Phụ cấp thâm niên là một trong những chính sách đãi ngộ được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm ghi nhận sự gắn bó của người lao động và nâng cao khả năng giữ chân nhân sự. Thực tế, Bộ luật Lao động hiện hành không quy định doanh nghiệp bắt buộc phải trả phụ cấp thâm niên đối với người lao động thông thường.
Tuy nhiên, không ít HR vẫn băn khoăn liệu doanh nghiệp có bắt buộc phải chi trả khoản phụ cấp này hay không, cách tính phụ cấp thâm niên trong doanh nghiệp như thế nào, khoản phụ cấp này có phải đóng BHXH, tính thuế TNCN hay không.
Trong bài viết này, Lạc Việt sẽ thông tin chi tiết quy định pháp luật hiện hành, công thức tính phổ biến, ví dụ minh họa thực tế và những lưu ý quan trọng để xây dựng chính sách phụ cấp thâm niên minh bạch, phù hợp với chiến lược quản trị nhân sự của doanh nghiệp.
1. Tìm hiểu tổng quan về phụ cấp thâm niên
1.1 Phụ cấp thâm niên là gì?
Phụ cấp thâm niên là khoản tiền doanh nghiệp hoặc đơn vị sử dụng lao động chi trả thêm cho người lao động dựa trên thời gian gắn bó và làm việc liên tục tại tổ chức. Khoản phụ cấp này được xem là một hình thức ghi nhận kinh nghiệm, sự cống hiến, giá trị mà nhân viên tích lũy trong suốt quá trình làm việc.
Đối với doanh nghiệp, phụ cấp thâm niên trong doanh nghiệp không chỉ mang ý nghĩa tài chính mà còn là một công cụ đãi ngộ giúp tăng mức độ gắn kết của nhân viên. Khi người lao động nhìn thấy quyền lợi được cải thiện theo thời gian làm việc, họ có xu hướng gắn bó lâu dài hơn, giảm ý định chuyển việc, tích cực đóng góp vào sự phát triển của tổ chức.
Trong thực tế, mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng chính sách phụ cấp thâm niên khác nhau. Có doanh nghiệp áp dụng theo tỷ lệ phần trăm trên lương cơ bản sau mỗi năm công tác, có doanh nghiệp quy định theo số tiền cố định hoặc chia thành các mốc 3 năm, 5 năm, 10 năm. Chính vì vậy, HR cần xây dựng quy chế rõ ràng ngay từ đầu để đảm bảo tính minh bạch, công bằng và dễ triển khai trong quá trình tính lương.
1.2 Phụ cấp thâm niên khác gì với tăng lương định kỳ?
Nhiều doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn giữa phụ cấp thâm niên và tăng lương định kỳ vì cả hai đều làm tăng thu nhập của người lao động. Tuy nhiên, đây là hai chính sách có mục tiêu và cách áp dụng hoàn toàn khác nhau.
- Phụ cấp thâm niên được xây dựng để ghi nhận thời gian gắn bó của nhân viên với doanh nghiệp. Điều kiện hưởng thường dựa vào số năm làm việc liên tục hoặc đáp ứng các tiêu chí do doanh nghiệp quy định. Khoản phụ cấp này có thể được giữ nguyên trong nhiều năm hoặc tăng theo từng mốc thâm niên mà không phụ thuộc trực tiếp vào kết quả đánh giá hiệu suất.
- Trong khi đó, tăng lương định kỳ là hoạt động điều chỉnh mức lương theo chính sách tiền lương của doanh nghiệp. Việc tăng lương thường căn cứ vào kết quả đánh giá hiệu quả công việc (KPI), năng lực, mức độ hoàn thành mục tiêu, biến động của thị trường lao động hoặc chiến lược đãi ngộ của doanh nghiệp. Người lao động có thể được tăng lương dù thời gian làm việc chưa dài nếu đạt thành tích tốt.
Một điểm HR cần đặc biệt lưu ý là việc phụ cấp thâm niên có được tính vào tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội hay không sẽ phụ thuộc vào bản chất khoản phụ cấp và quy định pháp luật tại từng thời điểm. Do đó, khi xây dựng chính sách, doanh nghiệp nên xác định rõ đây là khoản phụ cấp lương hay khoản bổ sung khác để thực hiện đúng quy định về BHXH và thuế thu nhập cá nhân.
1.3 Những đối tượng thường được áp dụng phụ cấp thâm niên
Hiện nay, doanh nghiệp không bắt buộc phải áp dụng phụ cấp thâm niên cho người lao động thông thường. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chủ động xây dựng chính sách này như một phần trong hệ thống lương, thưởng – phúc lợi nhằm nâng cao khả năng giữ chân nhân viên.
- Trong doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI), phụ cấp thâm niên thường xuất hiện ở những vị trí đòi hỏi kinh nghiệm chuyên sâu hoặc có tỷ lệ thay thế nhân sự cao như kỹ thuật, sản xuất, tài chính, công nghệ thông tin và quản lý cấp trung. Chính sách này góp phần giảm chi phí tuyển dụng, đào tạo, duy trì đội ngũ nhân sự có kinh nghiệm.
- Đối với doanh nghiệp nhà nước hoặc các đơn vị có truyền thống làm việc lâu dài, phụ cấp thâm niên cũng được sử dụng như một công cụ khuyến khích người lao động gắn bó với tổ chức. Tuy nhiên, cách tính, điều kiện hưởng sẽ phụ thuộc vào quy định nội bộ hoặc văn bản chuyên ngành.
- Ngoài khu vực doanh nghiệp, một số nhóm đối tượng đặc thù vẫn được hưởng phụ cấp thâm niên theo quy định pháp luật riêng, chẳng hạn như quân nhân, công an, người làm công tác cơ yếu và một số chức danh trong ngành tòa án, kiểm sát theo các văn bản pháp luật chuyên ngành. Đây là chế độ mang tính đặc thù và không áp dụng chung cho tất cả doanh nghiệp.
2. Quy định về phụ cấp thâm niên trong doanh nghiệp theo pháp luật hiện hành
2.1 Doanh nghiệp có bắt buộc trả phụ cấp thâm niên không?
Theo Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp không bắt buộc phải chi trả phụ cấp thâm niên cho người lao động, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định hoặc doanh nghiệp đã cam kết trong các văn bản nội bộ.
Pháp luật hiện hành trao quyền cho doanh nghiệp chủ động xây dựng hệ thống tiền lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác dựa trên đặc điểm sản xuất kinh doanh, miễn là bảo đảm nguyên tắc trả lương bình đẳng, minh bạch, không thấp hơn mức lương tối thiểu theo quy định. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp hoàn toàn có thể ban hành hoặc không ban hành chính sách phụ cấp thâm niên tùy theo chiến lược quản trị nhân sự của mình.
Đối với HR và C&B, điều quan trọng không nằm ở việc doanh nghiệp có bắt buộc áp dụng hay không, mà là cần xây dựng chính sách rõ ràng nếu đã lựa chọn triển khai. Một quy chế minh bạch sẽ giúp hạn chế tranh chấp lao động, tạo sự công bằng giữa các nhóm nhân viên giúp công tác tính lương được thực hiện nhất quán.
2.2 Những ngành nghề vẫn còn áp dụng phụ cấp thâm niên theo quy định riêng
HR cần phân biệt rõ giữa phụ cấp thâm niên trong doanh nghiệp và phụ cấp thâm niên theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
Hiện nay, một số lực lượng, chức danh đặc thù vẫn được hưởng phụ cấp thâm niên theo các luật và nghị định riêng. Có thể kể đến sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong Quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ trong Công an nhân dân; người làm công tác cơ yếu; cùng một số chức danh thuộc hệ thống tòa án, kiểm sát hoặc các đối tượng khác khi pháp luật chuyên ngành có quy định.
Các chế độ này được xây dựng dựa trên tính chất nghề nghiệp đặc thù, điều kiện công tác và yêu cầu phục vụ lâu dài của từng lĩnh vực. Vì vậy, doanh nghiệp tư nhân không nên áp dụng trực tiếp công thức hoặc tỷ lệ phụ cấp của các nhóm đối tượng này để xây dựng chính sách nội bộ.
2.3 Khi nào phụ cấp thâm niên trở thành nghĩa vụ của doanh nghiệp?
Mặc dù pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải chi trả phụ cấp thâm niên, nhưng khi doanh nghiệp đã cam kết bằng văn bản thì khoản phụ cấp này sẽ trở thành nghĩa vụ phải thực hiện.
Trường hợp phổ biến nhất là phụ cấp thâm niên được ghi nhận trong hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng với các nội dung cụ thể về điều kiện hưởng, mức hưởng, thời điểm áp dụng. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp đã ban hành quy chế tiền lương, quy chế trả lương, quy chế phúc lợi hoặc thỏa ước lao động tập thể có quy định về phụ cấp thâm niên thì đây cũng là căn cứ để người lao động được hưởng quyền lợi.
Vì vậy, trước khi ban hành chính sách, HR nên phối hợp với bộ phận pháp chế và ban lãnh đạo để xây dựng quy định rõ ràng về đối tượng áp dụng, phương pháp tính, các trường hợp gián đoạn thời gian công tác, điều kiện chấm dứt hưởng phụ cấp. Cách tiếp cận này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn hạn chế tranh chấp phát sinh trong quá trình quản lý nhân sự.
3. Công thức tính phụ cấp thâm niên và ví dụ thực tế
Phụ cấp thâm niên không có một công thức tính chung bắt buộc cho mọi doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể xây dựng cách tính dựa trên tỷ lệ phần trăm, mức tiền cố định hoặc các mốc thâm niên khác nhau, miễn chính sách được quy định rõ và áp dụng thống nhất.
Vì vậy, trước khi tính phụ cấp thâm niên, HR cần xác định 3 yếu tố: đối tượng được hưởng, thời gian đủ điều kiện và căn cứ tính phụ cấp. Đây cũng là cơ sở để bộ phận C&B thiết lập công thức trên bảng lương, hạn chế sai lệch khi nhân sự thay đổi mức lương hoặc đến mốc thâm niên mới.
3.1. Công thức tính phụ cấp thâm niên theo tỷ lệ phần trăm
Cách tính phổ biến là xác định phụ cấp theo một tỷ lệ phần trăm trên mức lương được doanh nghiệp quy định làm căn cứ:
Phụ cấp thâm niên = Mức lương làm căn cứ tính phụ cấp × Tỷ lệ phụ cấp thâm niên
Ví dụ, doanh nghiệp quy định người lao động đủ 3 năm làm việc được hưởng phụ cấp thâm niên bằng 3% mức lương làm căn cứ. Nhân viên có mức lương làm căn cứ là 15 triệu đồng/tháng thì:
15.000.000 × 3% = 450.000 đồng/tháng
Trong trường hợp này, 450.000 đồng là mức phụ cấp thâm niên theo chính sách giả định của doanh nghiệp, không phải mức phụ cấp bắt buộc theo pháp luật.
Để công thức vận hành nhất quán, HR nên quy định rõ:
- Mức lương làm căn cứ: Có thể là mức lương theo công việc/chức danh hoặc một mức lương khác do doanh nghiệp quy định.
- Tỷ lệ phụ cấp: Ví dụ 2%, 3%, 5% hoặc tăng theo từng mốc thâm niên.
- Mốc bắt đầu hưởng: Ví dụ đủ 2 năm, 3 năm hoặc 5 năm.
- Thời điểm xét hưởng: Theo ngày đủ điều kiện, đầu tháng kế tiếp hoặc một kỳ xét cố định trong năm.
- Giới hạn phụ cấp: Nếu doanh nghiệp có quy định mức tối đa.
Điểm HR cần lưu ý là không nên mặc định lấy toàn bộ thu nhập hàng tháng để nhân với tỷ lệ thâm niên. Căn cứ tính phải được xác định rõ trong chính sách tiền lương và cách thức thỏa thuận với người lao động.
3.2. Công thức tính phụ cấp thâm niên theo số tiền cố định
Một phương án đơn giản hơn là doanh nghiệp quy định phụ cấp bằng một khoản tiền cố định theo từng mốc thời gian làm việc.
Ví dụ:
| Thời gian làm việc | Mức phụ cấp thâm niên/tháng |
| Dưới 3 năm | Không hưởng |
| Từ đủ 3 năm đến dưới 5 năm | 500.000 đồng |
| Từ đủ 5 năm đến dưới 10 năm | 800.000 đồng |
| Từ đủ 10 năm | 1.200.000 đồng |
Theo chính sách này, nhân viên có 6 năm làm việc sẽ được hưởng 800.000 đồng/tháng.
Ưu điểm của cách tính này là dễ quản lý và dễ giải thích cho người lao động. HR cũng không phải tính lại số tiền phụ cấp mỗi khi mức lương cơ bản của nhân viên thay đổi.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp muốn thu nhập tăng theo cả thâm niên và mức lương, phương pháp tính theo tỷ lệ phần trăm sẽ linh hoạt hơn.
Do đó, khi xây dựng chính sách, HR nên lựa chọn công thức dựa trên mục tiêu quản trị thay vì chỉ quan tâm đến việc công thức nào dễ tính hơn.
3.3. Cách tính phụ cấp thâm niên theo số năm làm việc
Giả sử doanh nghiệp xây dựng chính sách:
- Nhân viên đủ 3 năm làm việc được hưởng phụ cấp thâm niên.
- Mức phụ cấp: 3% mức lương làm căn cứ.
- Nhân viên Nguyễn Văn A có 5 năm làm việc.
- Mức lương làm căn cứ: 15 triệu đồng/tháng.
Khi đó:
Phụ cấp thâm niên = 15.000.000 × 3% = 450.000 đồng/tháng
Tổng thu nhập trước các khoản khấu trừ của nhân viên, nếu chỉ xét lương và phụ cấp này, là:
15.000.000 + 450.000 = 15.450.000 đồng/tháng
Tuy nhiên, HR cần phân biệt công thức tính phụ cấp với căn cứ tính BHXH và thuế TNCN. Việc một khoản tiền được gọi là “phụ cấp thâm niên” không đồng nghĩa với việc có thể tự động loại khoản này khỏi căn cứ tính nghĩa vụ. Đối với người lao động hưởng lương do doanh nghiệp quyết định, Luật BHXH 2024 xác định tiền lương đóng BHXH gồm mức lương, phụ cấp lương, các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.
Vì vậy, khi thiết kế chính sách, HR nên xác định đồng thời mức hưởng và cách xử lý trên payroll, thay vì chỉ xây dựng một công thức tính riêng.
3.4. Cách tính phụ cấp thâm niên khi người lao động làm việc không đủ tháng
Đây là trường hợp dễ phát sinh cách tính khác nhau giữa HR và nhân viên nếu chính sách không quy định cụ thể.
Ví dụ, nhân viên đủ điều kiện hưởng phụ cấp 600.000 đồng/tháng nhưng trong tháng chỉ làm việc 15 ngày do nghỉ việc. Doanh nghiệp cần xác định chính sách áp dụng theo một trong các nguyên tắc đã được quy định, chẳng hạn:
Trường hợp 1: Tính theo ngày công thực tế
Nếu doanh nghiệp quy định phụ cấp được tính theo ngày công, có thể áp dụng:
Phụ cấp thực nhận = Phụ cấp tháng × Số ngày được tính hưởng / Số ngày công chuẩn
Ví dụ mức phụ cấp tháng là 600.000 đồng, tháng có 24 ngày công chuẩn và nhân viên được tính hưởng 15 ngày:
600.000 × 15/24 = 375.000 đồng
Trường hợp 2: Hưởng đủ mức phụ cấp
Doanh nghiệp có thể quy định nhân viên đã đủ điều kiện hưởng và còn làm việc tại thời điểm trả lương được hưởng toàn bộ mức phụ cấp tháng.
Trường hợp 3: Áp dụng điều kiện riêng khi nghỉ việc
Doanh nghiệp có thể quy định thời điểm chấm dứt hưởng, cách tính trong tháng nghỉ việc hoặc điều kiện để được hưởng phụ cấp.
Không có một cách chia duy nhất phù hợp với mọi doanh nghiệp. Vấn đề quan trọng là quy tắc phải được xác định trước trong chính sách, áp dụng thống nhất, tránh việc mỗi kỳ payroll lại xử lý một cách khác nhau.
3.5. Cách tính phụ cấp thâm niên khi tăng lương giữa kỳ
Trường hợp nhân viên vừa đạt mốc thâm niên vừa được tăng lương là tình huống C&B cần đặc biệt lưu ý.
Ví dụ:
- Từ ngày 01/01, mức lương làm căn cứ của nhân viên là 15 triệu đồng.
- Ngày 15/01, nhân viên được điều chỉnh lương lên 17 triệu đồng.
- Ngày 20/01, nhân viên đủ điều kiện hưởng phụ cấp thâm niên 3%.
- Doanh nghiệp trả lương theo tháng.
Lúc này, HR không nên chỉ lấy 17 triệu đồng × 3% cho toàn bộ tháng nếu chính sách không quy định như vậy. Cần xác định riêng thời điểm tăng lương và thời điểm phát sinh quyền hưởng phụ cấp.
Nếu chính sách quy định tính theo thời gian thực tế, có thể tách kỳ lương thành các khoảng:
- Giai đoạn trước khi tăng lương: tính theo mức lương cũ.
- Giai đoạn sau khi tăng lương: tính theo mức lương mới.
- Trước thời điểm đủ thâm niên: chưa phát sinh phụ cấp.
- Sau thời điểm đủ thâm niên: tính theo tỷ lệ phụ cấp tương ứng.
Đặc biệt, HR cần kiểm tra chính sách có quy định tính hồi tố hay không. Nếu không có quy định rõ, việc tự động truy lĩnh phụ cấp cho thời gian trước ngày đủ điều kiện có thể khiến bảng lương thiếu nhất quán.
4. Phụ cấp thâm niên vượt khung mới nhất: Ai được hưởng và tính thế nào?
Theo Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV, chế độ phụ cấp thâm niên vượt khung được hướng dẫn đối với cán bộ, công chức, viên chức; các quy định sửa đổi sau đó còn bổ sung người làm việc theo hợp đồng trong cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập nếu hợp đồng có thỏa thuận xếp lương theo Nghị định 204/2004/NĐ-CP.
Do đó, HR cần tách bạch hai trường hợp: phụ cấp thâm niên do doanh nghiệp tự xây dựng và phụ cấp thâm niên vượt khung theo chế độ tiền lương Nhà nước.
4.1. Phụ cấp thâm niên vượt khung là gì?
Phụ cấp thâm niên vượt khung là khoản phụ cấp dành cho một số người đã xếp đến bậc lương cuối cùng trong ngạch hoặc chức danh nhưng tiếp tục đáp ứng điều kiện về thời gian để được hưởng phụ cấp theo quy định.
Điểm cần lưu ý là “vượt khung” không đơn giản có nghĩa là người lao động đã làm việc lâu năm.
Ví dụ:
- Một nhân viên doanh nghiệp làm việc 10 năm có thể được hưởng phụ cấp thâm niên nếu công ty có chính sách.
- Nhưng người này không vì có 10 năm làm việc mà mặc nhiên được hưởng phụ cấp thâm niên vượt khung.
- Phụ cấp vượt khung gắn với hệ thống ngạch, bậc lương, đối tượng được áp dụng theo quy định của Nhà nước.
Nói cách khác, HR không nên lấy số năm công tác làm căn cứ duy nhất để xác định một nhân viên có thuộc diện hưởng phụ cấp thâm niên vượt khung hay không.
4.2. Đối tượng nào được hưởng phụ cấp thâm niên vượt khung?
Phụ cấp thâm niên vượt khung được áp dụng theo chế độ tiền lương Nhà nước đối với các nhóm đối tượng đáp ứng điều kiện theo quy định. Văn bản hợp nhất 01/VBHN-BNV là văn bản hướng dẫn trực tiếp về chế độ này đối với cán bộ, công chức, viên chức.
Một điểm HR cần đặc biệt lưu ý là phạm vi áp dụng đã có những điều chỉnh. Thông tư sửa đổi năm 2023 bổ sung người làm việc theo chế độ hợp đồng lao động trong cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập nếu trong hợp đồng có thỏa thuận xếp lương theo Nghị định 204/2004/NĐ-CP.
Vì vậy, khi kiểm tra một trường hợp cụ thể, HR nên xác định theo thứ tự:
Đối tượng lao động → chế độ tiền lương đang áp dụng → ngạch/bậc lương → điều kiện về thời gian → tỷ lệ phụ cấp.
Không nên chỉ căn cứ vào chức danh hoặc số năm làm việc.
4.3. Phụ cấp thâm niên vượt khung được tính như thế nào?
Với các đối tượng thuộc hệ thống tiền lương Nhà nước, mức phụ cấp được xác định theo tỷ lệ phần trăm gắn với mức lương theo quy định.
Một điểm đáng chú ý trong chính sách tiền lương năm 2026 là mức lương cơ sở từ ngày 01/7/2026 là 2.530.000 đồng/tháng, tăng từ mức 2.340.000 đồng/tháng trước đó. Theo hướng dẫn của Chính phủ, đối với khoản phụ cấp tính theo mức lương cơ sở, công thức là:
Mức phụ cấp = 2.530.000 đồng × Hệ số phụ cấp
Đối với những khoản phụ cấp tính theo tỷ lệ % trên mức lương hiện hưởng cộng phụ cấp chức vụ lãnh đạo và phụ cấp thâm niên vượt khung (nếu có), mức phụ cấp được xác định trên tổng các thành phần tiền lương tương ứng rồi nhân với tỷ lệ % được hưởng.
Điều này có ý nghĩa thực tế với HR đang quản lý payroll cho đơn vị thuộc khu vực áp dụng chế độ tiền lương Nhà nước: khi mức lương cơ sở thay đổi, cần kiểm tra lại các khoản phụ cấp được tính theo mức lương cơ sở để tránh sử dụng công thức hoặc dữ liệu cũ.
4.4. Ví dụ cách tính phụ cấp thâm niên vượt khung
Có thể minh họa đơn giản theo cơ chế tính tỷ lệ phần trăm.
Giả sử một người thuộc đối tượng áp dụng có:
- Mức lương theo hệ số: 4,98
- Mức lương cơ sở: 2.530.000 đồng/tháng
- Tỷ lệ phụ cấp thâm niên vượt khung được hưởng: 5%
Mức lương theo hệ số là:
4,98 × 2.530.000 = 12.599.400 đồng/tháng
Nếu tỷ lệ 5% được tính trên mức lương làm căn cứ theo quy định áp dụng thì khoản phụ cấp tương ứng là:
12.599.400 × 5% = 629.970 đồng/tháng
Đây là ví dụ minh họa về phương pháp tính, không phải mức phụ cấp áp dụng chung cho mọi đối tượng. Khi tính thực tế, HR phải kiểm tra đúng ngạch, bậc, tỷ lệ phụ cấp và văn bản áp dụng cho từng nhóm đối tượng.
4.5. Phụ cấp thâm niên vượt khung có áp dụng cho doanh nghiệp tư nhân không?
Không mặc nhiên áp dụng.
Đây là điểm cần nhấn mạnh để tránh doanh nghiệp áp dụng sai chính sách.
Đối với doanh nghiệp, phụ cấp thâm niên có thể được xây dựng như một chính sách đãi ngộ nội bộ nhằm ghi nhận nhân viên làm việc lâu dài. Doanh nghiệp có thể quy định mức tiền, tỷ lệ, mốc thâm niên, điều kiện hưởng phù hợp với chính sách tiền lương của mình.
Trong khi đó, phụ cấp thâm niên vượt khung là một chế độ gắn với hệ thống tiền lương Nhà nước và các đối tượng được quy định.
| Nội dung | Phụ cấp thâm niên tại doanh nghiệp | Phụ cấp thâm niên vượt khung |
| Bản chất | Chính sách đãi ngộ do doanh nghiệp xây dựng | Chế độ phụ cấp theo hệ thống tiền lương Nhà nước |
| Đối tượng | Người lao động thuộc chính sách của doanh nghiệp | Các đối tượng đáp ứng điều kiện theo quy định |
| Căn cứ hưởng | HĐLĐ, quy chế/chính sách tiền lương | Ngạch, bậc lương và quy định hiện hành |
| Cách tính | Do doanh nghiệp quy định | Theo công thức, tỷ lệ được pháp luật quy định |
| Doanh nghiệp tư nhân có bắt buộc áp dụng? | Không bắt buộc có một mức chung | Không |
4.6. Mức lương cơ sở năm 2026 thay đổi có ảnh hưởng đến phụ cấp thâm niên vượt khung không?
Có, đối với các khoản phụ cấp được tính dựa trên mức lương cơ sở và các đối tượng thuộc phạm vi áp dụng.
Từ 01/7/2026, mức lương cơ sở tăng lên 2,53 triệu đồng/tháng. Chính phủ cũng cho biết việc điều chỉnh này tác động đến mức lương, phụ cấp, một số chế độ khác của hơn 2 triệu cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang.
Với HR, điều quan trọng không phải chỉ là cập nhật con số 2,53 triệu đồng, mà cần kiểm tra công thức tính của từng khoản phụ cấp. Có khoản tính trực tiếp theo mức lương cơ sở, có khoản tính theo tỷ lệ % trên mức lương và các khoản phụ cấp liên quan.
Do đó, khi cập nhật payroll năm 2026, nên rà soát:
- Mức lương cơ sở đang sử dụng.
- Hệ số lương.
- Tỷ lệ phụ cấp.
- Đối tượng hưởng.
- Thời điểm áp dụng mức mới.
- Công thức tính trên bảng lương.
5. Phụ cấp thâm niên có phải đóng BHXH và tính thuế TNCN không?
Đây là một trong những nội dung được HR và C&B quan tâm nhất khi xây dựng chính sách phụ cấp thâm niên trong doanh nghiệp. Nếu xác định sai bản chất của khoản phụ cấp, doanh nghiệp có thể tính sai tiền đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hoặc phát sinh truy thu khi cơ quan chức năng kiểm tra. Vì vậy, trước khi đưa phụ cấp thâm niên vào bảng lương, HR cần hiểu rõ quy định hiện hành.
5.1 Khi nào phụ cấp thâm niên phải đóng BHXH?
Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025) và các văn bản hướng dẫn, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH của người lao động bao gồm mức lương, phụ cấp lương, các khoản bổ sung khác theo quy định. Điều này có nghĩa là không phải mọi khoản phụ cấp đều được loại trừ khỏi tiền lương đóng BHXH.
Đối với phụ cấp thâm niên trong doanh nghiệp, nếu khoản phụ cấp được xác định là phụ cấp lương, được trả thường xuyên cùng kỳ lương nhằm bù đắp yếu tố về điều kiện lao động, tính chất công việc hoặc ghi nhận thời gian làm việc của người lao động theo quy chế của doanh nghiệp thì khoản này thường được tính vào tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp chi trả dưới dạng khoản thưởng hoặc khoản hỗ trợ mang tính khuyến khích, không cố định, không gắn với mức lương hoặc không được xác định là phụ cấp lương theo quy chế trả lương thì việc có phải đóng BHXH hay không sẽ phụ thuộc vào bản chất của khoản chi và quy định pháp luật tại thời điểm áp dụng.
Để hạn chế rủi ro, HR không nên chỉ dựa vào tên gọi “phụ cấp thâm niên” mà cần xem xét cách quy định trong quy chế tiền lương, hợp đồng lao động và phương thức chi trả thực tế. Đây cũng là nguyên tắc mà cơ quan BHXH thường áp dụng khi thanh tra doanh nghiệp.
5.2 Phụ cấp thâm niên có tính thuế TNCN không?
Khác với BHXH, nguyên tắc xác định thu nhập chịu thuế TNCN tập trung vào bản chất của khoản thu nhập mà người lao động nhận được.
Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân và các văn bản hướng dẫn hiện hành, phụ cấp thâm niên do doanh nghiệp chi trả cho người lao động nhìn chung được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN, trừ trường hợp pháp luật có quy định miễn thuế đối với một số khoản phụ cấp hoặc trợ cấp đặc thù.
Ví dụ, doanh nghiệp trả phụ cấp thâm niên cố định 1.000.000 đồng/tháng cho nhân viên đủ 10 năm làm việc. Khoản tiền này được cộng vào thu nhập hàng tháng để xác định thu nhập chịu thuế trước khi tính các khoản giảm trừ theo quy định.
Trong trường hợp doanh nghiệp chi trả khoản thưởng gắn bó một lần hoặc thưởng theo dịp đặc biệt thay vì phụ cấp định kỳ, HR cũng cần rà soát quy định về thuế để xác định nghĩa vụ khấu trừ phù hợp. Việc phân loại đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh điều chỉnh lại bảng lương hoặc quyết toán thuế vào cuối năm.
5.5 Những sai sót HR thường gặp
Trong quá trình triển khai phụ cấp thâm niên trong doanh nghiệp, nhiều sai sót không xuất phát từ công thức tính mà đến từ việc xây dựng chính sách chưa đầy đủ.
- Sai sót phổ biến nhất là xác định không đúng căn cứ tính phụ cấp. Có doanh nghiệp tính trên lương cơ bản, doanh nghiệp khác lại tính trên tổng lương hoặc lương theo chức danh nhưng không quy định rõ trong quy chế. Điều này khiến việc tính lương giữa các kỳ không thống nhất và dễ phát sinh thắc mắc từ người lao động.
- Một vấn đề khác là thiếu quy chế hoặc quy định chưa cụ thể. Nhiều doanh nghiệp chỉ ghi chung chung “được hưởng phụ cấp thâm niên” mà không quy định điều kiện, thời gian cộng dồn, trường hợp nghỉ không lương, nghỉ thai sản hoặc điều chuyển công tác. Khi phát sinh tình huống thực tế, HR phải xử lý theo từng trường hợp, vừa mất thời gian vừa tiềm ẩn nguy cơ tranh chấp.
- Ngoài ra, không ít doanh nghiệp quên cập nhật mức phụ cấp khi người lao động đủ mốc thâm niên mới hoặc khi điều chỉnh mức lương làm căn cứ tính phụ cấp. Nếu vẫn quản lý bằng Excel, việc theo dõi hàng trăm nhân viên với nhiều mốc thời gian khác nhau rất dễ dẫn đến bỏ sót.
- Cuối cùng là nhầm lẫn giữa phụ cấp và tiền thưởng. Hai khoản thu nhập này có mục đích, căn cứ chi trả, cách xử lý về BHXH, thuế TNCN khác nhau. Việc phân loại không chính xác có thể ảnh hưởng đến công tác tính lương, quyết toán thuế, thanh tra lao động sau này.
6. Tự động tính phụ cấp thâm niên với phần mềm nhân sự Lạc Việt SureHCS
Để giảm khối lượng công việc thủ công, hạn chế sai sót, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý nhân sự tích hợp tính lương. Với Lạc Việt SureHCS, doanh nghiệp có thể thiết lập và quản lý toàn bộ chính sách phụ cấp trên cùng một hệ thống, thay vì theo dõi bằng nhiều file Excel riêng lẻ.
- Thiết lập không giới hạn các loại phụ cấp như phụ cấp thâm niên, phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại hoặc các khoản phụ cấp đặc thù theo quy chế nội bộ. Hệ thống đồng thời quản lý hồ sơ lương và phụ cấp tập trung, giúp HR dễ dàng cập nhật hoặc điều chỉnh khi chính sách thay đổi.
- Tự động tính phụ cấp theo thời gian làm việc: Thay vì theo dõi thủ công từng mốc thâm niên, HR có thể thiết lập công thức tính ngay trên hệ thống. Khi nhân viên đủ điều kiện theo thời gian làm việc hoặc đạt mốc quy định, phần mềm tự động cập nhật mức phụ cấp vào kỳ lương tiếp theo.
- Tự động đưa vào bảng lương và quyết toán: Sau khi tính toán, dữ liệu phụ cấp được đồng bộ trực tiếp với bảng lương, đồng thời hỗ trợ xử lý các nghiệp vụ liên quan đến BHXH và thuế thu nhập cá nhân theo quy định hiện hành. Hệ thống cũng hỗ trợ xây dựng công thức lương linh hoạt, quản lý chấm công tính lương trên cùng một nền tảng, giúp quy trình C&B trở nên liền mạch hơn.
- Theo dõi lịch sử thay đổi, báo cáo: Mọi thay đổi về mức phụ cấp đều được lưu vết trên hệ thống, giúp HR dễ dàng tra cứu lịch sử điều chỉnh, theo dõi chi phí phụ cấp theo từng phòng ban hoặc toàn doanh nghiệp.
- Hệ thống Dashboard & BI hỗ trợ tổng hợp dữ liệu trực quan hóa báo cáo theo thời gian thực, giúp ban lãnh đạo nhanh chóng đánh giá xu hướng chi phí nhân sự, đưa ra quyết định phù hợp.
LẠC VIỆT SUREHCS – QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG C&B, TÙY CHỈNH CHUYÊN SÂU CHO DOANH NGHIỆP LỚN
Lạc Việt SureHCS là phần mềm HRM quản lý nhân sự toàn diện, được phát triển bởi Lạc Việt – đơn vị hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam với tiêu chuẩn quốc tế như CMMI Level 3, ISO 9001:2015 và ISO 27001:2013.
SureHCS không chỉ đáp ứng các nghiệp vụ nhân sự tiêu chuẩn, mà được thiết kế để xử lý các bài toán nhân sự – C&B – tiền lương phức tạp, quy mô lớn, đa công ty, đa ngành, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp FDI, tập đoàn, nhà máy sản xuất, logistics, hàng không, khách sạn, thương mại – dịch vụ.
Hệ thống được triển khai linh hoạt On-premise hoặc theo mô hình tùy chỉnh chuyên sâu, giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình nhân sự – chấm công – tính lương – phúc lợi – bảo hiểm, thay thế hoàn toàn việc quản lý thủ công bằng Excel rời rạc.
Các phân hệ cốt lõi của phần mềm nhân sự Lạc Việt SureHCS:
- Phân hệ Tuyển dụng – Đào tạo: Quản lý xuyên suốt tuyển dụng, hội nhập đào tạo nhân sự, hỗ trợ xây dựng Talent Pipeline cho doanh nghiệp quy mô lớn.
- Cổng thông tin & Quản lý hồ sơ nhân sự: Lưu trữ hồ sơ nhân sự điện tử tập trung, cổng self-service cho người lao động và ký hợp đồng lao động điện tử ngay trên hệ thống.
- Phân hệ Chấm công: Chấm công đa hình thức (vân tay, nhận diện khuôn mặt Face ID, GPS, Wifi, online), kết nối nhiều loại máy chấm công, hỗ trợ chấm công theo giờ, theo ca, ca linh hoạt cho nhà máy và khách sạn.
- Phân hệ Tính lương & C&B: Tự động tính lương theo nhiều mô hình (giờ, ca, sản phẩm, 3P, KPI hiệu suất…), liên kết trực tiếp dữ liệu chấm công – hiệu suất – phúc lợi, thay thế hoàn toàn tính lương thủ công bằng Excel.
- Phúc lợi – BHXH – Chi lương: Quản lý phúc lợi linh hoạt, tích hợp BHXH online iCare điện tử và Bank Hub chi lương tự động, hỗ trợ chi trả đa tiền tệ cho doanh nghiệp FDI. Tích hợp chữ ký số chứng từ thuế TNCN, tích hợp ký số hợp đồng lao động điện tử.
TÍCH HỢP AI TĂNG TỐC CHUYỂN ĐỔI SỐ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC
Lạc Việt đã chính thức ra mắt Bộ 3 trợ lý AI nhân sự tích hợp sâu vào LV SureHCS gồm LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume và LV‑AI.Help để tự động hóa các tác vụ hành chính, chuẩn hóa dữ liệu nâng cao trải nghiệm nhân sự
- LV‑AI.Docs: tự động bóc tách chuyển dữ liệu từ giấy tờ như CCCD, sổ BHXH, bằng cấp thành hồ sơ kỹ thuật số chuẩn hóa
- LV‑AI.Resume: tự động bóc tách CV mọi định dạng, phân tích CV tự động, xây hồ sơ ứng viên, tìm người đúng tiêu chí bằng prompt thông minh, khai thác dữ liệu candidate pool hiệu quả
- LV‑AI.Help: chatbot nội bộ hỗ trợ trả lời câu hỏi HR 24/7, truy xuất biểu mẫu quy trình nhanh chóng theo ngữ cảnh người dùng
SureHCS đặc biệt phù hợp với:
- Doanh nghiệp quy mô lớn, từ 300 – trên 10.000 nhân sự
- Tập đoàn, doanh nghiệp đa công ty con, đa chi nhánh
- Doanh nghiệp FDI, sản xuất, nhà máy, logistics, hàng không cần chấm công – phân ca – tính lương phức tạp
- Doanh nghiệp có nghiệp vụ C&B đặc thù, cần tùy chỉnh sâu theo thực tế vận hành
- Doanh nghiệp đang quản lý nhân sự thủ công bằng Excel, nhiều loại máy chấm công, cần tự động hóa toàn bộ quy trình
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐANG TRIỂN KHAI LV SUREHCS
SureHCS đang được tin dùng bởi nhiều doanh nghiệp lớn và tập đoàn hàng đầu như: Coca-Cola, Takashimaya, Dệt May Thành Công, Nhựa Long Thành, Phú Hưng Life, Cảng Hàng Không Việt Nam (ACV), Khu công nghiệp Long Hậu, các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn SGC, cùng nhiều doanh nghiệp FDI trong các lĩnh vực sản xuất, logistics, thương mại – dịch vụ.
- Coca-Cola Việt Nam: Triển khai hệ thống LV SureHCS để số hóa toàn diện công tác quản trị nhân sự giúp tập đoàn chuẩn hóa dữ liệu, tối ưu vận hành HR theo mô hình quốc tế.
- Công ty Dệt May Thành Công (TCM): Áp dụng LV SureHCS để quản lý nhân sự, lương, phúc lợi, chấm công và hồ sơ năng lực cho gần 5.000 nhân viên trên 5 lĩnh vực hoạt động – từ dệt may, thời trang đến bất động sản.
- Tổng Công ty Cảng Hàng Không Việt Nam (ACV): Tin tưởng lựa chọn LV SureHCS để vận hành hệ thống nhân sự quy mô lớn với hơn 10.000 nhân viên, 24 đơn vị trực thuộc, giải quyết triệt để bài toán nghiệp vụ phức tạp của mô hình công ty Nhà nước.
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
VÌ SAO DOANH NGHIỆP NÊN CHỌN LẠC VIỆC SUREHCS?
- Tùy chỉnh theo nghiệp vụ thực tế, không áp khuôn như phần mềm đóng gói.
- Xử lý được bài toán nhân sự – tiền lương phức tạp mà nhiều phần mềm HRM khác không đáp ứng.
- Am hiểu sâu vận hành doanh nghiệp Việt & FDI, đảm bảo tuân thủ pháp lý Việt Nam (lao động, BHXH, thuế TNCN).
- Hệ sinh thái tích hợp mạnh: chấm công – lương – ngân hàng – BHXH – hợp đồng điện tử.
Xem chi tiết tính năng & nhận Demo MIỄN PHÍ
THÔNG TIN LIÊN HỆ
- Hotline/Zalo: 0901 555 063
- Email: surehcs@lacviet.com.vn
- Website: https://lacviet.vn | www.surehcs.com
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường Phú Nhuận, TP.HCM
Mặc dù pháp luật hiện hành không bắt buộc mọi doanh nghiệp phải áp dụng phụ cấp thâm niên nhưng đây vẫn là một chính sách đãi ngộ hiệu quả giúp ghi nhận sự cống hiến, tăng mức độ gắn kết và giữ chân nhân sự lâu dài. Để triển khai hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng quy chế rõ ràng, lựa chọn phương pháp tính phù hợp đảm bảo tuân thủ các quy định về tiền lương, BHXH, thuế TNCN.
