Tiền lương đóng BHXH 2026: Cách tính, mức tối thiểu và tối đa mới nhất 

Bài viết dưới đây Lạc Việt sẽ giúp bạn hiểu rõ tiền lương đóng BHXH là gì, những khoản thu nhập nào phải tính đóng bảo hiểm, cách xác định mức lương đóng BHXH tối thiểu, mức lương đóng BHXH tối đa cũng như hướng dẫn cách tính mức lương đóng BHXH năm 2026 theo quy định mới nhất.

1. Tiền lương đóng BHXH là gì? Tại sao cần xác định đúng?

1.1 Tiền lương đóng BHXH là gì?

Tiền lương đóng BHXH là mức tiền lương được sử dụng làm căn cứ để người sử dụng lao động và người lao động trích nộp bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định của pháp luật. Đây cũng là cơ sở để tính các chế độ như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí và tử tuất. Vì vậy, xác định đúng tiền lương đóng BHXH không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định mà còn bảo đảm đầy đủ quyền lợi an sinh cho người lao động.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn giữa tiền lương đóng BHXH với lương ghi trên hợp đồng lao động hoặc tổng thu nhập hằng tháng của người lao động. Sự nhầm lẫn này dễ dẫn đến việc đóng thiếu hoặc đóng sai mức quy định, kéo theo nguy cơ bị truy thu, tính lãi chậm đóng hoặc xử phạt khi cơ quan bảo hiểm kiểm tra.

Để tránh sai sót, HR và bộ phận C&B cần phân biệt rõ các khái niệm sau:

• Tiền lương đóng BHXH là khoản tiền lương được xác định theo quy định của pháp luật được dùng làm căn cứ tính mức đóng BHXH. Tùy từng trường hợp, tiền lương này bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh cùng các khoản phụ cấp, khoản bổ sung đáp ứng điều kiện tính đóng theo quy định hiện hành.
• Tiền lương ghi trên hợp đồng lao động là mức lương hai bên thỏa thuận trong hợp đồng. Khoản tiền này là cơ sở để xác định tiền lương đóng BHXH nhưng không phải lúc nào cũng trùng với mức đóng, bởi còn phụ thuộc vào các khoản phụ cấp và khoản bổ sung được thỏa thuận trong hợp đồng.
• Thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là tổng thu nhập dùng để tính thuế theo quy định của pháp luật về thuế. Khoản thu nhập này có phạm vi rộng hơn tiền lương đóng BHXH vì có thể bao gồm tiền thưởng, hoa hồng, lợi ích bằng tiền hoặc hiện vật cùng nhiều khoản thu nhập khác.
• Thu nhập thực nhận là số tiền người lao động nhận được sau khi đã trừ các khoản phải khấu trừ như BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN, cộng thêm các khoản hỗ trợ, thưởng hoặc phúc lợi khác. Do đó, thu nhập thực nhận gần như không bao giờ là căn cứ để tính đóng BHXH.

Ví dụ, một nhân viên có các khoản thu nhập như sau:

Trong trường hợp phụ cấp trách nhiệm thuộc khoản phải tính đóng BHXH, còn hỗ trợ điện thoại, thưởng KPI được quy định là khoản phúc lợi hoặc thưởng không dùng làm căn cứ đóng BHXH, thì tiền lương đóng BHXH của người lao động là 20.000.000 đồng, thay vì tổng thu nhập 23.500.000 đồng. Việc phân loại đúng từng khoản thu nhập ngay từ khâu xây dựng chính sách lương sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế điều chỉnh hồ sơ và giảm rủi ro khi thanh tra.

1.2 Vì sao doanh nghiệp phải xác định đúng tiền lương đóng BHXH?

Đối với bộ phận HR và C&B, việc xác định đúng tiền lương đóng BHXH không đơn thuần là thực hiện nghĩa vụ với cơ quan bảo hiểm mà còn là yếu tố quan trọng trong quản trị chi phí nhân sự, quản trị rủi ro pháp lý.

Nếu doanh nghiệp đóng BHXH thấp hơn quy định bằng cách tách một phần tiền lương thành các khoản phụ cấp hoặc hỗ trợ không đúng bản chất, doanh nghiệp có thể bị cơ quan BHXH yêu cầu truy đóng toàn bộ phần còn thiếu, tính lãi chậm đóng, xử lý vi phạm theo quy định hiện hành. Ngược lại, nếu xác định sai theo hướng đóng cao hơn thực tế, doanh nghiệp sẽ phát sinh chi phí lao động không cần thiết trong thời gian dài.

Đối với người lao động, tiền lương đóng BHXH ảnh hưởng trực tiếp đến mức hưởng các chế độ như:

• Trợ cấp ốm đau.
• Chế độ thai sản.
• Trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
• Lương hưu.
• Trợ cấp tử tuất.

Nói cách khác, mức đóng BHXH hôm nay sẽ quyết định phần lớn quyền lợi an sinh mà người lao động được hưởng trong tương lai.

Ở góc độ quản trị doanh nghiệp, việc xây dựng chính sách tiền lương minh bạch, xác định đúng căn cứ đóng BHXH còn mang lại nhiều lợi ích như giảm thời gian giải trình với cơ quan quản lý, hạn chế tranh chấp lao động và nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thị trường tuyển dụng.

Trong bối cảnh Luật BHXH 2024 có nhiều quy định mới bắt đầu được áp dụng từ năm 2026, HR cần thường xuyên cập nhật chính sách để bảo đảm hệ thống tiền lương, hợp đồng lao động và quy chế trả lương luôn đồng bộ với quy định pháp luật.

2. Căn cứ pháp lý về lương đóng BHXH mới nhất năm 2026

Khi xác định tiền lương đóng BHXH, doanh nghiệp nên tham chiếu đồng thời nhiều văn bản pháp luật thay vì chỉ dựa trên Luật Bảo hiểm xã hội. Điều này giúp bảo đảm việc xây dựng chính sách tiền lương và thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm được thống nhất, hạn chế rủi ro khi cơ quan chức năng thanh tra.

Các căn cứ pháp lý quan trọng gồm:

• Luật Bảo hiểm xã hội 2024, quy định nguyên tắc xác định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc, mức đóng tối thiểu, mức đóng tối đa, quyền lợi của người lao động.
• Bộ luật Lao động 2019, quy định về tiền lương, hợp đồng lao động, nguyên tắc trả lương và quyền, nghĩa vụ của người sử dụng lao động.
• Các nghị định hướng dẫn thi hành Luật BHXH, quy định chi tiết về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, các khoản phụ cấp, khoản bổ sung phải hoặc không phải tính đóng.
• Văn bản hướng dẫn của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, được ban hành định kỳ để hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện thống nhất khi có thay đổi về chính sách hoặc nghiệp vụ.

Đối với HR và C&B, việc cập nhật kịp thời các quy định mới không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo nền tảng để xây dựng chính sách lương, thưởng, phúc lợi minh bạch, hạn chế sai sót trong quá trình tính lương và trích nộp BHXH.

3. Tiền lương đóng BHXH gồm những khoản nào?

Việc hiểu rõ từng thành phần của tiền lương đóng BHXH sẽ giúp HR xây dựng chính sách tiền lương minh bạch, hạn chế rủi ro bị truy thu khi cơ quan BHXH thanh tra, đồng thời bảo đảm quyền lợi lâu dài cho người lao động.

3.1 Mức lương theo công việc hoặc chức danh

Thành phần đầu tiên của tiền lương đóng BHXH là mức lương theo công việc hoặc chức danh được ghi trong hợp đồng lao động. Đây là khoản tiền phản ánh giá trị của vị trí công việc mà người lao động đảm nhiệm, được hai bên thỏa thuận và là cơ sở để tính các khoản bảo hiểm bắt buộc.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp gọi khoản này là lương cơ bản, lương chức danh hoặc lương chính. Dù tên gọi khác nhau nhưng nếu đây là mức lương trả cho công việc hoặc chức danh đã thỏa thuận thì đều được tính vào tiền lương đóng BHXH.

Đối với HR, cần lưu ý không nên cố tình hạ thấp mức lương theo chức danh rồi chuyển phần lớn thu nhập sang các khoản phụ cấp hoặc hỗ trợ nhằm giảm chi phí BHXH. Khi cơ quan quản lý xác định các khoản chi trả này thực chất là tiền lương, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh hồ sơ và truy đóng theo quy định.

3.2 Các khoản phụ cấp phải tính đóng BHXH

Bên cạnh mức lương theo công việc hoặc chức danh, nhiều doanh nghiệp còn chi trả các khoản phụ cấp nhằm bù đắp điều kiện lao động, tính chất công việc hoặc trách nhiệm của người lao động. Tuy nhiên, không phải mọi khoản phụ cấp đều phải đóng BHXH.

Theo quy định hiện hành, các khoản phụ cấp được trả ổn định, thường xuyên gắn với công việc sẽ được tính vào tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.

Một số khoản phụ cấp thường gặp gồm:

Thay vì chỉ nhìn vào tên gọi của khoản phụ cấp, HR nên xem xét mục đích chi trả, tần suất chi trả và nội dung thể hiện trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tiền lương. Đây là những yếu tố quan trọng mà cơ quan BHXH sử dụng khi kiểm tra việc xác định tiền lương đóng BHXH.

3.3 Các khoản bổ sung xác định được mức tiền cụ thể

Ngoài mức lương – phụ cấp, Luật BHXH 2024 còn quy định các khoản bổ sung khác được xác định trước về mức tiền và trả thường xuyên trong mỗi kỳ lương cũng thuộc tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.

Đặc điểm của nhóm khoản này là doanh nghiệp và người lao động đã thống nhất mức tiền cụ thể ngay từ đầu, đồng thời khoản tiền được chi trả đều đặn hàng tháng.

Ví dụ, doanh nghiệp quy định trong hợp đồng lao động người lao động được nhận thêm 2 triệu đồng mỗi tháng để bù đắp yêu cầu đặc thù của công việc, khoản này được trả cố định cùng kỳ lương. Trong trường hợp này, khoản bổ sung sẽ được cộng vào tiền lương đóng BHXH.

Ngược lại, nếu khoản bổ sung chỉ phát sinh theo kết quả kinh doanh, hiệu suất làm việc hoặc không xác định trước mức tiền thì thường không thuộc nhóm khoản bổ sung phải tính đóng BHXH. Vì vậy, HR cần rà soát kỹ nội dung hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng và quy chế trả lương để phân loại chính xác từng khoản thu nhập.

3.4 Những khoản không phải đóng BHXH

Không phải mọi khoản người lao động nhận được đều là căn cứ đóng BHXH. Pháp luật hiện hành quy định nhiều khoản mang tính chất phúc lợi hoặc hỗ trợ sẽ không tính vào tiền lương đóng BHXH, giúp doanh nghiệp có cơ sở xây dựng chính sách đãi ngộ linh hoạt mà vẫn tuân thủ quy định.

Các khoản thường gặp gồm:

Ví dụ, một nhân viên nhận lương theo chức danh 18 triệu đồng, phụ cấp trách nhiệm 2 triệu đồng, thưởng KPI 4 triệu đồng, hỗ trợ điện thoại 500.000 đồng. Trong trường hợp thưởng KPI được trả theo kết quả công việc và hỗ trợ điện thoại là khoản phúc lợi được quy định riêng, tiền lương đóng BHXH sẽ chỉ bao gồm 20 triệu đồng là lương chức danh và phụ cấp trách nhiệm, không bao gồm khoản thưởng KPI, hỗ trợ điện thoại.

4. Mức lương đóng BHXH tối đa năm 2026

4.1 Quy định về mức trần đóng BHXH

Không phải toàn bộ thu nhập của người lao động đều được dùng để tính đóng BHXH. Pháp luật hiện hành quy định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc có mức tối đa, hay còn gọi là mức trần đóng BHXH. Quy định này nhằm bảo đảm sự cân đối của quỹ BHXH, đồng thời thống nhất nguyên tắc đóng – hưởng đối với mọi đối tượng tham gia.

Theo Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng. Trong giai đoạn chưa bãi bỏ mức lương cơ sở, mức tham chiếu được xác định bằng mức lương cơ sở theo quy định của Chính phủ.

Từ ngày 01/7/2026, mức lương cơ sở được điều chỉnh lên 2.530.000 đồng/tháng, đồng nghĩa với việc mức lương đóng BHXH tối đa là 50.600.000 đồng/tháng (2.530.000 × 20). Đây là mức trần áp dụng để tính các khoản đóng BHXH bắt buộc của cả người lao động và người sử dụng lao động.

Đối với bộ phận C&B, việc cập nhật mức trần này rất quan trọng vì chỉ cần áp dụng sai sẽ dẫn đến tính sai chi phí nhân sự, sai số tiền phải trích nộp BHXH gây phát sinh điều chỉnh hồ sơ với cơ quan bảo hiểm.

4.2 Cách xác định mức lương đóng BHXH tối đa

Nguyên tắc xác định khá đơn giản: doanh nghiệp trước tiên xác định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH của người lao động theo quy định. Sau đó so sánh với mức trần đang áp dụng.

• Nếu tiền lương đóng BHXH thấp hơn hoặc bằng mức trần, doanh nghiệp đóng theo đúng mức tiền lương đó.
• Nếu tiền lương đóng BHXH cao hơn mức trần, doanh nghiệp chỉ phải đóng trên mức trần, phần thu nhập vượt trần sẽ không phải tính đóng BHXH.

Ví dụ, từ ngày 01/7/2026, một Giám đốc kinh doanh có tiền lương làm căn cứ đóng BHXH là 65 triệu đồng/tháng. Do mức trần đóng BHXH là 50,6 triệu đồng/tháng, doanh nghiệp chỉ tính đóng BHXH trên 50,6 triệu đồng, không phải trên toàn bộ 65 triệu đồng.

Bảng minh họa:

Việc áp dụng đúng mức trần giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ quy định, vừa tránh phát sinh chi phí BHXH không cần thiết đối với nhóm nhân sự có thu nhập cao.

4.3 Trường hợp người lao động có thu nhập rất cao

Tại các doanh nghiệp lớn, không ít vị trí như Tổng giám đốc, CEO, Giám đốc tài chính, chuyên gia công nghệ hoặc chuyên gia nước ngoài có mức thu nhập từ vài chục đến hàng trăm triệu đồng mỗi tháng. Đây cũng là nhóm khiến HR dễ nhầm lẫn khi tính tiền lương đóng BHXH.

Ví dụ, một CEO có tổng thu nhập hằng tháng 120 triệu đồng, bao gồm lương chức danh, phụ cấp trách nhiệm và các khoản bổ sung phải tính đóng BHXH. Dù tổng thu nhập rất cao, doanh nghiệp vẫn chỉ thực hiện đóng BHXH trên mức lương tối đa theo quy định, không phải trên toàn bộ 120 triệu đồng.

Tuy nhiên, HR cần lưu ý rằng mức trần chỉ áp dụng đối với tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, không có nghĩa là mọi khoản thu nhập vượt mức này đều được miễn các nghĩa vụ khác. Thuế thu nhập cá nhân, chế độ phúc lợi hoặc các khoản bảo hiểm thương mại (nếu có) vẫn được thực hiện theo quy định riêng.

Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp nên rà soát định kỳ cơ cấu tiền lương của nhóm quản lý cấp cao, đặc biệt khi có thay đổi về mức lương cơ sở hoặc mức tham chiếu.

5. Mức lương đóng BHXH tối thiểu năm 2026

5.1 Nguyên tắc xác định mức lương tối thiểu

Đối với doanh nghiệp, xác định đúng mức lương đóng BHXH tối thiểu là yêu cầu bắt buộc để bảo đảm tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro truy thu. Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH của người lao động làm việc theo hợp đồng lao động không được thấp hơn mức lương tối thiểu do Chính phủ quy định đối với công việc hoặc chức danh trong điều kiện lao động bình thường.

Điều này có nghĩa là doanh nghiệp không thể thỏa thuận mức lương đóng BHXH thấp hơn mức lương tối thiểu vùng, ngay cả khi người lao động đồng ý. Nếu mức lương trên hợp đồng thấp hơn quy định, cơ quan BHXH sẽ yêu cầu điều chỉnh để bảo đảm quyền lợi của người lao động và đúng quy định pháp luật.

Ngoài việc đáp ứng mức lương tối thiểu vùng, HR cũng cần lưu ý đến tính chất của công việc. Đối với những vị trí có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc công việc yêu cầu lao động đã qua đào tạo, doanh nghiệp phải xây dựng mức lương phù hợp theo quy định của pháp luật lao động và quy chế tiền lương nội bộ.

5.2 Mức lương tối thiểu áp dụng năm 2026

Theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/01/2026, mức lương tối thiểu vùng được điều chỉnh tăng bình quân khoảng 7,2% so với năm 2025. Đây cũng là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp xác định mức lương đóng BHXH tối thiểu đối với người lao động làm việc theo hợp đồng.

Mức lương tối thiểu tháng năm 2026 được áp dụng như sau:

Bên cạnh mức lương tối thiểu tháng, Chính phủ cũng quy định mức lương tối thiểu theo giờ tương ứng là 25.500 đồng, 22.700 đồng, 20.000 đồng và 17.800 đồng đối với bốn vùng. Quy định này tạo cơ sở để doanh nghiệp sử dụng lao động theo giờ hoặc bán thời gian xác định mức trả lương phù hợp.

Đối với người lao động đã qua đào tạo hoặc học nghề, doanh nghiệp cũng cần rà soát quy chế tiền lương, các quy định hiện hành để xây dựng mức lương tương xứng với yêu cầu công việc, tránh chỉ tập trung vào mức tối thiểu mà bỏ qua yếu tố kỹ năng trình độ chuyên môn.

5.3 Nếu doanh nghiệp đóng thấp hơn mức tối thiểu sẽ thế nào?

Việc đóng BHXH thấp hơn mức lương tối thiểu không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động mà còn tạo ra nhiều rủi ro pháp lý và tài chính cho doanh nghiệp.

Trước hết, khi cơ quan BHXH kiểm tra phát hiện mức đóng không đúng quy định, doanh nghiệp sẽ phải truy đóng toàn bộ phần BHXH còn thiếu cho khoảng thời gian đã kê khai sai. Bên cạnh số tiền phải truy đóng, doanh nghiệp còn có thể phải nộp tiền lãi chậm đóng theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội. Trường hợp vi phạm nghiêm trọng hoặc kéo dài còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.

Đối với người lao động, việc đóng BHXH trên mức lương thấp hơn quy định sẽ làm giảm quyền lợi khi hưởng các chế độ như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp hoặc lương hưu. Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp kê khai mức lương đóng BHXH thấp hơn thực tế trong nhiều năm, người lao động có thể bị giảm mức hưởng lương hưu sau này vì tiền lương đóng BHXH là một trong những căn cứ quan trọng để tính chế độ hưu trí.

Ở góc độ quản trị, việc phải truy đóng BHXH cho hàng chục hoặc hàng trăm lao động có thể tạo áp lực lớn lên dòng tiền, làm tăng chi phí nhân sự ngoài kế hoạch. Do đó, thay vì chỉ kiểm tra khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng, HR nên chủ động rà soát định kỳ mức lương trên hợp đồng, bảng lương và dữ liệu kê khai BHXH để phát hiện sai lệch sớm.

6. Cách tính mức lương đóng BHXH năm 2026

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH của người lao động trong doanh nghiệp được xác định trên cơ sở mức lương theo công việc hoặc chức danh cùng với các khoản phụ cấp lương và khoản bổ sung khác thuộc diện phải tính đóng theo quy định.

6.1 Công thức xác định tiền lương đóng BHXH

Về nguyên tắc, công thức xác định tiền lương đóng BHXH khá đơn giản:

Tiền lương đóng BHXH = Mức lương theo công việc hoặc chức danh + Phụ cấp lương phải đóng BHXH + Khoản bổ sung khác phải đóng BHXH

Sau khi xác định được tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, doanh nghiệp cần kiểm tra thêm hai điều kiện:

• Không thấp hơn mức lương tối thiểu áp dụng đối với người lao động theo quy định.
• Không vượt quá mức trần đóng BHXH (20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng).

Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không được tùy ý lựa chọn mức đóng BHXH thấp hơn quy định để giảm chi phí, đồng thời cũng không phải đóng trên toàn bộ thu nhập nếu tiền lương vượt mức trần.

6.2 Ví dụ tính lương đóng BHXH đơn giản

Để dễ hình dung, giả sử một nhân viên có cơ cấu thu nhập như sau:

Trong trường hợp này:

• Lương theo chức danh được tính đóng BHXH.
• Phụ cấp trách nhiệm được tính đóng BHXH.
• Phụ cấp khu vực được tính đóng BHXH.
• Hỗ trợ điện thoại không thuộc khoản phải đóng BHXH.
• Thưởng KPI mang tính thưởng theo kết quả công việc nên không dùng làm căn cứ đóng BHXH.

Như vậy:

Tiền lương đóng BHXH = 16.000.000 + 2.000.000 + 1.000.000 = 19.000.000 đồng/tháng.

Trong khi đó, tổng thu nhập thực nhận của người lao động là 22.500.000 đồng. Ví dụ này cho thấy tổng thu nhập và tiền lương đóng BHXH là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. Nếu HR không phân loại đúng từng khoản thu nhập sẽ rất dễ xác định sai mức đóng bảo hiểm.

6.3 Ví dụ bảng lương thực tế của nhân viên

Trong thực tế, HR nên xây dựng bảng phân loại các khoản thu nhập ngay từ khi thiết kế chính sách tiền lương. Cách làm này giúp bộ phận tính lương, kế toán, bảo hiểm thống nhất cách xác định tiền lương đóng BHXH.

Trong ví dụ trên, tiền lương đóng BHXH là 26.000.000 đồng, mặc dù tổng thu nhập người lao động nhận được trong tháng cao hơn nhiều.

Đây cũng là phương pháp mà nhiều doanh nghiệp áp dụng để chuẩn hóa dữ liệu tiền lương trước khi thực hiện kê khai BHXH điện tử, giúp giảm thời gian đối chiếu khi cơ quan bảo hiểm kiểm tra.

7. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi xây dựng tiền lương đóng BHXH?

Việc xác định đúng tiền lương đóng BHXH không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn giảm đáng kể nguy cơ bị truy thu, xử phạt hoặc phát sinh tranh chấp với người lao động. Vì vậy, HR cần xây dựng hệ thống tiền lương một cách nhất quán ngay từ khâu ký kết hợp đồng lao động và quản lý dữ liệu tiền lương.

7.1 Đồng bộ giữa hợp đồng lao động và bảng lương

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến doanh nghiệp bị cơ quan BHXH yêu cầu điều chỉnh hồ sơ là thông tin trên hợp đồng lao động không thống nhất với bảng lương hoặc quy chế trả lương.

Ví dụ, hợp đồng lao động ghi mức lương theo chức danh là 15 triệu đồng nhưng bảng lương hằng tháng lại chia thành nhiều khoản như lương cơ bản, phụ cấp cố định, khoản bổ sung thường xuyên mà không thể hiện rõ bản chất từng khoản. Khi thanh tra, cơ quan BHXH sẽ đối chiếu toàn bộ hồ sơ, bao gồm hợp đồng lao động, bảng lương, quy chế tiền lương, quyết định bổ nhiệm và chứng từ chi trả để xác định đúng tiền lương làm căn cứ đóng BHXH. Nếu phát hiện khoản thu nhập đáng lẽ phải tính đóng nhưng chưa được kê khai, doanh nghiệp có thể phải truy đóng cho cả người lao động và người sử dụng lao động theo quy định.

Để hạn chế rủi ro, HR nên rà soát định kỳ tính thống nhất giữa hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, bảng lương, quy chế trả lương trước khi thực hiện kê khai BHXH.

7.2 Xây dựng chính sách lương minh bạch

Nhiều doanh nghiệp vẫn có xu hướng chia nhỏ thu nhập thành nhiều khoản hỗ trợ hoặc phụ cấp với mục đích giảm số tiền đóng BHXH. Tuy nhiên, nếu các khoản này được trả cố định và thường xuyên thì vẫn có thể được xác định là tiền lương làm căn cứ đóng BHXH theo quy định của Luật BHXH 2024.

Thay vì tập trung vào việc giảm mức đóng trước mắt, doanh nghiệp nên xây dựng cơ cấu tiền lương dựa trên giá trị công việc, quy định pháp luật. Cách tiếp cận này không chỉ giúp giảm rủi ro pháp lý mà còn góp phần nâng cao thương hiệu tuyển dụng. Người lao động ngày càng quan tâm đến việc doanh nghiệp đóng BHXH đúng mức vì đây là cơ sở để hưởng các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động và lương hưu trong tương lai.

7.3 Kiểm tra định kỳ hồ sơ BHXH

Chính sách tiền lương và quy định về BHXH có thể thay đổi theo từng giai đoạn. Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp cũng thường xuyên phát sinh các trường hợp điều chỉnh lương, bổ nhiệm chức vụ, thay đổi phụ cấp hoặc chuyển đổi hình thức trả lương.

Nếu không kiểm tra định kỳ, HR rất dễ bỏ sót những thay đổi ảnh hưởng đến tiền lương đóng BHXH. Điều này có thể dẫn đến sai lệch dữ liệu kéo dài trong nhiều tháng trước khi được phát hiện.

Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình đối chiếu dữ liệu BHXH theo chu kỳ hằng tháng hoặc hằng quý, bao gồm việc kiểm tra thông tin hợp đồng lao động, mức lương, phụ cấp, khoản bổ sung, dữ liệu đã kê khai với cơ quan BHXH. Việc phát hiện sai sót sớm sẽ giúp giảm chi phí điều chỉnh và hạn chế nguy cơ bị truy thu trong các đợt thanh tra.

7.4 Chuẩn hóa dữ liệu Payroll để hạn chế truy thu

Khi quy mô doanh nghiệp ngày càng lớn, việc quản lý tiền lương bằng nhiều tệp Excel riêng lẻ dễ dẫn đến tình trạng dữ liệu thiếu đồng nhất. Chỉ cần một thay đổi về mức lương hoặc phụ cấp không được cập nhật đồng thời trên hợp đồng lao động, bảng lương, hồ sơ BHXH cũng có thể tạo ra sai lệch trong quá trình kê khai.

Chuẩn hóa dữ liệu Payroll là giải pháp giúp HR quản lý toàn bộ thông tin nhân sự trên cùng một hệ thống. Khi dữ liệu được cập nhật tập trung, mọi thay đổi về mức lương, phụ cấp hoặc khoản bổ sung đều được đồng bộ sang quy trình tính lương và trích nộp BHXH. Điều này không chỉ giảm thời gian xử lý thủ công mà còn giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát rủi ro, đặc biệt trong bối cảnh Luật BHXH 2024 yêu cầu việc xác định tiền lương đóng BHXH phải dựa trên bản chất các khoản thu nhập thay vì chỉ dựa vào tên gọi.

8. Ứng dụng phần mềm để quản lý tiền lương đóng BHXH chính xác

Excel vẫn là công cụ được nhiều doanh nghiệp sử dụng để quản lý bảng lương, đặc biệt ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, khi số lượng nhân sự tăng lên hoặc cơ cấu tiền lương trở nên phức tạp, Excel bắt đầu bộc lộ nhiều hạn chế.

Chỉ cần một công thức bị sao chép sai hoặc một ô dữ liệu không được cập nhật, toàn bộ kết quả tính tiền lương đóng BHXH có thể bị ảnh hưởng. Việc kiểm tra lại lịch sử điều chỉnh lương, thay đổi phụ cấp hoặc truy xuất hồ sơ của từng nhân viên cũng mất nhiều thời gian. Đặc biệt, khi quy định pháp luật thay đổi, HR phải cập nhật thủ công hàng loạt công thức biểu mẫu, làm tăng nguy cơ sai sót.

Để giảm thiểu sai sót trong quá trình tính tiền lương đóng BHXH, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản trị nhân sự tích hợp thay vì quản lý bằng bảng tính thủ công.

• Thiết lập linh hoạt nhiều công thức tiền lương, phụ cấp, chính sách trả lương phù hợp với từng nhóm nhân sự.
• Hệ thống quản lý tập trung hồ sơ nhân viên, hồ sơ lương, phụ cấp, quỹ lương, nghiệp vụ trích nộp BHXH trên cùng một nền tảng.
• Theo dõi xuyên suốt quá trình tham gia BHXH của người lao động, tự động tính điều chỉnh bảo hiểm và tích hợp các nghiệp vụ BHXH, thuế thu nhập cá nhân theo quy định hiện hành.
• Dữ liệu chấm công, tính lương, bảo hiểm được kết nối đồng bộ, giúp hạn chế nhập liệu nhiều lần giảm đáng kể sai sót trong quá trình tính toán.
• Cung cấp hệ thống báo cáo, phân tích dữ liệu nhân sự theo thời gian thực, hỗ trợ HR và Ban lãnh đạo theo dõi chi phí lao động, quỹ lương, tình hình tham gia BHXH của toàn doanh nghiệp để đưa ra quyết định nhanh chóng chính xác hơn.

LẠC VIỆT SUREHCS – QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG C&B, TÙY CHỈNH CHUYÊN SÂU CHO DOANH NGHIỆP LỚN

Lạc Việt SureHCS là phần mềm HRM quản lý nhân sự toàn diện, được phát triển bởi Lạc Việt – đơn vị hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam với tiêu chuẩn quốc tế như CMMI Level 3, ISO 9001:2015 và ISO 27001:2013.

SureHCS không chỉ đáp ứng các nghiệp vụ nhân sự tiêu chuẩn, mà được thiết kế để xử lý các bài toán nhân sự – C&B – tiền lương phức tạp, quy mô lớn, đa công ty, đa ngành, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp FDI, tập đoàn, nhà máy sản xuất, logistics, hàng không, khách sạn, thương mại – dịch vụ.

Hệ thống được triển khai linh hoạt On-premise hoặc theo mô hình tùy chỉnh chuyên sâu, giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình nhân sự – chấm công – tính lương – phúc lợi – bảo hiểm, thay thế hoàn toàn việc quản lý thủ công bằng Excel rời rạc.

Các phân hệ cốt lõi của phần mềm nhân sự Lạc Việt SureHCS:

• Phân hệ Tuyển dụng – Đào tạo: Quản lý xuyên suốt tuyển dụng, hội nhập đào tạo nhân sự, hỗ trợ xây dựng Talent Pipeline cho doanh nghiệp quy mô lớn.
• Cổng thông tin & Quản lý hồ sơ nhân sự: Lưu trữ hồ sơ nhân sự điện tử tập trung, cổng self-service cho người lao động và ký hợp đồng lao động điện tử ngay trên hệ thống.
• Phân hệ Chấm công: Chấm công đa hình thức (vân tay, nhận diện khuôn mặt Face ID, GPS, Wifi, online), kết nối nhiều loại máy chấm công, hỗ trợ chấm công theo giờ, theo ca, ca linh hoạt cho nhà máy và khách sạn.
• Phân hệ Tính lương & C&B: Tự động tính lương theo nhiều mô hình (giờ, ca, sản phẩm, 3P, KPI hiệu suất…), liên kết trực tiếp dữ liệu chấm công – hiệu suất – phúc lợi, thay thế hoàn toàn tính lương thủ công bằng Excel.
• Phúc lợi – BHXH – Chi lương: Quản lý phúc lợi linh hoạt, tích hợp BHXH online iCare điện tử và Bank Hub chi lương tự động, hỗ trợ chi trả đa tiền tệ cho doanh nghiệp FDI. Tích hợp chữ ký số chứng từ thuế TNCN, tích hợp ký số hợp đồng lao động điện tử.

TÍCH HỢP AI TĂNG TỐC CHUYỂN ĐỔI SỐ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

Lạc Việt đã chính thức ra mắt Bộ 3 trợ lý AI nhân sự tích hợp sâu vào LV SureHCS gồm LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume và LV‑AI.Help để tự động hóa các tác vụ hành chính, chuẩn hóa dữ liệu nâng cao trải nghiệm nhân sự

• LV‑AI.Docs: tự động bóc tách chuyển dữ liệu từ giấy tờ như CCCD, sổ BHXH, bằng cấp thành hồ sơ kỹ thuật số chuẩn hóa
• LV‑AI.Resume: tự động bóc tách CV mọi định dạng, phân tích CV tự động, xây hồ sơ ứng viên, tìm người đúng tiêu chí bằng prompt thông minh, khai thác dữ liệu candidate pool hiệu quả 
• LV‑AI.Help: chatbot nội bộ hỗ trợ trả lời câu hỏi HR 24/7, truy xuất biểu mẫu quy trình nhanh chóng theo ngữ cảnh người dùng

SureHCS đặc biệt phù hợp với:

• Doanh nghiệp quy mô lớn, từ 300 – trên 10.000 nhân sự
• Tập đoàn, doanh nghiệp đa công ty con, đa chi nhánh
• Doanh nghiệp FDI, sản xuất, nhà máy, logistics, hàng không cần chấm công – phân ca – tính lương phức tạp
• Doanh nghiệp có nghiệp vụ C&B đặc thù, cần tùy chỉnh sâu theo thực tế vận hành
• Doanh nghiệp đang quản lý nhân sự thủ công bằng Excel, nhiều loại máy chấm công, cần tự động hóa toàn bộ quy trình

 

KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐANG TRIỂN KHAI LV SUREHCS

SureHCS đang được tin dùng bởi nhiều doanh nghiệp lớn và tập đoàn hàng đầu như: Coca-Cola, Takashimaya, Dệt May Thành Công, Nhựa Long Thành, Phú Hưng Life, Cảng Hàng Không Việt Nam (ACV), Khu công nghiệp Long Hậu, các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn SGC, cùng nhiều doanh nghiệp FDI trong các lĩnh vực sản xuất, logistics, thương mại – dịch vụ.

• Coca-Cola Việt Nam: Triển khai hệ thống LV SureHCS để số hóa toàn diện công tác quản trị nhân sự giúp tập đoàn chuẩn hóa dữ liệu, tối ưu vận hành HR theo mô hình quốc tế.
• Công ty Dệt May Thành Công (TCM): Áp dụng LV SureHCS để quản lý nhân sự, lương, phúc lợi, chấm công và hồ sơ năng lực cho gần 5.000 nhân viên trên 5 lĩnh vực hoạt động – từ dệt may, thời trang đến bất động sản.
• Tổng Công ty Cảng Hàng Không Việt Nam (ACV): Tin tưởng lựa chọn LV SureHCS để vận hành hệ thống nhân sự quy mô lớn với hơn 10.000 nhân viên, 24 đơn vị trực thuộc, giải quyết triệt để bài toán nghiệp vụ phức tạp của mô hình công ty Nhà nước.

ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY

Đăng ký PM nhân sự

Chức vụChủ doanh nghiệpGiám đốc/Phó giám đốcTrưởng phòng Kế toánTrưởng phòng Mua hàngTrưởng phòng ITTrưởng phòng Nhân sựTrưởng phòng MarketingTrưởng phòng Kinh doanhQuản lý dự ánNhân viênKhác

Quy mô nhân sựSiêu Nhỏ (<20)Nhỏ (<=100)Vừa (<=500)Lớn (<=3000)Rất Lớn (>3000)

Ngành nghềDịch vụ côngTài chính/ngân hàng/bảo hiểmXây dựng/bất động sảnDầu khí/nướcGiáo dục/đào tạoBán lẻThực phẩm/hàng tiêu dùngDược phẩm/Y tế/CN sinh họcDệt/maySản xuất công nghiệp nặng (cơ khí, xi măng, thẹ́p, điện…)Sản xuất giấy/bao bìSản xuất khácCông nghệ cao (CNTT, điện tử)Dịch vụ Tư vấn/HR/kế toánLàm đẹp/spa/thẩm mỹVận tải/kho bãiÔ tô/xe máy/thiết bịDịch vụ lưu trúDịch vụ ăn uống/giải tríDịch vụ thương mại khácKhác

Bằng cách nhấn vào nút Gửi yêu cầu, bạn đã đồng ý với Chính sách bảo mật thông tin của Lạc Việt.

Gửi yêu cầu

VÌ SAO DOANH NGHIỆP NÊN CHỌN LẠC VIỆC SUREHCS?

• Tùy chỉnh theo nghiệp vụ thực tế, không áp khuôn như phần mềm đóng gói.
• Xử lý được bài toán nhân sự – tiền lương phức tạp mà nhiều phần mềm HRM khác không đáp ứng.
• Am hiểu sâu vận hành doanh nghiệp Việt & FDI, đảm bảo tuân thủ pháp lý Việt Nam (lao động, BHXH, thuế TNCN).
• Hệ sinh thái tích hợp mạnh: chấm công – lương – ngân hàng – BHXH – hợp đồng điện tử.

Xem chi tiết tính năng & nhận Demo MIỄN PHÍ

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline/Zalo: 0901 555 063
• Email: surehcs@lacviet.com.vn
• Website: https://lacviet.vn | www.surehcs.com
• Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường Phú Nhuận, TP.HCM

Xác định đúng tiền lương đóng BHXH không chỉ là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn là nền tảng bảo đảm quyền lợi lâu dài cho người lao động. Việc hiểu rõ các khoản thu nhập phải tính đóng, áp dụng đúng mức lương đóng BHXH tối thiểu, mức lương đóng BHXH tối đa, thường xuyên cập nhật các quy định mới sẽ giúp HR hạn chế sai sót trong quá trình tính lương, tránh rủi ro truy thu và kiểm soát hiệu quả chi phí nhân sự.