chỉ là một khoản chi phí. Nếu được thiết kế đúng, đây có thể là một công cụ đãi ngộ có mục tiêu, giúp doanh nghiệp hỗ trợ đúng nhóm nhân sự có nhu cầu và tăng tính minh bạch trong chính sách thu nhập.

7. Những sai sót HR thường gặp khi xây dựng phụ cấp xăng xe

Trong quá trình tư vấn triển khai chính sách tiền lương, không ít doanh nghiệp gặp vướng mắc liên quan đến phụ cấp xăng xe dù giá trị khoản chi không lớn. Nguyên nhân chủ yếu đến từ việc chính sách chưa được chuẩn hóa hoặc chưa được cập nhật theo quy định hiện hành.

• Sai sót phổ biến nhất là doanh nghiệp chi trả phụ cấp thường xuyên nhưng không quy định trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tiền lương. Khi đó, khoản chi thiếu căn cứ pháp lý và có thể gây khó khăn trong quá trình giải trình với cơ quan quản lý.
• Một trường hợp khác là doanh nghiệp không lưu giữ chứng từ hoặc hồ sơ thanh toán đối với các khoản chi theo thực tế. Điều này khiến HR và kế toán gặp nhiều áp lực khi quyết toán thuế, đặc biệt nếu khoản hỗ trợ có giá trị lớn hoặc áp dụng cho nhiều nhân viên.
• Nhiều doanh nghiệp cũng nhầm lẫn giữa phụ cấp xăng xe, công tác phí. Hai khoản này có mục đích, căn cứ thanh toán khác nhau nên việc áp dụng sai có thể dẫn đến xác định chưa đúng nghĩa vụ thuế hoặc hạch toán chi phí chưa phù hợp.
• Ngoài ra, một số doanh nghiệp xây dựng chính sách từ nhiều năm trước nhưng không cập nhật khi quy định pháp luật thay đổi. Điều này làm tăng nguy cơ phát sinh sai sót trong quá trình tính lương, kê khai thuế, quyết toán.

Để hạn chế các rủi ro trên, HR nên phối hợp với bộ phận kế toán xây dựng quy trình quản lý phụ cấp thống nhất, thường xuyên rà soát văn bản pháp luật mới và ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự để tự động hóa việc tính toán, lưu trữ hồ sơ cũng như theo dõi lịch sử chi trả.

8. Quản lý phụ cấp xăng xe chính xác bằng phần mềm nhân sự Lạc Việt SureHCS

Việc xây dựng chính sách phụ cấp xăng xe chỉ là bước đầu. Thách thức lớn hơn đối với nhiều doanh nghiệp là làm sao quản lý chính xác hàng trăm, thậm chí hàng nghìn khoản phụ cấp phát sinh mỗi kỳ lương mà vẫn đảm bảo tuân thủ quy định về lao động, thuế và bảo hiểm. Khi quy trình vẫn được thực hiện bằng Excel hoặc xử lý thủ công, HR dễ gặp phải các vấn đề như sai sót công thức, nhầm lẫn mức phụ cấp theo từng chức danh, khó kiểm soát lịch sử điều chỉnh, mất nhiều thời gian đối chiếu dữ liệu giữa các phòng ban.

Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp lựa chọn ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự Lạc Việt SureHCS để số hóa toàn bộ quy trình quản lý tiền lương, phụ cấp.

• Giải pháp cho phép doanh nghiệp thiết lập nhiều loại phụ cấp theo từng nhóm nhân sự, tự động tính toán theo chính sách nội bộ, đồng thời kết nối dữ liệu chấm công, tiền lương, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm trên cùng một hệ thống.
• Nhờ đó, HR không chỉ giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công mà còn nâng cao độ chính xác của bảng lương, đảm bảo tính minh bạch sẵn sàng phục vụ công tác kiểm tra, quyết toán khi cần.
• Bên cạnh đó, hệ thống còn cung cấp các báo cáo phân tích dữ liệu nhân sự theo thời gian thực, hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng hiệu quả hơn.

LAC VIET SUREHCS – HR MANAGEMENT SALARY C&B CUSTOM DEPTH FOR BIG BUSINESS

Lac Viet SureHCS is software HRM personnel management comprehensive, developed by Lac Viet – unit more than 30 years of experience in the field of management software business in Vietnam with international standards such as CMMI Level 3, ISO 9001:2015 and ISO 27001:2013.

SureHCS not only meet the professional personnel standards, which are designed to handle the hr – C&B – wages complex, large-scale, multi-company, multi-sector, in particular in accordance with FDI enterprises, corporations, factory, logistics, aviation, hotel, trade – in service.

The system is flexible deployment On-premise or as a custom model in depth, to help businesses automate the entire process hr – attendance – payroll – benefits – insurance, complete replacement job management using Excel discrete.

The module's core hr software lacviet SureHCS:

• The Recruit – Training: Management throughout the recruitment, integration, training, hr support and build the Talent Pipeline for large-scale enterprise.
• Port information & records Management personnel: Store personnel records, electronic focus, portal self-service for employees and contract labor power on the system.
• The timekeeper: Dots, multi-form (fingerprint, face recognition, Face ID, GPS, Wifi, online), connect many types of timekeeper, support attendance by the hour, shift flexibility for the plant, and hotels.
• The payroll & C&B: Automatic salary calculation according to many models (hour, shift, product, 3P, KPI performance...), link directly attendance data – performance – welfare, completely replace the salary calculator using Excel.
• Welfare – SOCIAL insurance – salary: Flexible benefits management, integrated online social insurance (iCare) and Bank Hub for automatic payroll processing, supporting multi-currency payments for FDI businesses. Integration of digital signatures for personal income tax documents and digital signatures for electronic labor contracts.

INTEGRATED AI ACCELERATED CONVERSION OF HUMAN RESOURCES MANAGEMENT

Lac Viet has officially launched The 3 AI assistant hr deeply integrated into the LV SureHCS including LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume and LV‑AI.Help to automate the task administration, standardized data enhanced experience personnel

• LV‑AI.Docs: automatic dissection transfer data from documents such as CCCD, windows, SOCIAL insurance, by level of digital records, standardized
• LV‑AI.Resume: automatic dissection CV any format, analyst CV auto, construction, candidate profile, find people with the right criteria by prompt intelligent data mining candidate pool efficiency 
• LV‑AI.Help: chatbot internal support, answer questions HR 24/7 access form process quick contextual user

SureHCS particularly suitable for:

• Large-scale enterprise, from 300 to 10,000 hr
• Corporations and enterprises multi-company, multi-branch
• FDI, manufacturing, factory, logistics, aviation should attendance – analysis ca – salary calculator complex
• Businesses are C&B peculiarities, need custom depth according to the actual operating
• Businesses are personnel management using Excel, many types of timekeeper, need automate the entire process

 

TYPICAL CUSTOMERS DEPLOYING LV SUREHCS HRM

SureHCS are trusted and used by many large enterprises and leading corporations such as: Coca-Cola, Takashimaya, Textile Successful, Plastic Long Thanh, Phu Hung Life, Airports of Vietnam (ACV), Long Hau Industrial Park, the business belonging to the SGCthe FDI enterprises in the fields of production, logistics, trade – in service.

• Coca-Cola Vietnam: System deployment LV SureHCS to digitize comprehensive human resource management group has standardized the data, the optimal operating HR according to international model.
• Textile company Success (TCM): Application LV SureHCS to manage hr, payroll, benefits, timekeeping and capacity profile for nearly 5,000 employees across 5 areas of activity – from textiles and fashion to real estate.
• Total company air Port, Vietnam (ACV): Choose to trust LV SureHCS to operate the system large-scale personnel with over 10,000 employees, 24 subdivisions, solved the problem of complex business of modeling state-owned companies.

SIGN UP TO RECEIVE DEMO NOW

Sign up PM hr

PositionBusiness ownerDirector/Deputy directorChief accountantPurchasing managerHead of ITHrHead of MarketingHead of businessProject managementStaffOther

Scale hrSiêu Nhỏ (<20)Nhỏ (<=100)Vừa (<=500)Lớn (<=3000)Very Large (>3000)

IndustryPublic servicesFinance/banking/insuranceConstruction/real estateOil and gas/waterEducation/trainingRetailFood/consumer goodsPharmaceutical/Medical/biotechnologyTextiles/garmentsProduction of heavy industry (mechanical engineering, cement, thẹp, mobile phone...)Paper manufacture/packagingOther manufacturingHigh-tech (IT, electronics)Consulting services/HR/accountingBeauty/spa/aestheticTransportation/warehousingCar/motorcycle/equipmentService residenceFood service/entertainmentOther commercial servicesOther

By clicking the button Send requestyou agreed with Privacy policy information of Vietnam.

Send request

WHY BUSINESSES SHOULD CHOOSE TOUCH THE SUREHCS?

• Customized according to the actual business, no pressure mold as packaged software.
• Handle the personnel – salaries complex that many software HRM other does not respond.
• Deep understanding operated business English & FDI, ensure compliance with legal Vietnam (labour, SOCIAL insurance and personal income tax).
• Ecosystem integration strength: attendance – payroll – bank – SI – electronic contract.

See details, feature & get FREE Demo

CONTACT INFORMATION

• Hotline/Zalo: 0901 555 063
• Email: surehcs@lacviet.com.vn
• Website: https://lacviet.vn | www.surehcs.com
• Office address: 23 Nguyen Thi Huynh, Phu Nhuan, ho chi minh CITY.CITY

Phụ cấp xăng xe là một chính sách đãi ngộ quan trọng giúp doanh nghiệp chia sẻ chi phí đi lại với người lao động, đặc biệt đối với những vị trí thường xuyên di chuyển để phục vụ công việc. Tuy nhiên, để khoản phụ cấp này phát huy hiệu quả và hạn chế rủi ro về thuế cũng như quản lý chi phí, doanh nghiệp cần xây dựng quy chế rõ ràng, lựa chọn phương pháp tính phù hợp, cập nhật kịp thời các quy định pháp luật hiện hành.