Các chuyên gia đã nhận định rằng, chuyển đổi số chính là cơ hội và thách thức trong sự lan tỏa của cách mạng 4.0, nó không còn là sự lựa chọn mà trở thành xu hướng phát triển tất yếu để doanh nghiệp có thể thực sự đứng vững trước thời cuộc. Ứng dụng các phần mềm chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện, tích hợp công nghệ tiên tiến chính là giải pháp giúp tổ chức rút ngắn thời gian, công sức và quy trình triển khai.
Cùng Lạc Việt xem ngay những khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải trong hành trình số hóa và tìm ra giải pháp phần mềm chuyển đổi số toàn diện tháo gỡ mọi vẫn đề.
1. Doanh nghiệp Việt “loay hoay” trên hành trình chuyển đổi số
Theo thông tin từ Hiệp hội Doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam (VINASME), 80% lãnh đạo doanh nghiệp mong muốn chuyển đổi số, 65% sẵn sàng đầu tư vào chuyển đổi số. Tuy nhiên, 98% doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa nhận thức trọn vẹn về vai trò của chuyển đổi số.
Tại sao doanh nghiệp Việt Nam vẫn còn chần chừ trong cuộc đua chuyển đổi số? Mặc dù nhận thức được tầm quan trọng của chuyển đổi số, nhưng đa số doanh nghiệp Việt vẫn chưa thể vượt qua những rào cản để bắt đầu hành trình số hóa. Những thách thức về thiếu nhân lực, nền tảng công nghệ thông tin, tư duy kỹ thuật số, văn hóa chuyển đổi số,… khiến các họ vẫn mắc kẹt trong “nỗi sợ đổi mới”.
Vấn đề đầu tiên Lạc Việt muốn nhắc đến đó sự thiếu hụt kiến thức, tư duy chuyển đổi số. Nhiều doanh nghiệp vẫn chưa có định hướng cụ thể cho hành trình chuyển đổi số của mình. Họ lúng túng trong việc xác định các bước cần thiết, lựa chọn công nghệ phù hợp và đo lường hiệu quả. Điều này dẫn đến việc triển khai rời rạc, thiếu hiệu quả và lãng phí nguồn lực.
Chi phí đầu tư cho công nghệ, đào tạo nhân viên và thay đổi quy trình là rào cản lớn đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs). Họ lo ngại rằng khoản đầu tư ban đầu có thể quá cao so với lợi ích thu được trong tương lai.
Ngoài ra, thay vì áp dụng một hệ thống toàn diện, nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào một vài khía cạnh nhất định của chuyển đổi số, ví dụ như tự động hóa quy trình hoặc số hóa tài liệu. Cách tiếp cận này không phải là sai, nhưng chúng gây nhiều trở ngại bởi bộ máy rườm rà, dữ liệu phân tán, tốn nhiều chi phí đầu tư,…
Giải pháp hoàn hảo cho tất cả vấn đề trên chính là hệ thống phần mềm chuyển đổi số doanh nghiệp toàn điện, tích hợp không gian làm việc số, kho lưu trữ tài liệu và liên thông quy trình làm trên 1 nền tảng.
2. Tìm hiểu về phần mềm chuyển đổi số doanh nghiệp
Phần mềm chuyển đổi số là công cụ hỗ trợ quá trình thay đổi từ mô hình truyền thống sang doanh nghiệp số, bằng cách áp dụng công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI), dữ liệu lớn (Big data), Internet vạn vật (IOT), điện toán đám mây(Cloud),…
Phần mềm kỹ thuật số có vai trò quyết định sự thành công của lộ trình chuyển đổi số cũng như nâng cao hiệu quả hoạt động, năng lực cạnh tranh và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Dưới đây là những lợi ích quan trọng của phần mềm chuyển đổi số doanh nghiệp:
- Tiết kiệm chi phí vận hành doanh nghiệp: Cắt giảm được một khoản chi phí lớn như chi phí in ấn, lưu trữ tài liệu giấy, chi phí vận hành các phần mềm đơn lẻ,…
- Quản lý dữ liệu và thông tin tập trung: Thu thập, quản lý và phân tích dữ liệu chỉ với 1 nền tảng thông tin duy nhất. Nhân sự có khả năng truy cập thông tin kịp thời, nhanh chóng ở bất kỳ đâu.
- Nâng cao hiệu suất công việc: Tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh thủ công, giảm thiểu sai sót và giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn. Ngoài ra, việc liên thông các dữ liệu, quy trình giữa các bộ phận giúp quy trình làm việc tối ưu và tiết kiệm thời gian đáng kể.
- Nâng cao vị thế cạnh tranh: Doanh nghiệp sử dụng công nghệ số thường có khả năng thích nghi với sự biến đổi thị trường và môi trường kinh doanh, tạo sự linh hoạt trong hoạt động.
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Ứng dụng phần mềm chuyển đổi số, doanh nghiệp có thể tương tác tốt hơn với khách hàng qua đa kênh với các thông điệp cá nhân hóa, giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng.
- Dự đoán và đưa ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu: Áp dụng phần mềm tích hợp chatbot AI còn cho phép doanh nghiệp thu thập, phân tích dữ liệu để dự đoán xu hướng thị trường và đưa ra quyết định chiến lược dựa trên thông tin.
3. Bộ giải pháp phần mềm chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện LV-DX
Hiểu rõ những thách thức doanh nghiệp Việt Nam đang đối mặt trong quá trình chuyển đổi số, Lạc Việt đã phát triển một hệ sinh thái với bộ 3 giải pháp số hóa toàn diện, tập trung trên 1 nền tảng duy nhất.
3.1 Phần mềm số hóa, quản lý và lưu trữ tài liệu LV SureDMS
LV SureDMS là phần mềm chuyển đổi số doanh nghiệp cho phép số hóa, quản lý tài liệu, hồ sơ công việc linh hoạt giúp doanh nghiệp giải quyết khó khăn trong việc lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ, đồng bộ tài liệu.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể hoàn toàn gia tăng hiệu suất 20% khi không còn phải tìm kiếm thủ công, việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu cho công việc dễ dàng hơn, mọi lúc mọi nơi.
Tính năng nổi bật:
- Thiết lập kho lưu trữ tài liệu số tập trung: Quản lý tài liệu công việc tập trung và tổ chức lưu trữ theo cây thư mục, tích hợp quản lý vị trí vật lý của tài liệu trong kho.
- Truy xuất dữ liệu nhanh chóng: Cho phép tìm kiếm theo từ khóa, loại tài liệu, hồ sơ công việc và tìm kiếm theo nội dung trong tài liệu hoàn toàn trực tuyến.
- Chia sẻ tài nguyên số linh hoạt: Cho phép chia sẻ tài liệu đến 1 hoặc nhiều cá nhân/bộ phận thông qua email và trang mạng xã hội nội bộ với các tùy chọn như giới hạn thời gian chia sẻ, cho phép hoặc không chia sẻ tệp lại với người khác, tải hoặc in tài liệu,…
Giải pháp quản lý hồ sơ – tài liệu LV SureDMS chuyên nghiệp
Hỗ trợ tổ chức số hóa 100% hồ sơ lưu trữ
- Cho phép tạo mới hồ sơ lưu trữ với đầy đủ thông tin theo chuẩn Dublin core.
- Cho phép lưu trữ nhiều loại định dạng (văn bản, hình ảnh, video, tệp âm thanh,…) theo nhu cầu công việc.
- Hỗ trợ quản lý cả hồ sơ giấy và hồ sơ số hóa, quản lý thông tin vị trí lưu trữ, tình trạng hiện có của hồ sơ.
- Tích hợp với thiết bị số hóa hồ sơ giúp số hóa hồ sơ trong 1 click chuột.
Bảo quản hồ sơ an toàn, chỉnh lý dễ dàng
- Tổ chức dữ liệu đa cấp: Kho, các kệ và hộp hồ sơ theo cấu trúc riêng từng mô hình tổ chức.
- Hỗ trợ tổ chức lưu trữ đa kho ở nhiều vị trí khác nhau và phân quyền quản lý độc lập trên từng kho lưu trữ.
- Tích hợp công nghệ Barcode/ QRCode/ RFID để quản lý hồ sơ và thành phần hồ sơ.
- Hỗ trợ in danh mục hồ sơ nộp lưu, mẫu tờ mục lục của hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn của Cục Văn thư Lưu trữ.
Khai thác tiện lợi, sử dụng mọi lúc mọi nơi
- Xem nhanh tài liệu trực tuyến không cần tải về máy.
- Có công cụ hỗ trợ: chỉnh sửa, xóa, di chuyển, sao chép, tải tài liệu, đánh dấu yêu thích,…
- Cho phép tìm kiếm theo từ khóa, loại tài liệu, hồ sơ và tìm kiếm theo nội dung trong tài liệu.
- Cho phép mượn/trả hồ sơ trực tuyến thông qua phần mềm hoặc ứng dụng di động.
- Tích hợp quy trình phê duyệt yêu cầu mượn online và tự động thu hồi quyền truy cập hồ sơ khi hết hạn mượn.
Quản trị linh hoạt bằng công cụ trực quan
- Quản lý tình trạng khai thác kho tài liệu, quản lý mượn – trả và chính sách mượn trả.
- Cho phép phân quyền nhiều cấp độ và giới hạn quyền của người dùng được cấp quyền truy cập nhằm kiểm soát việc tiếp cận các tài liệu theo độ mật khác nhau.
- Cho phép chuyển dữ liệu từ file excel biên mục hồ sơ lưu trữ vào hệ thống.
- Tích hợp với các hệ thống khác để thống nhất lưu trữ hồ sơ tập trung 1 nơi.
3.2 Phần mềm số hóa vận hành LV-DX Dynamic Workflow
Giải pháp chuyển đổi số quy trình và hệ thống vận hành LV-DX Dynamic Workflow cho phép doanh nghiệp tạm biệt tình trạng quên việc, trễ việc, quy trình không rõ ràng, không đánh giá được chính xác chất lượng công việc, tốn thời gian họp hành trao đổi, đùn đẩy trách nhiệm,…
Ngoài ra, phần mềm chuyển đổi số doanh nghiệp giúp lập mục tiêu chuẩn, quản lý công việc cá nhân/đội nhóm, đồng thời theo dõi tiến độ dự án realtime.
Tất cả quy trình, luồng công việc sẽ được thiết lập và quản lý toàn diện theo một chu trình khép kín giúp quản lý dự án, mục tiêu từ đầu đến cuối. Nhờ đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể gia tăng gấp 5 lần hiệu suất vận hành với phân hệ số hóa quy trình LV-DX Dynamic Workflow.
Bên cạnh đó, tích hợp cùng trình ký điện tử/ký số LV-DX eSign, hệ thống cho phép doanh nghiệp thực hiện các tác vụ ký giao dịch điện tử, hợp đồng điện tử, hợp đồng lao động điện tử, phê duyệt ký số trong quy trình từ xa, không chờ đợi.
Đặc biệt, bằng cách ứng dụng công nghệ chuyển đổi số AI, Lạc Việt cho ra mắt Chatbot tích hợp trong toàn bộ hệ thống phần mềm chuyển đổi số doanh nghiệp cho phép người dùng tra cứu thông tin, phân tích đánh giá, thậm chí là dự đoán xu hướng kinh doanh thông qua số liệu báo cáo chính xác.
3.3 Không gian cộng tác số LV-DX Collaboration
LV-DX Collaboration là nền tảng kết nối nhân viên, quy trình kinh doanh và toàn bộ hoạt động nội bộ của doanh nghiệp.
Hệ thống LV-DX Collaboration tích hợp nhiều phần mềm, ứng dụng để phục vụ quy trình vận hành doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các doanh nghiệp quy mô lớn, tập đoàn. Bao gồm quản lý công việc, quản lý công văn, nền tảng tương tác số, trao đổi thông tin, quản lý tài liệu… Bên cạnh đó, văn phòng số phải đáp ứng quy trình làm việc tinh gọn, không giấy tờ, không tốn thời gian chờ đợi.
Hơn thế nữa, LV-DX Workspace còn đảm nhiệm vai trò tạo không gian văn phòng điện tử tương tác, chia sẻ, hợp tác trong toàn tổ chức, kết nối trực tiếp mọi lúc mọi nơi. Sẵn sàng các công cụ để nhân viên làm việc hiệu quả: bảng tin tức, trò chuyện trực tuyến, sổ tay cá nhân, lịch làm việc, kho lưu trữ tài nguyên,…
Việc triển khai hiệu quả phần mềm chuyển đổi số doanh nghiệp là lối tắt giúp doanh nghiệp nhanh chóng hoàn thành hành trình chuyển đổi số và có những bước phát triển tăng vọt trong kết quả kinh doanh, quản trị. Đặc biệt, hệ thống LV-DX toàn diện, tích hợp nhiều tính năng, tập trung dữ liệu trên 1 nền tảng còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và quản lý dữ liệu an toàn.
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
