Mức đóng BHXH 2026 được xác định như sau: người lao động đóng 10,5% (gồm BHXH, BHYT, BHTN), doanh nghiệp đóng 22% (gồm BHXH, BHYT, BHTN và bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp), nâng tổng tỷ lệ đóng lên 32,5%. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý mức lương làm căn cứ đóng, mức trần đóng BHXH, các khoản thu nhập phải, không phải tính đóng, cũng như cập nhật kịp thời các quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và văn bản hướng dẫn mới nhất để đảm bảo tính lương, kê khai bảo hiểm chính xác hạn chế rủi ro truy thu hoặc xử phạt.
This article Lac Viet cập nhật đầy đủ mức đóng BHXH năm 2026 theo quy định mới nhất, bao gồm tỷ lệ đóng của người lao động và doanh nghiệp, căn cứ tiền lương làm cơ sở đóng, mức trần đóng BHXH, cách tính thực tế, những điểm HR cần lưu ý khi tính lương, kê khai bảo hiểm.
1. Mức đóng BHXH được hiểu như thế nào?
Mức đóng BHXH là tỷ lệ phần trăm mà người lao động và người sử dụng lao động phải trích từ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm để tham gia các quỹ bảo hiểm bắt buộc theo quy định của pháp luật. Khoản đóng này được phân bổ vào nhiều quỹ khác nhau nhằm đảm bảo quyền lợi của người lao động trong các trường hợp như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, thất nghiệp, khám chữa bệnh, hưởng lương hưu khi đủ điều kiện.
Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc được quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và các văn bản hướng dẫn thi hành, bao gồm phần lớn người lao động làm việc theo hợp đồng lao động thuộc diện phải tham gia bảo hiểm bắt buộc, người sử dụng lao động có trách nhiệm đăng ký, trích nộp đầy đủ các khoản bảo hiểm theo quy định.
Từ ngày 01/7/2025, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 chính thức có hiệu lực với nhiều thay đổi về đối tượng tham gia, quyền lợi bảo hiểm, vì vậy năm 2026 là thời điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi triển khai chính sách tiền lương và bảo hiểm.
Đối với doanh nghiệp, mức đóng BHXH không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là một khoản chi phí nhân sự cần được dự toán chính xác trong ngân sách hằng năm. Chỉ cần xác định sai tiền lương đóng BHXH hoặc áp dụng sai tỷ lệ trích nộp cũng có thể dẫn đến tình trạng truy thu, phát sinh tiền chậm đóng hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính. Ngược lại, khi thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu rủi ro pháp lý, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và xây dựng môi trường làm việc minh bạch, chuyên nghiệp.
Với đội ngũ HR và C&B, việc hiểu đúng mức đóng BHXH còn giúp tính lương chính xác, kiểm soát chi phí lao động, tư vấn kịp thời cho ban lãnh đạo khi có thay đổi về chính sách bảo hiểm hoặc tiền lương tối thiểu.
2. Mức đóng BHXH gồm những khoản nào?
Mức đóng BHXH bắt buộc thực tế là tổng hợp của nhiều khoản bảo hiểm khác nhau, trong đó mỗi khoản đều có mục đích riêng nhằm bảo vệ quyền lợi của người lao động trong suốt quá trình làm việc và sau khi nghỉ hưu.
2.1 BHXH bắt buộc
Đây là khoản đóng quan trọng nhất, được sử dụng để chi trả các chế độ như ốm đau, thai sản, hưu trí và tử tuất. Người lao động tham gia đầy đủ sẽ được hưởng các quyền lợi khi nghỉ thai sản, nghỉ ốm có xác nhận của cơ sở y tế, hưởng lương hưu khi đủ điều kiện hoặc trợ cấp cho thân nhân khi không may qua đời.
Ví dụ, một nhân viên nghỉ thai sản đúng quy định sẽ được cơ quan BHXH chi trả chế độ thai sản thay vì doanh nghiệp phải thanh toán toàn bộ tiền lương trong thời gian nghỉ.
2.2 Bảo hiểm y tế (BHYT)
BHYT giúp người lao động giảm đáng kể chi phí khám chữa bệnh tại các cơ sở y tế có ký hợp đồng với cơ quan bảo hiểm. Trong bối cảnh chi phí y tế ngày càng tăng, việc tham gia BHYT giúp người lao động và doanh nghiệp giảm gánh nặng tài chính khi phát sinh điều trị.
Theo thống kê của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, tỷ lệ bao phủ BHYT của Việt Nam đã đạt trên 94% dân số, phản ánh vai trò ngày càng quan trọng của chính sách bảo hiểm y tế trong hệ thống an sinh xã hội.
2.3 Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)
BHTN hỗ trợ người lao động khi mất việc làm thông qua các chế độ như trợ cấp thất nghiệp, tư vấn giới thiệu việc làm và hỗ trợ học nghề. Đây là chính sách giúp người lao động có nguồn tài chính tạm thời trong thời gian tìm kiếm công việc mới, đồng thời góp phần ổn định thị trường lao động.
Đối với doanh nghiệp, việc đóng đầy đủ BHTN cũng giúp hạn chế tranh chấp khi người lao động chấm dứt hợp đồng và thực hiện thủ tục hưởng trợ cấp thất nghiệp.
2.4 Bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp
Khoản bảo hiểm này được sử dụng để chi trả cho người lao động khi gặp tai nạn trong quá trình làm việc hoặc mắc bệnh nghề nghiệp theo quy định của pháp luật. Đây là quỹ đặc biệt có ý nghĩa đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, xây dựng, logistics hoặc những ngành nghề có yếu tố rủi ro cao.
Việc tham gia đầy đủ không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng trách nhiệm pháp lý mà còn thể hiện sự quan tâm đến sức khỏe, sự an toàn của người lao động, góp phần nâng cao mức độ gắn kết và giữ chân nhân sự.
3. Mức đóng BHXH 2026 của người lao động và doanh nghiệp
Mức đóng BHXH năm 2026 được xác định dựa trên tỷ lệ trích nộp của cả người lao động, người sử dụng lao động theo quy định của pháp luật. Khoản tiền này không chỉ bao gồm bảo hiểm xã hội mà còn gồm bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. Việc nắm rõ tỷ lệ đóng giúp HR tính lương chính xác, lập kế hoạch ngân sách nhân sự và hạn chế sai sót khi kê khai với cơ quan BHXH.
Lưu ý rằng tỷ lệ dưới đây áp dụng đối với người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc theo chế độ tiền lương do doanh nghiệp quyết định. Doanh nghiệp cần theo dõi thêm các văn bản hướng dẫn mới nhất nếu có điều chỉnh trong năm 2026.
3.1 Tỷ lệ đóng BHXH của người lao động năm 2026
Theo quy định hiện hành, người lao động tham gia BHXH bắt buộc sẽ phải trích một phần tiền lương hằng tháng để đóng vào các quỹ bảo hiểm như sau:
| Khoản đóng | Tỷ lệ |
| BHXH (Hưu trí, tử tuất) | 8% |
| BHYT | 1,5% |
| BHTN | 1% |
| Total | 10,5% |
Ví dụ, một nhân viên có mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH là 20 triệu đồng/tháng thì số tiền người lao động phải đóng sẽ được tính như sau:
- BHXH: 20.000.000 × 8% = 1.600.000 đồng
- BHYT: 20.000.000 × 1,5% = 300.000 đồng
- BHTN: 20.000.000 × 1% = 200.000 đồng
Tổng số tiền người lao động đóng mỗi tháng là 2.100.000 đồng, tương đương 10,5% mức lương đóng BHXH.
Đối với HR, việc hiểu rõ khoản khấu trừ này sẽ giúp giải thích minh bạch cho người lao động khi có thắc mắc về mức lương thực nhận trên bảng lương.
3.2 Tỷ lệ đóng BHXH của doanh nghiệp năm 2026
Bên cạnh phần người lao động đóng, doanh nghiệp còn phải trích thêm một khoản đáng kể vào quỹ bảo hiểm. Đây là một trong những chi phí nhân sự bắt buộc cần được tính toán ngay từ khâu lập ngân sách tiền lương.
Theo quy định hiện hành, tỷ lệ đóng của doanh nghiệp như sau:
| Khoản đóng | Tỷ lệ |
| BHXH (Ốm đau, thai sản; hưu trí, tử tuất) | 17,5% |
| BHYT | 3% |
| BHTN | 1% |
| Bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp | 0,5% |
| Total | 22% |
Ví dụ, doanh nghiệp có một nhân viên với mức tiền lương đóng BHXH là 20 triệu đồng/tháng thì khoản doanh nghiệp phải đóng sẽ là:
- BHXH: 20.000.000 × 17,5% = 3.500.000 đồng
- BHYT: 20.000.000 × 3% = 600.000 đồng
- BHTN: 20.000.000 × 1% = 200.000 đồng
- Bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp: 20.000.000 × 0,5% = 100.000 đồng
Tổng số tiền doanh nghiệp phải đóng là 4.400.000 đồng/tháng cho nhân viên này.
Nếu doanh nghiệp có 300 lao động với mức lương đóng BHXH bình quân 20 triệu đồng/tháng thì riêng chi phí bảo hiểm bắt buộc đã lên tới khoảng 1,32 tỷ đồng mỗi tháng. Con số này cho thấy việc dự toán chính xác chi phí BHXH có ý nghĩa rất lớn trong quản trị ngân sách nhân sự.
3.3 Tổng mức đóng BHXH năm 2026 là bao nhiêu?
Khi cộng cả phần đóng của người lao động và doanh nghiệp, tổng mức đóng vào các quỹ bảo hiểm bắt buộc hiện nay là 32,5% trên tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.
| Đối tượng | Tổng tỷ lệ đóng |
| Người lao động | 10,5% |
| Business | 22% |
| Total | 32,5% |
Đây là tỷ lệ HR cần sử dụng khi tính toán tổng chi phí lao động (Total Labor Cost). Trên thực tế, chi phí tuyển dụng một nhân viên không chỉ là mức lương ghi trong hợp đồng mà còn bao gồm các khoản bảo hiểm bắt buộc, kinh phí công đoàn (nếu thuộc diện áp dụng), chi phí đào tạo, phúc lợi và các khoản liên quan khác. Việc tính đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng ngân sách nhân sự sát thực tế hơn và tránh phát sinh ngoài kế hoạch.
Theo số liệu của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, đến năm 2024 cả nước có khoảng 19,4 triệu người tham gia BHXH, trong đó hơn 18 triệu người tham gia BHXH bắt buộc, cho thấy BHXH là một trong những chính sách an sinh có phạm vi áp dụng rộng nhất tại Việt Nam..
4. Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH năm 2026
Không phải toàn bộ thu nhập ghi trên bảng lương đều được dùng để tính BHXH. Đây cũng là nội dung khiến nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn nhất khi xây dựng cơ cấu lương, đặc biệt với các doanh nghiệp áp dụng nhiều khoản phụ cấp và thưởng.
4.1 Những khoản thu nhập phải tính đóng BHXH
Theo quy định hiện hành, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bao gồm tiền lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động, các khoản phụ cấp lương và một số khoản bổ sung khác được xác định cụ thể, trả thường xuyên cùng kỳ lương.
Ví dụ, nhân viên có cơ cấu thu nhập như sau:
- Lương chức danh: 15 triệu đồng
- Phụ cấp trách nhiệm: 2 triệu đồng
- Phụ cấp chức vụ: 1 triệu đồng
- Khoản bổ sung cố định: 2 triệu đồng
Trong trường hợp này, mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH là 20 triệu đồng/tháng, vì các khoản trên đều được trả thường xuyên và xác định được mức tiền cụ thể.
Đối với HR, việc phân biệt rõ khoản nào là tiền lương và khoản nào là phúc lợi sẽ giúp xây dựng chính sách đãi ngộ vừa đúng quy định vừa tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.
4.2 Khoản nào không phải đóng BHXH?
Bên cạnh các khoản phải tính đóng BHXH, pháp luật cũng quy định nhiều khoản thu nhập mang tính phúc lợi không phải dùng làm căn cứ đóng bảo hiểm.
Một số khoản phổ biến gồm tiền thưởng theo kết quả sản xuất kinh doanh hoặc thưởng lễ, Tết; tiền ăn giữa ca; hỗ trợ xăng xe; hỗ trợ điện thoại; hỗ trợ đi lại; hỗ trợ giữ trẻ; hỗ trợ hiếu hỷ; trợ cấp khi người lao động gặp khó khăn hoặc các khoản hỗ trợ khác có tính chất phúc lợi theo quy chế của doanh nghiệp.
Ví dụ, một nhân viên có tổng thu nhập thực nhận là 25 triệu đồng/tháng, trong đó gồm:
- Lương và phụ cấp phải đóng BHXH: 20 triệu đồng.
- Thưởng hiệu quả công việc: 3 triệu đồng.
- Tiền ăn giữa ca: 1 triệu đồng.
- Hỗ trợ điện thoại: 1 triệu đồng.
Khi đó, mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH chỉ là 20 triệu đồng, không phải toàn bộ 25 triệu đồng.
Việc xác định đúng các khoản không phải đóng BHXH giúp doanh nghiệp hạn chế nguy cơ bị truy thu hoặc điều chỉnh hồ sơ khi cơ quan BHXH kiểm tra.
4.3 Mức lương tối đa dùng để đóng BHXH
Ngoài mức lương tối thiểu, pháp luật cũng quy định mức tiền lương tối đa được dùng làm căn cứ đóng một số loại bảo hiểm nhằm giới hạn số tiền phải đóng của cả doanh nghiệp và người lao động.
Hiện nay:
- Mức tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH và BHYT tối đa bằng 20 lần mức lương cơ sở.
- Mức tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHTN tối đa bằng 20 lần mức lương tối thiểu vùng áp dụng tại nơi doanh nghiệp hoạt động.
Ví dụ, nếu người lao động có mức lương thực tế 70 triệu đồng/tháng nhưng vượt mức trần đóng BHXH theo quy định thì doanh nghiệp chỉ tính đóng BHXH trên mức trần tương ứng, không phải trên toàn bộ 70 triệu đồng.
Do mức lương cơ sở và mức lương tối thiểu vùng có thể được Chính phủ điều chỉnh theo từng thời kỳ, HR cần cập nhật thường xuyên các nghị định mới để xác định đúng mức trần đóng BHXH, BHYT và BHTN trong năm 2026. Thông tin cập nhật nên được theo dõi từ Cổng thông tin Chính phủ (https://chinhphu.vn) và Bảo hiểm xã hội Việt Nam (https://baohiemxahoi.gov.vn).
5. Cách tính mức đóng BHXH 2026 chi tiết
Việc tính đúng mức đóng BHXH là một trong những nghiệp vụ quan trọng của bộ phận HR. Chỉ cần sai ở bước xác định tiền lương đóng BHXH hoặc áp dụng nhầm tỷ lệ trích nộp, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh hồ sơ, truy thu bảo hiểm hoặc phát sinh tiền chậm đóng. Vì vậy, HR cần nắm rõ công thức tính và cách áp dụng vào từng trường hợp thực tế.
5.1 Công thức tính BHXH
Đối với người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, số tiền phải đóng hằng tháng được tính theo công thức:
Số tiền BHXH phải đóng = Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH × Tỷ lệ đóng
In which:
- Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH là mức lương và các khoản phụ cấp, khoản bổ sung phải tính đóng theo quy định.
- Tỷ lệ đóng được xác định riêng cho người lao động và doanh nghiệp.
Theo quy định hiện hành, tổng tỷ lệ đóng là 32,5%, bao gồm:
- Người lao động đóng 10,5%.
- Doanh nghiệp đóng 22%.
Ví dụ, nếu mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH là 15 triệu đồng/tháng thì:
- Người lao động đóng: 15.000.000 × 10,5% = 1.575.000 đồng.
- Doanh nghiệp đóng: 15.000.000 × 22% = 3.300.000 đồng.
- Tổng số tiền đóng vào các quỹ bảo hiểm là 4.875.000 đồng/tháng.
Điều cần lưu ý là công thức này chỉ áp dụng trên tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, không phải tổng thu nhập thực nhận của người lao động.
5.2 Ví dụ tính BHXH theo từng mức lương
Để HR dễ hình dung, dưới đây là bảng minh họa cách tính mức đóng BHXH với một số mức lương phổ biến.
| Mức lương đóng BHXH | Người lao động (10,5%) | Doanh nghiệp (22%) | Tổng đóng BHXH |
| 8.000.000 đồng | 840.000 đồng | 1.760.000 đồng | 2.600.000 đồng |
| 15.000.000 đồng | 1.575.000 đồng | 3.300.000 đồng | 4.875.000 đồng |
| 25.000.000 đồng | 2.625.000 đồng | 5.500.000 đồng | 8.125.000 đồng |
Ví dụ, doanh nghiệp tuyển một chuyên viên Marketing với mức lương đóng BHXH là 25 triệu đồng/tháng. Khi lập ngân sách nhân sự, HR không nên chỉ tính chi phí tiền lương là 25 triệu đồng mà cần cộng thêm 5,5 triệu đồng tiền bảo hiểm bắt buộc do doanh nghiệp đóng. Như vậy, riêng chi phí tiền lương và bảo hiểm đã là 30,5 triệu đồng/tháng, chưa bao gồm các khoản phúc lợi khác như thưởng, đào tạo, công đoàn hoặc bảo hiểm sức khỏe.
Đối với nhân sự có mức lương cao, HR cũng cần lưu ý quy định về mức trần tiền lương đóng BHXH. Nếu tiền lương thực tế vượt quá mức tối đa theo quy định của pháp luật thì doanh nghiệp chỉ tính đóng trên mức trần, không phải toàn bộ thu nhập. Vì mức lương cơ sở và mức lương tối thiểu vùng có thể được điều chỉnh theo từng thời kỳ, doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên các văn bản mới từ Chính phủ và Bảo hiểm xã hội Việt Nam để áp dụng đúng mức trần trong năm 2026.
5.3 Cách tính chi phí BHXH doanh nghiệp phải dự trù
Đối với doanh nghiệp, BHXH là một trong những khoản chi phí nhân sự lớn và có ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch tài chính. Việc dự trù chính xác ngay từ đầu sẽ giúp HR phối hợp với bộ phận tài chính xây dựng ngân sách sát thực tế, đặc biệt trong các kế hoạch mở rộng quy mô hoặc tuyển dụng số lượng lớn.
Có thể tính chi phí bảo hiểm theo công thức:
Chi phí BHXH doanh nghiệp = Tổng quỹ lương đóng BHXH × 22%
Ví dụ, doanh nghiệp có:
- 100 nhân viên.
- Mức lương đóng BHXH bình quân là 18 triệu đồng/tháng.
Tổng quỹ lương đóng BHXH mỗi tháng là:
100 × 18.000.000 = 1,8 tỷ đồng.
Chi phí BHXH doanh nghiệp phải đóng sẽ là:
1,8 tỷ × 22% = 396 triệu đồng/tháng.
Như vậy, trong một năm doanh nghiệp cần dự trù khoảng 4,75 tỷ đồng chỉ riêng cho các khoản bảo hiểm bắt buộc.
Đây là lý do các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn thường xây dựng kế hoạch nhân sự dựa trên tổng chi phí lao động (Total Labor Cost) thay vì chỉ nhìn vào mức lương trên hợp đồng. Cách tiếp cận này giúp Ban lãnh đạo đánh giá chính xác hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực, chủ động cân đối ngân sách khi mở rộng hoạt động.
6. Những điểm mới của mức đóng BHXH năm 2026 doanh nghiệp cần lưu ý
Năm 2026 là năm đầu tiên doanh nghiệp vận hành toàn diện theo các quy định mới của Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Mặc dù tỷ lệ đóng BHXH không thay đổi ngay khi luật có hiệu lực, nhưng nhiều quy định liên quan đến đối tượng tham gia, quản lý đóng, quyền lợi bảo hiểm đã được điều chỉnh. Điều này đòi hỏi HR cần rà soát lại quy trình quản lý nhân sự, hợp đồng lao động và chính sách C&B để đảm bảo tuân thủ.
Những thay đổi từ Luật BHXH 2024 bắt đầu có hiệu lực
Một trong những điểm đáng chú ý là mở rộng đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Luật mới bổ sung thêm một số nhóm lao động trước đây chưa thuộc diện tham gia, nhằm mở rộng độ bao phủ an sinh xã hội, bảo vệ quyền lợi của người lao động.
Bên cạnh đó, Luật BHXH 2024 cũng điều chỉnh nhiều quy định về chế độ hưởng, tạo điều kiện để người lao động tiếp cận các quyền lợi bảo hiểm thuận lợi hơn, đồng thời tăng cường trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc đăng ký, kê khai, đóng BHXH đúng thời hạn.
Một thay đổi quan trọng khác là xu hướng đẩy mạnh quản lý dữ liệu điện tử, tăng cường kết nối giữa cơ quan BHXH với doanh nghiệp nhằm nâng cao tính minh bạch trong quá trình quản lý lao động và bảo hiểm. Điều này đồng nghĩa với việc các sai sót trong kê khai hoặc chậm đóng sẽ dễ được phát hiện hơn so với trước đây.
Tác động đến doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp, các quy định mới đặt ra yêu cầu cao hơn về tính chính xác trong quản lý hồ sơ lao động, dữ liệu tiền lương. Nếu vẫn xử lý bằng bảng tính Excel hoặc nhập liệu thủ công, HR sẽ mất nhiều thời gian đối chiếu và dễ phát sinh sai sót khi số lượng nhân viên tăng lên.
Ngoài việc bảo đảm tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp cũng cần rà soát lại ngân sách tiền lương, các chính sách đãi ngộ. Những thay đổi về phạm vi tham gia BHXH hoặc điều chỉnh tiền lương tối thiểu trong tương lai đều có thể làm tăng tổng chi phí lao động. Vì vậy, việc xây dựng quỹ lương cần tính đến cả chi phí bảo hiểm, không chỉ mức lương ghi trên hợp đồng.
Đây cũng là thời điểm nhiều doanh nghiệp chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý nhân sự tính lương để tự động cập nhật tỷ lệ đóng, tính các khoản trích nộp, đồng bộ dữ liệu với hồ sơ nhân viên. Cách làm này giúp giảm đáng kể thời gian xử lý nghiệp vụ và hạn chế rủi ro khi cơ quan BHXH thanh tra hoặc đối chiếu dữ liệu.
Tác động đến người lao động
Đối với người lao động, việc tham gia BHXH đầy đủ giúp bảo đảm quyền lợi trong suốt quá trình làm việc, sau khi nghỉ hưu. Mặc dù mỗi tháng phải trích một phần tiền lương để đóng bảo hiểm, nhưng đổi lại người lao động được bảo vệ trước nhiều rủi ro như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, thất nghiệp và hưởng lương hưu khi đủ điều kiện.
Trong ngắn hạn, khoản trích đóng BHXH sẽ làm giảm thu nhập thực nhận so với tổng lương ghi trên hợp đồng. Tuy nhiên, xét về dài hạn, đây là khoản đầu tư cho an sinh ổn định tài chính trong tương lai. Đối với HR, việc truyền thông rõ cơ chế đóng – hưởng và giải thích minh bạch trên bảng lương sẽ giúp người lao động hiểu đúng giá trị của BHXH, từ đó tăng mức độ tin tưởng vào chính sách phúc lợi của doanh nghiệp.
7. Các lỗi HR thường gặp khi tính mức đóng BHXH
Trong thực tế, phần lớn sai sót liên quan đến BHXH không xuất phát từ việc tính toán công thức mà đến từ khâu xác định dữ liệu đầu vào hoặc chưa cập nhật kịp thời các quy định mới. Những lỗi này có thể khiến doanh nghiệp bị truy thu bảo hiểm, tính tiền chậm đóng hoặc phát sinh tranh chấp với người lao động.
7.1 Xác định sai tiền lương đóng BHXH
Đây là lỗi phổ biến nhất tại nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị có cơ cấu thu nhập gồm nhiều khoản phụ cấp, phúc lợi. Nhiều HR nhầm lẫn giữa tổng thu nhập thực nhận và tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, dẫn đến việc đóng thiếu hoặc đóng thừa.
Ví dụ, doanh nghiệp trả cho nhân viên mức thu nhập 22 triệu đồng/tháng, bao gồm lương cơ bản 16 triệu đồng, phụ cấp chức vụ 2 triệu đồng, khoản bổ sung cố định 2 triệu đồng và tiền ăn giữa ca 2 triệu đồng. Nếu HR chỉ đóng BHXH trên mức lương cơ bản hoặc ngược lại tính cả tiền ăn giữa ca vào tiền lương đóng BHXH thì đều không đúng quy định.
Để tránh sai sót, doanh nghiệp cần xây dựng cơ cấu tiền lương rõ ràng ngay từ khi ký hợp đồng lao động, đồng thời phân loại cụ thể khoản nào phải tính đóng BHXH, khoản nào là phúc lợi không thuộc căn cứ đóng.
7.2 Đóng sai mức trần BHXH
Một sai sót khác thường gặp là không áp dụng đúng mức trần tiền lương đóng BHXH đối với lao động có thu nhập cao.
Theo quy định hiện hành, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH và BHYT được giới hạn ở mức tối đa theo quy định của pháp luật, trong khi mức đóng BHTN được tính theo mức trần riêng dựa trên lương tối thiểu vùng. Nếu doanh nghiệp vẫn tính đóng trên toàn bộ mức lương thực nhận khi đã vượt mức trần sẽ làm tăng chi phí không cần thiết. Ngược lại, nếu áp dụng mức trần thấp hơn quy định sẽ dẫn đến đóng thiếu, có nguy cơ bị truy thu.
Vì vậy, HR cần cập nhật thường xuyên các văn bản điều chỉnh mức lương cơ sở và mức lương tối thiểu vùng để xác định đúng mức trần áp dụng trong từng thời kỳ.
7.3 Quên cập nhật mức lương tối thiểu
Mỗi khi Chính phủ điều chỉnh mức lương tối thiểu vùng, doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ hợp đồng lao động và mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ điều chỉnh mức lương trả cho người lao động mà quên cập nhật mức lương đóng BHXH hoặc ngược lại. Điều này khiến hồ sơ giữa hợp đồng lao động, bảng lương, dữ liệu kê khai BHXH không đồng nhất.
Đối với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoạt động ở các địa bàn khác nhau, việc xác định đúng vùng áp dụng mức lương tối thiểu càng trở nên quan trọng. Nếu áp dụng sai vùng lương tối thiểu, toàn bộ dữ liệu đóng BHXH của người lao động có thể phải điều chỉnh.
7.4 Sai tỷ lệ do chưa cập nhật quy định mới
Chính sách BHXH có thể được điều chỉnh thông qua luật, nghị định hoặc các văn bản hướng dẫn của cơ quan chức năng. Nếu HR vẫn sử dụng biểu mẫu hoặc file Excel được xây dựng từ nhiều năm trước mà không cập nhật tỷ lệ đóng hoặc đối tượng áp dụng, nguy cơ tính sai sẽ rất cao.
Đặc biệt, từ khi Luật Bảo hiểm xã hội 2024 có hiệu lực, nhiều quy định liên quan đến đối tượng tham gia, quản lý BHXH đã được sửa đổi. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi thông tin từ Bảo hiểm xã hội Việt Nam và Cổng thông tin Chính phủ thay vì chỉ tham khảo các nguồn không chính thống.
Theo Bảo hiểm xã hội Việt Nam, việc tăng cường chuyển đổi số trong quản lý bảo hiểm giúp cơ quan BHXH dễ dàng đối chiếu dữ liệu doanh nghiệp với dữ liệu thuế và lao động, do đó những sai lệch trong kê khai sẽ được phát hiện nhanh hơn.
7.5 Kê khai BHXH chậm dẫn đến truy thu xử phạt
Ngoài việc tính đúng mức đóng BHXH, doanh nghiệp còn phải thực hiện đúng thời hạn kê khai và nộp tiền bảo hiểm.
Ví dụ, doanh nghiệp tuyển mới 20 nhân viên nhưng chậm đăng ký tham gia BHXH trong nhiều tháng. Khi cơ quan BHXH kiểm tra, doanh nghiệp không chỉ phải truy đóng toàn bộ số tiền bảo hiểm của thời gian trước mà còn có thể phải nộp tiền chậm đóng theo quy định. Nếu tình trạng vi phạm kéo dài hoặc có dấu hiệu trốn đóng BHXH, doanh nghiệp còn có nguy cơ bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật.
Để hạn chế rủi ro này, HR nên xây dựng quy trình phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận tuyển dụng, hành chính nhân sự C&B nhằm bảo đảm mọi biến động nhân sự đều được cập nhật kịp thời trên hệ thống BHXH.
8. Kinh nghiệm giúp doanh nghiệp quản lý mức đóng BHXH chính xác
Việc quản lý BHXH hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn giảm đáng kể thời gian xử lý nghiệp vụ, hạn chế các khoản chi phí phát sinh do sai sót. Dưới đây là những kinh nghiệm được nhiều doanh nghiệp áp dụng trong quá trình quản lý nhân sự và tiền lương.
8.1 Chuẩn hóa dữ liệu lương và phụ cấp
Nền tảng của việc tính đúng BHXH là dữ liệu tiền lương chính xác. Doanh nghiệp nên thống nhất quy định về cơ cấu thu nhập ngay từ đầu, trong đó xác định rõ khoản nào là tiền lương, khoản nào là phụ cấp, khoản nào thuộc nhóm phúc lợi.
Việc chuẩn hóa dữ liệu không chỉ giúp HR tính đúng mức đóng BHXH mà còn tạo sự thống nhất giữa hợp đồng lao động, bảng lương, quyết định điều chỉnh lương, hồ sơ kê khai bảo hiểm. Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoặc trải qua các đợt thanh tra lao động.
8.2 Đồng bộ dữ liệu chấm công – tính lương – BHXH
Ở nhiều doanh nghiệp, dữ liệu chấm công, bảng lương và hồ sơ BHXH vẫn được quản lý trên các file Excel riêng biệt. Cách làm này khiến HR phải nhập liệu nhiều lần dễ phát sinh sai lệch.
Khi dữ liệu được đồng bộ trên cùng một hệ thống, các thông tin như ngày công, tăng ca, nghỉ không lương, điều chỉnh lương hoặc thay đổi chức danh sẽ tự động cập nhật sang bảng lương, hồ sơ BHXH. Điều này giúp giảm đáng kể thời gian xử lý, đồng thời nâng cao độ chính xác trong quá trình tính toán.
8.3 Tự động cập nhật chính sách bảo hiểm
Các quy định về lao động và bảo hiểm thường xuyên được điều chỉnh. Nếu doanh nghiệp chỉ theo dõi thủ công, HR sẽ mất nhiều thời gian để rà soát cập nhật.
Do đó, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình theo dõi định kỳ các văn bản mới từ Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Bộ Nội vụ, Chính phủ. Đối với doanh nghiệp có quy mô lớn, việc sử dụng phần mềm nhân sự có khả năng cập nhật chính sách sẽ giúp giảm đáng kể khối lượng công việc cho HR, hạn chế rủi ro áp dụng sai quy định.
8.4 Kiểm tra đối chiếu trước khi nộp hồ sơ BHXH
Một bước kiểm tra cuối cùng trước khi gửi hồ sơ có thể giúp doanh nghiệp tránh được nhiều sai sót và chi phí phát sinh.
HR nên rà soát các nội dung sau:
- Đối chiếu thông tin nhân viên với hợp đồng lao động.
- Kiểm tra mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.
- Xác nhận đúng tỷ lệ đóng của người lao động và doanh nghiệp.
- Rà soát mức trần đóng BHXH, BHYT, BHTN.
- Kiểm tra các trường hợp tăng lương, nghỉ việc, nghỉ thai sản hoặc điều chuyển chức danh trong kỳ.
- Đối chiếu số liệu giữa bảng lương, hồ sơ BHXH và chứng từ nộp tiền trước khi gửi cơ quan BHXH.
Thực hiện đầy đủ các bước này sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu nguy cơ bị truy thu hoặc phải điều chỉnh hồ sơ sau khi đã nộp.
9. Quản lý BHXH và tính lương tự động với phần mềm nhân sự Lạc Việt SureHCS
Khi số lượng lao động ngày càng lớn và quy định về BHXH liên tục thay đổi, việc quản lý bằng Excel không chỉ làm tăng khối lượng công việc mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro về sai sót dữ liệu. Đây là lý do nhiều doanh nghiệp chuyển sang sử dụng phần mềm quản trị nhân sự để tự động hóa quy trình tính lương, quản lý bảo hiểm.
Lạc Việt SureHCS hỗ trợ tự động tính các khoản trích nộp BHXH, BHYT, BHTN và các khoản liên quan dựa trên dữ liệu tiền lương của từng nhân viên. Hệ thống cho phép thiết lập nhiều phương thức tính lương, nhiều chính sách tiền lương và phụ cấp phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp, giúp giảm đáng kể thời gian xử lý so với phương pháp thủ công.
Đồng bộ chấm công – tính lương – bảo hiểm
Một trong những lợi thế của Lạc Việt SureHCS là kết nối dữ liệu chấm công, tính lương và quản lý bảo hiểm trên cùng một nền tảng. Khi dữ liệu chấm công được cập nhật, hệ thống có thể tự động chuyển sang quy trình tính lương và tính các khoản trích nộp BHXH, hạn chế nhập liệu lặp lại giảm nguy cơ sai lệch giữa các bộ phận. Hệ thống cũng hỗ trợ thiết lập quy định chấm công, tăng ca, làm bù, nghỉ phép theo chính sách doanh nghiệp.
Hỗ trợ kê khai BHXH, thuế TNCN
Phần mềm cho phép theo dõi toàn bộ quá trình tham gia BHXH của người lao động, quản lý hồ sơ bảo hiểm, tính điều chỉnh bảo hiểm khi có thay đổi về lương hoặc chức danh, đồng thời hỗ trợ tích hợp nghiệp vụ BHXH, thuế thu nhập cá nhân theo quy định. Điều này giúp HR giảm thời gian tổng hợp hồ sơ, hạn chế sai sót khi thực hiện kê khai định kỳ.
Báo cáo chi phí BHXH theo thời gian thực
Không chỉ hỗ trợ nghiệp vụ C&B, Lạc Việt SureHCS còn cung cấp hệ thống báo cáo, phân tích dữ liệu nhân sự theo thời gian thực. HR và Ban lãnh đạo có thể theo dõi chi phí tiền lương, chi phí BHXH, tình hình biến động nhân sự và nhiều chỉ số quản trị khác thông qua các báo cáo trực quan. Việc khai thác dữ liệu đa chiều giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh hơn, đồng thời tối ưu ngân sách nhân sự trong dài hạn.
LAC VIET SUREHCS – HR MANAGEMENT SALARY C&B CUSTOM DEPTH FOR BIG BUSINESS
Lac Viet SureHCS is software HRM personnel management comprehensive, developed by Lac Viet – unit more than 30 years of experience in the field of management software business in Vietnam with international standards such as CMMI Level 3, ISO 9001:2015 and ISO 27001:2013.
SureHCS not only meet the professional personnel standards, which are designed to handle the hr – C&B – wages complex, large-scale, multi-company, multi-sector, in particular in accordance with FDI enterprises, corporations, factory, logistics, aviation, hotel, trade – in service.
The system is flexible deployment On-premise or as a custom model in depth, to help businesses automate the entire process hr – attendance – payroll – benefits – insurance, complete replacement job management using Excel discrete.
The module's core hr software lacviet SureHCS:
- The Recruit – Training: Management throughout the recruitment, integration, training, hr support and build the Talent Pipeline for large-scale enterprise.
- Port information & records Management personnel: Store personnel records, electronic focus, portal self-service for employees and contract labor power on the system.
- The timekeeper: Dots, multi-form (fingerprint, face recognition, Face ID, GPS, Wifi, online), connect many types of timekeeper, support attendance by the hour, shift flexibility for the plant, and hotels.
- The payroll & C&B: Automatic salary calculation according to many models (hour, shift, product, 3P, KPI performance...), link directly attendance data – performance – welfare, completely replace the salary calculator using Excel.
- Welfare – SOCIAL insurance – salary: Flexible benefits management, integrated online social insurance (iCare) and Bank Hub for automatic payroll processing, supporting multi-currency payments for FDI businesses. Integration of digital signatures for personal income tax documents and digital signatures for electronic labor contracts.
INTEGRATED AI ACCELERATED CONVERSION OF HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
Lac Viet has officially launched The 3 AI assistant hr deeply integrated into the LV SureHCS including LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume and LV‑AI.Help to automate the task administration, standardized data enhanced experience personnel
- LV‑AI.Docs: automatic dissection transfer data from documents such as CCCD, windows, SOCIAL insurance, by level of digital records, standardized
- LV‑AI.Resume: automatic dissection CV any format, analyst CV auto, construction, candidate profile, find people with the right criteria by prompt intelligent data mining candidate pool efficiency
- LV‑AI.Help: chatbot internal support, answer questions HR 24/7 access form process quick contextual user
SureHCS particularly suitable for:
- Large-scale enterprise, from 300 to 10,000 hr
- Corporations and enterprises multi-company, multi-branch
- FDI, manufacturing, factory, logistics, aviation should attendance – analysis ca – salary calculator complex
- Businesses are C&B peculiarities, need custom depth according to the actual operating
- Businesses are personnel management using Excel, many types of timekeeper, need automate the entire process
TYPICAL CUSTOMERS DEPLOYING LV SUREHCS HRM
SureHCS are trusted and used by many large enterprises and leading corporations such as: Coca-Cola, Takashimaya, Textile Successful, Plastic Long Thanh, Phu Hung Life, Airports of Vietnam (ACV), Long Hau Industrial Park, the business belonging to the SGCthe FDI enterprises in the fields of production, logistics, trade – in service.
- Coca-Cola Vietnam: System deployment LV SureHCS to digitize comprehensive human resource management group has standardized the data, the optimal operating HR according to international model.
- Textile company Success (TCM): Application LV SureHCS to manage hr, payroll, benefits, timekeeping and capacity profile for nearly 5,000 employees across 5 areas of activity – from textiles and fashion to real estate.
- Total company air Port, Vietnam (ACV): Choose to trust LV SureHCS to operate the system large-scale personnel with over 10,000 employees, 24 subdivisions, solved the problem of complex business of modeling state-owned companies.
SIGN UP TO RECEIVE DEMO NOW
WHY BUSINESSES SHOULD CHOOSE TOUCH THE SUREHCS?
- Customized according to the actual business, no pressure mold as packaged software.
- Handle the personnel – salaries complex that many software HRM other does not respond.
- Deep understanding operated business English & FDI, ensure compliance with legal Vietnam (labour, SOCIAL insurance and personal income tax).
- Ecosystem integration strength: attendance – payroll – bank – SI – electronic contract.
See details, feature & get FREE Demo
CONTACT INFORMATION:
- Hotline/Zalo: 0901 555 063
- Email: surehcs@lacviet.com.vn
- Website: https://lacviet.vn | www.surehcs.com
- Office address: 23 Nguyen Thi Huynh, Phu Nhuan, ho chi minh CITY.CITY
Việc nắm rõ mức đóng BHXH 2026 không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn là nền tảng để quản lý chi phí nhân sự hiệu quả, xây dựng chính sách tiền lương minh bạch, đảm bảo đầy đủ quyền lợi cho người lao động. Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc thường xuyên biến động nhân sự, việc ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự như Lạc Việt SureHCS sẽ giúp tự động hóa quy trình tính lương, tính BHXH, quản lý hồ sơ bảo hiểm và cập nhật chính sách mới, từ đó giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian xử lý và nâng cao hiệu quả quản trị nguồn nhân lực.
